Rapporten for debitorer og kreditorer viser fakturaene som er utestående (skylder til klinikken) og eventuelle kreditter som kunden har til gode (skylder klinikken tilbake). Rapporten viser økonomien gruppert etter hvor lenge beløpene har vært utestående, samt beløpet for kreditter som skal tilbake til kundene (betraktet som en forpliktelse for klinikken). Rapporten kan kjøres med eller uten forsikringsmessige opplysninger.
Du kan bruke denne rapporten for eksempel til å følge opp utestående fakturaer, sende oppsummeringsbrev om økonomi til kunder eller føre små saldoer som ikke kan kreves inn.
Merk: Fakturaer med status 'Utkast' vises ikke i rapporten for debitorer og kreditorer.
Når rapporten opprettes første gang, lagres innholdet på serveren i 10 minutter. Hvis rapporten genereres i løpet av denne tiden uten endringer i filterne, vises det lagrede innholdet. Hvis du vil generere nytt innhold, må du endre minst én filterverdi og deretter generere rapporten på nytt.
Gå til Rapportering > Rapporter > Debitorer og kreditorer.
På fanen Generer velger du filterne du vil bruke.
Vis rapport for: Velg om du vil generere rapporten for kunder eller for forsikringsselskaper. Hvis du velger Kunder, viser rapporten kundene som skylder deg penger og/eller kundene du skylder penger. Hvis du velger Forsikringsselskaper, viser rapporten forsikringsselskapene som skylder deg penger.
Vis: Alternativet Debitorer & Kreditorer viser både kundene som skylder deg penger og/eller kundene du skylder penger. Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder for filteret Vis rapport for. Alternativet Debitorer viser kundene eller forsikringsselskapene som skylder deg penger. Alternativet Kreditorer viser kundene som har fakturaer med en skyldsum mindre enn 0, og kunder med ubrukt forskuddsbetaling. Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder for filteret Vis rapport for. Hvis alternativet Ingen gjeld er tilgjengelig i filteret Vis, kan det brukes når du sender inkassobrev til kunder.
Dato: Velg datoen rapporten skal genereres for. I de fleste tilfeller genereres rapporten frem til slutten av siste dag i inneværende måned, inkludert minuttet før midnatt (23:59). De viste fakturaene avhenger av innstillingen Datofilter etter. Hvis du ikke velger dato, brukes dagens dato. Hvis du velger en dato i fortiden, viser rapporten dataene slik de var på den datoen, noe som kan avvike betydelig fra i dag.
Avdeling: Hvis du har flere avdelinger, velger du om du vil generere én rapport for alle avdelingene samlet, eller en rapport for hver avdeling separat.
Avdelingsgruppe: Dette alternativet er tilgjengelig hvis du bruker avdelingsgrupper. Hvis feltet står tomt, filtrerer ikke rapporten på gruppe, men genererer alle avdelingsgruppene samlet. Les mer om avdelingsgrupper.
Ekskluder ubetalte forsikringserstatninger: Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder for filteret Vis rapport for. Hvis du velger dette alternativet, blir ubetalte forsikringskrav ikke inkludert i skyldsumene til kunden. Hvis du ikke velger dette alternativet, blir ubetalte forsikringskrav inkludert i skyldsumene til kunden.
Forskuddsbetalinger: Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder for filteret Vis rapport for. Hvis du velger dette alternativet, viser rapporten kunder med ubrukt forskuddsbetaling. Hvis du ikke velger dette alternativet, blir informasjon om forskuddsbetaling ikke inkludert i rapporten. Hvis du bare vil se kunder med utestående gjeld, ikke velg dette alternativet.
Vis gamle kundenummer: Hvis du nylig har migrert fra et annet system, kan du bruke dette alternativet til å vise de gamle ID-ene fra det forrige systemet for å samordne skyldsumene.
Dagsperioder: Du kan velge et eksisterende alternativ eller opprette egendefinerte dagsperioder. Rapporten viser kolonner for dagsperioder basert på denne innstillingen.
Datofilter etter: Velg om du vil filtrere fakturaer etter fakturadato (datoen fakturaen ble ferdigstilt) eller forfallsdatoen. Merk at ferdigstillingsdatoen for fakturaen er forskjellig fra datoen fakturaen ble opprettet. Hvis du velger Fakturadato, viser rapporten alle saldoer med en posteringdato frem til og med den valgte datoen og klokkeslettet. Hvis du velger Forfallsdato, viser rapporten bare saldoer som forfaller innen den valgte datoen og klokkeslettet.
Filtrer etter kundetagger: Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder for filteret Vis rapport for. Hvis du bruker tagger, kan du generere rapporten for bestemte kunder basert på tagger. Hvis du for eksempel har kunder med egendefinerte betalingsbetingelser, kan du generere deres rapport separat ved å legge til den tilhørende taggen her. Du kan angi flere tagger i feltet. Se også følgende filter.
Ekskluder følgende tagger: Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder for filteret Vis rapport for. Hvis du har kunder du ikke vil se i den vanlige rapporten, kan du angi taggen deres i dette feltet for å ekskludere fakturaene/forskuddsbetalingsinformasjonen deres fra rapporten. Hvis du for eksempel genererer grunnrapporten og vil ekskludere kunder med egendefinerte betalingsbetingelser, kan du legge til taggen deres her. Du kan angi flere tagger i feltet.
Kundetype: Dette alternativet er tilgjengelig hvis innstillingen Aktiver kundetyper er aktivert i organisasjonsinnstillingene. Velg om du vil inkludere Intern, Forskning eller Ekstern kunder i rapporten. Kunder inkluderes i rapporten basert på kundetype på tidspunktet fakturaen ferdigstilles. Hvis du ikke vil bruke filteret, velger du alternativet uten valg (- - - - - -).
Velg Generer rapport. Avhengig av størrelsen på organisasjonen din kan dette ta noen minutter.
Kolonnen Totalt viser totalbeløpet som kunden eller forsikringsselskapet skylder klinikken, eller beløpet klinikken skylder kunden. Hvis rapporten er generert for kunder og avmerkingsboksen for forskuddsbetaling er valgt, trekkes forskuddsbetalinger fra totalen.
Kolonnene for dagsperioder viser beløp som forfaller i henhold til tidsintervallene, basert på det valgte filteret for dagsperioder. Hvis for eksempel klinikken bruker filteret 0-30-60-90+, er 0-30-fakturaene vanligvis ikke forfalte ennå, kolonnen 31-60 viser fakturaene som er 30+ dager forfalt, osv. Når gjelden er noe annet enn 0, viser en plassering av markøren over kolonneverdien en verktøytips med fakturanummer, forfallsdato og skyldsum per faktura. Hvis gjelden består av mer enn 10 fakturaer, kan du skrive ut en Excel-eksport for å se informasjonen.
Når filteret Forskuddsbetalinger er valgt, viser kolonnen Forskuddsbetalinger beløpet av ubrukt forskuddsbetaling som kunden har på kontoen sin.
Summene for hver kolonne vises nederst i rapporten.
I menyen fra knappen Eksport / Skriv ut kan du velge et alternativ for å lagre rapportdataene i et av de tilgjengelige formatene. Deretter kan du behandle dataene videre etter behov, for eksempel i Excel.
Hvis du har en stor mengde data, anbefales det at du velger Send som e-post og lar rapporten generere i bakgrunnen.
Avstem rapporten mot regnskapssystemet
Følgende er et eksempel på anbefalte filterinnstillinger for avstemming. Krav kan variere avhengig av regnskapssystemet ditt og lokale rutiner.
Tøm avmerkingen for Ekskluder ubetalte forsikringserstatninger.
Velg avmerkingsboksen Forskuddsbetalinger, slik at kunder som kun har ubrukt forskuddsbetaling også blir inkludert.
Velg dato og klokkeslett du vil avstemme for.
Hvis du har flere avdelinger, velg om du vil generere rapporten for alle lokasjoner samlet eller separat.
Sett Datofilter etter til Fakturadato.
Velg Generer rapport.
Send en økonomisk oppsummering til en kunde
Du kan sende en økonomisk oppsummering til kundene dine. Denne funksjonen bruker brevmaler for økonomi som er opprettet i Innstillinger > Utskriftsinnstillinger > Økonomiske oppsummeringer.
For å behandle et økonomibrev velger du Start prosess i øverste høyre hjørne over rapporten. Det vises en nedtellingsklokke som viser tiden du har igjen til å velge informasjonen du vil inkludere i brevet.
Velg tidsperioden som skal vises for kunder som har fakturaer som forfaller i den perioden.
Fra rullegardinlisten under listen over kunder, Oppføringer per side, velger du hvor mange oppføringer du vil inkludere per side. Sidemenyen viser antall sider brevet vil inneholde med de valgte filterne.
Fra knappen Prosess i handlingsmenyen nederst på siden velger du økonomibrevene du vil sende. Hvis handlingsmenyen ikke vises, må du kontrollere at du har valgt ett av alternativene for perioden i trinn 2. Dialogboksen for forhåndsvisning av økonomibrev åpnes og viser en liste over kunder brevet skal sendes til.
Merk: For å behandle et inkassobrev må en mal for økonomibrev først settes opp. Hvis det ikke finnes en mal, må du opprette en før du fortsetter i Innstillinger > Utskriftsinnstillinger > Økonomiske oppsummeringer.
I dialogboksen for forhåndsvisning velger du alternativer for sending og utskrift:
Du kan skrive ut økonomibrevene for alle, sende brevet på e-post til de kundene som har lagret en e-postadresse i Provet og skrive ut brevet for resten, eller skrive ut brevet for alle og sende e-post til de som har en e-postadresse lagret.
Du kan legge ved fakturaene fra den valgte tidsperioden i brevet.
Du kan legge ved en behandlingsoversikt i e-posten.
For å se hva det siste økonomibrevene kundene mottok var, kan du velge Merk som gjennomført. Brevet lagres i notatene og kommunikasjonslisten til kundene på fanen Kommunikasjon på kundesiden.
Forhåndsvisningen til høyre viser hvordan økonomibrevene vil se ut.
Velg Prosess.
Når du oppretter brevet, må du merke deg at tabellen i midten av dokumentet viser en liste over alle fakturaer som forfaller på tidspunktet rapporten genereres, inkludert de som forfaller etter 30-dagersperioden.
Nødvendige brukerrettigheter
Innstillinger > Brukere > Tillatelsesgrupper
For å få tilgang til rapporten trenger brukere «lese»- og «skrive»-tilatelser for sin tillatelsesgruppe for følgende innstillinger:
'Innstillingssiden'
'Utskriftsinnstillinger'
'Rapportsiden'
'Økonomiske rapporter' (for å få tilgang til alle økonomiske rapporter)
'Rapporter for debitorer og kreditorer' (for å få tilgang bare til denne bestemte rapporten)