Rapporten for debitorer og kreditorer viser utestående fakturaer (beløp som er skyldig til klinikken) og eventuelle kreditter som kunden har til gode (beløp som er skyldig av klinikken). Rapporten grupperer økonomien etter hvor lenge beløpet har vært utestående, og viser kredittbeløpet som skal tilbake til kundene (regnes som en forpliktelse for klinikken). Rapporten kan kjøres med eller uten forsikringsmessig informasjon.
Du kan for eksempel bruke rapporten til å følge opp utestående fakturaer, sende økonomiske sammendragsbrev til kunder eller avskrive små beløp.
Merk: Fakturaer med statusen 'Utkast' vises ikke i rapporten for debitorer og kreditorer.
Når rapporten opprettes første gang, lagres innholdet på serveren i 10 minutter. Hvis rapporten genereres i løpet av denne tiden uten endringer i filterne, vises det lagrede innholdet. Hvis du vil generere nytt innhold, må du endre minst én filterverdi og deretter generere rapporten på nytt.
Gå til Rapportering > Rapporter > Debitorer og kreditorer.
På fanen Generer velger du filterne du vil bruke.
Vis rapport for: Velg om du vil generere rapporten for kunder eller for forsikringsselskaper. Hvis du velger Kunder, viser rapporten kundene som skylder deg penger og/eller kundene som du skylder penger. Hvis du velger Forsikringsselskaper, viser rapporten forsikringsselskapene som skylder deg penger.
Vis: Alternativet Debitorer & Kreditorer viser både kunder som skylder deg penger og/eller kunder som du skylder penger. Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder i filteret Vis rapport for. Alternativet Debitorer viser kunder eller forsikringsselskaper som skylder deg penger. Alternativet Kreditorer viser kunder som har fakturaer med et skyldig beløp mindre enn 0, og kunder med ubrukte forskuddsbetalinger. Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder i filteret Vis rapport for. Hvis alternativet Ingen gjeld er tilgjengelig i filteret Vis, kan det brukes ved utsending av inkassobrev til kunder.
Dato: Velg datoen rapporten skal genereres for. I de fleste tilfeller genereres rapporten fram til slutten av forrige dag i inneværende måned, inkludert minuttet før midnatt (23:59). De oppførte fakturaene avhenger av innstillingen Datofilter etter. Hvis ingen dato velges, brukes dagens dato. Hvis du velger en dato i fortiden, viser rapporten dataene slik de var den datoen, noe som kan avvike betydelig fra i dag.
Avdeling: Hvis du har flere avdelinger, velger du om du vil generere én samlet rapport for alle avdelinger, eller en rapport for hver avdeling separat.
Gruppenavn for avdeling: Dette alternativet er tilgjengelig hvis du bruker grupper for avdelinger. Hvis feltet er tomt, filtrerer ikke rapporten etter gruppe, men genererer alle avdelingsgrupper samlet. Les mer om grupper for avdelinger.
Ekskluder ubetalte forsikringserstatninger: Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder i filteret Vis rapport for. Hvis du velger dette alternativet, blir ubetalte forsikringserstatninger ikke inkludert i kundens skyldige beløp. Hvis du ikke velger dette alternativet, blir ubetalte forsikringserstatninger inkludert i kundens skyldige beløp.
Forskuddsbetalinger: Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder i filteret Vis rapport for. Hvis du velger dette alternativet, viser rapporten kunder med ubrukte forskuddsbetalinger. Hvis du ikke velger dette alternativet, tas informasjonen om forskuddsbetalinger ikke med i rapporten. Hvis du bare vil se kunder med utestående gjeld, ikke velg dette alternativet.
Vis gamle kundenummer: Hvis du nylig har migrert fra et annet system, kan du bruke dette alternativet til å vise de gamle ID-ene fra forrige system for å koordinere skyldige beløp.
Dagsperioder: Du kan velge et eksisterende alternativ eller opprette egendefinerte dagsperioder. Rapporten viser kolonner for dagsperioder basert på denne innstillingen.
Datofilter etter: Velg om du vil filtrere fakturaer etter fakturadato (datoen fakturaen ble ferdigstilt) eller fakturaens forfallsdato. Merk at ferdigstillingsdatoen for fakturaen er forskjellig fra datoen fakturaen ble opprettet. Hvis du velger Fakturadato, viser rapporten alle balanser med en posteringdato fram til og med valgt dato og klokkeslett. Hvis du velger Forfallsdato, viser rapporten bare balanser som forfaller innen valgt dato og klokkeslett.
Filtrer etter kundetagg: Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder i filteret Vis rapport for. Hvis du bruker tagger, kan du generere rapporten for bestemte kunder basert på tagger. For eksempel, hvis du har kunder med egendefinerte betalingsbetingelser, kan du generere deres rapport separat ved å legge til den relevante taggen her. Du kan legge inn flere tagger i feltet. Se også filteret nedenfor.
Ekskluder følgende tagger: Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder i filteret Vis rapport for. Hvis du har kunder som du ikke vil se i den vanlige rapporten, kan du legge inn taggen deres i dette feltet for å ekskludere deres fakturaer/forsuddsbetalingsinformasjon fra rapporten. For eksempel, når du genererer grunnrapporten og vil ekskludere kunder med egendefinerte betalingsbetingelser, kan du legge til taggen deres her. Du kan legge inn flere tagger i feltet.
Kundetype: Dette alternativet er tilgjengelig hvis innstillingen Aktiver kundetyper er aktivert i organisasjonsinnstillingene. Velg om du vil inkludere Intern, Forskning eller Ekstern kunder i rapporten. Kunder tas med i rapporten basert på kundetypen på tidspunktet fakturaen ferdigstilles. Hvis du ikke vil bruke filteret, velger du alternativet Ingen valg (- - - - - -).
Velg Generer rapport. Avhengig av størrelsen på organisasjonen din kan dette ta noen minutter.
Kolonnen Totalt viser totalt beløp som kunden eller forsikringsselskapet skylder klinikken, eller beløpet klinikken skylder kunden. Hvis rapporten genereres for kunder og avmerkingsboksen for forskuddsbetalinger er valgt, trekkes forskuddsbetalinger fra totalen.
Kolonnene for dagsperioder viser beløp som forfaller i de tidsperiodene, avhengig av valgt Filter for dagsperioder. Hvis for eksempel klinikken bruker filteret 0-30-60-90+, er 0-30-fakturaene typisk ikke forfalt ennå, kolonnen 31-60 viser fakturaene som er 30+ dager forfalt osv. Når gjelden ikke er 0, viser en verktøytips ved hovering over kolonneverdien fakturanummer, forfallsdato og skyldig beløp per faktura. Hvis gjelden består av mer enn 10 fakturaer, kan du skrive ut en Excel-eksport for å se informasjonen.
Når filteret Forskuddsbetalinger er valgt, viser kolonnen Forskuddsbetalinger beløpet av ubrukte forskuddsbetalinger som kunden har på kontoen sin.
Summene for hver kolonne vises nederst i rapporten.
Fra menyen på knappen Eksport / Skriv ut kan du velge et alternativ for å lagre rapportdata i ett av de tilgjengelige formatene. Du kan deretter behandle dataene videre etter behov, for eksempel i Excel.
Hvis du har et stort datagrunnlag, anbefales det at du velger Send som e-post og lar rapporten genereres i bakgrunnen.
Avstem rapporten med regnskapssystemet
Følgende er et eksempel på anbefalte filterinnstillinger for avstemming. Kravene kan variere avhengig av regnskapssystemet ditt og lokale rutiner.
Tøm avmerkingsboksen Ekskluder ubetalte forsikringserstatninger.
Velg avmerkingsboksen Forskuddsbetalinger, slik at kunder som kun har ubrukte forskuddsbetalinger også blir inkludert.
Velg dato og klokkeslett du vil avstemme for.
Hvis du har flere avdelinger, velger du om du vil generere rapporten for alle avdelinger samlet eller hver for seg.
Sett Datofilter etter til Fakturadato.
Velg Generer rapport.
Send et økonomisk sammendrag til en kunde
Du kan sende et økonomisk sammendrag til kundene dine. Denne funksjonen bruker brevmaler for økonomi som er opprettet i Innstillinger > Utskriftsinnstillinger > Økonomiske sammendrager.
For å behandle et økonomisk sammendragsbrev velger du Start prosess øverst til høyre i området over rapporten. En nedtelling vises, og viser hvor lang tid du har igjen til å velge informasjonen du vil ta med i brevet.
Velg tidsperioden som skal vises for kunder som har fakturaer som forfaller i perioden.
I rullegardinlisten Oppføringer per side under kundelisten velger du hvor mange oppføringer du vil inkludere per side. Sidemenyen viser antall sider som brevet vil ha med de valgte filterne.
Fra knappen Prosess i handlingsmenyen nederst på siden velger du det økonomiske brevet du vil sende. Hvis handlingsmenyen ikke vises, må du kontrollere at du har valgt ett av alternativene for perioden i trinn 2. Forhåndsvisningsdialogen for det økonomiske brevet åpnes, og viser en liste over kunder brevet sendes til.
Merk: For å behandle et inkassobrev må det først settes opp en brevmal for økonomi. Hvis det ikke finnes noen mal, må du opprette en før du fortsetter i Innstillinger > Utskriftsinnstillinger > Økonomiske sammendrager.
I forhåndsvisningsdialogen velger du alternativer for sending og utskrift:
Du kan skrive ut det økonomiske brevet for alle, sende brevet på e-post til de kundene som har en e-postadresse lagret i systemet, og skrive ut brevet for resten, eller skrive ut brevet for alle og sende e-post til de som har en e-postadresse.
Du kan legge ved fakturaene fra den valgte tidsperioden til brevet.
Du kan legge ved en behandlingsoversikt i e-posten.
For å vite hvilket siste økonomiske brev kundene mottok, kan du velge Merk som gjennomført. Brevet lagres i kundenes merknader og kommunikasjonsliste på fanen Kommunikasjon i kundesiden.
Forhåndsvisningen til høyre viser hvordan det økonomiske brevet vil se ut.
Velg Prosess.
Når du oppretter brevet, bør du merke deg at tabellen midt i dokumentet viser en liste over alle fakturaer som forfaller på det tidspunktet rapporten kjøres, inkludert fakturaer som har forfalt etter 30-dagersperioden.
Nødvendige brukertillatelser
Innstillinger > Brukere > Tillatelsesgrupper
For å få tilgang til rapporten må brukere ha 'lese' og 'skrive'-tillatelser for tillatelsesgruppen sin for følgende innstillinger:
'Innstillingssiden'
'Utskriftsinnstillinger'
'Rapportsiden'
'Økonomiske rapporter' (for å få tilgang til alle økonomiske rapporter)
'Rapporter for debitorer og kreditorer' (for å få tilgang kun til denne spesifikke rapporten)