Rapporten for debitorer og kreditorer viser fakturaene som er utestående (som kunden skylder klinikken) og eventuelle kreditter som kunden har krav på (som klinikken skylder kunden). Rapporten grupperer regnskapstallene etter hvor lenge beløpene har stått utestående, og viser beløpet for kreditter som skal tilbake til kundene (regnes som en forpliktelse for klinikken). Rapporten kan kjøres med eller uten informasjon om forsikringsøkonomi.
Du kan bruke denne rapporten til for eksempel å følge opp utestående fakturaer, sende økonomiske sammendrag-brev til kunder eller avskrive små saldoer.
Merk: Fakturaer med statusen «Utkast» vises ikke i rapporten for debitorer og kreditorer.
Når rapporten opprettes første gang, lagres innholdet i 10 minutter på serveren. Hvis rapporten genereres i løpet av denne tiden uten endringer i filterne, vises det lagrede innholdet. Hvis du vil generere nytt innhold, må du endre minst én filterverdi og deretter generere rapporten på nytt.
Gå til Rapportering > Rapporter > Debitorer og kreditorer.
På fanen Generere velger du filterne du vil bruke.
Vis rapport for: Velg om du vil generere rapporten for kunder eller for forsikringsselskaper. Hvis du velger Kunder, viser rapporten kundene som skylder deg penger og/eller kundene som du skylder penger. Hvis du velger Forsikringsselskaper, viser rapporten forsikringsselskapene som skylder deg penger.
Vis: Alternativet Debitorer & kreditorer viser både kundene som skylder deg penger og/eller kundene som du skylder penger. Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder for filteret Vis rapport for. Alternativet Debitorer viser kunder eller forsikringsselskaper som skylder deg penger. Alternativet Kreditorer viser kunder som har fakturaer med en skyldig sum mindre enn 0, og kunder med ubrukt forskuddsbetaling. Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder for filteret Vis rapport for. Hvis alternativet Ingen gjeld er tilgjengelig i filteret Vis, kan det brukes når du sender inkassobrev til kunder.
Dato: Velg datoen rapporten skal genereres for. I de fleste tilfeller genereres rapporten frem til slutten av siste dag i inneværende måned, inkludert minuttet før midnatt (23:59). De oppførte fakturaene avhenger av innstillingen Datofilter etter. Hvis ingen dato er valgt, brukes dagens dato. Hvis du velger en dato i fortiden, viser rapporten dataene slik de var på den datoen, noe som kan avvike betydelig fra i dag.
Avdeling: Hvis du har flere avdelinger, velger du om du vil generere én samlet rapport for alle avdelinger eller en rapport for hver avdeling separat.
Gruppe for avdeling: Dette alternativet er tilgjengelig hvis du bruker grupper for avdelinger. Hvis feltet står tomt, filtreres det ikke på gruppe, og alle avdelingsgruppene genereres samlet. Les mer om grupper for avdelinger.
Ekskluder ubetalte forsikringserstatninger: Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder for filteret Vis rapport for. Hvis du velger dette alternativet, blir ubetalte forsikringserstatninger ikke inkludert i kundens skyldige beløp. Hvis du ikke velger dette alternativet, blir ubetalte forsikringserstatninger inkludert i kundens skyldige beløp.
Forskuddsbetaling: Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder for filteret Vis rapport for. Hvis du velger dette alternativet, viser rapporten kunder med ubrukt forskuddsbetaling. Hvis du ikke velger dette alternativet, tas informasjon om forskuddsbetaling ikke med i rapporten. Hvis du bare vil se kunder med utestående gjeld, ikke velg dette alternativet.
Vis gamle kundenummer: Hvis du nylig har migrert fra et annet system, kan du bruke dette alternativet til å vise gamle ID-er fra forrige system for å koordinere skyldige beløp.
Dagsperioder: Du kan velge en eksisterende løsning eller opprette egendefinerte dagsperioder. Rapporten viser kolonner for dagsperioder basert på denne innstillingen.
Datofilter etter: Velg om du vil filtrere fakturaer etter fakturadato (datoen fakturaen ble ferdigstilt) eller fakturaens forfallsdato. Merk at datoen for ferdigstillelse av fakturaen er forskjellig fra datoen for oppretting av fakturaen. Hvis du velger Fakturadato, viser rapporten alle saldoer med en posteringdato frem til og med den valgte datoen og klokkeslettet. Hvis du velger Forfallsdato, viser rapporten bare saldoer som forfaller innen den valgte datoen og klokkeslettet.
Filtrer etter kundetagg: Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder for filteret Vis rapport for. Hvis du bruker tagger, kan du generere rapporten for bestemte kunder basert på tagger. Hvis du for eksempel har kunder med egendefinerte betalingsvilkår, kan du generere deres rapport separat ved å legge til den tilhørende taggen her. Du kan angi flere tagger i feltet. Se også filteret nedenfor.
Ekskluder følgende tagger: Dette alternativet er tilgjengelig hvis du valgte Kunder for filteret Vis rapport for. Hvis du har kunder du ikke vil se i den vanlige rapporten, kan du angi taggen deres i dette feltet for å ekskludere fakturaene/opplysningene om forskuddsbetaling fra rapporten. Hvis du for eksempel genererer grunnrapporten og vil ekskludere kunder med egendefinerte betalingsvilkår, kan du legge til taggen deres her. Du kan angi flere tagger i feltet.
Kundetype: Dette alternativet er tilgjengelig hvis innstillingen Aktiver kundetyper er aktivert i organisasjonsinnstillingene. Velg om du vil inkludere Intern, Forskning eller Ekstern i rapporten. Kunder inkluderes i rapporten basert på kundetypen på tidspunktet da fakturaen ferdigstilles. Hvis du ikke vil bruke filteret, velger du ingen-valg-alternativet (- - - - - -).
Velg Generer rapport. Avhengig av størrelsen på organisasjonen din kan dette ta noen minutter.
Kolonnen Totalt viser totalt beløp som kunden eller forsikringsselskapet skylder klinikken, eller beløpet klinikken skylder kunden. Hvis rapporten genereres for kunder og avkrysningsboksen for forskuddsbetaling er valgt, trekkes forskuddsbetaling fra totalen.
Kolonnene for dagsperioder viser beløp som forfaller i tidsintervallene, avhengig av det valgte Dagsperioder filteret. Hvis for eksempel klinikken bruker filteret 0-30-60-90+, er 0-30-fakturaer vanligvis ikke forfalt ennå, kolonnen 31-60 viser fakturaene som er 30+ dager forfalt osv. Når gjelden er noe annet enn 0, viser du en verktøytips ved å holde markøren over kolonneverdien, med fakturanummer, forfallsdato og skyldig sum per faktura. Hvis gjelden består av mer enn 10 fakturaer, kan du skrive ut en Excel-eksport for å se informasjonen.
Når filteret Forskuddsbetaling er valgt, viser kolonnen Forskuddsbetaling beløpet av ubrukt forskuddsbetaling som kunden har på kontoen sin.
Summene for hver kolonne vises nederst i rapporten.
Fra menyen på knappen Eksport / Skriv ut kan du velge et alternativ for å lagre rapportdataene i ett av de tilgjengelige formatene. Deretter kan du bearbeide dataene videre etter behov, for eksempel i Excel.
Hvis du har store mengder data, anbefales det at du velger Send som e-post og lar rapporten genereres i bakgrunnen.
Avstem rapporten med regnskapssystemet
Følgende er et eksempel på anbefalte filterinnstillinger for avstemming. Kravene kan variere avhengig av regnskapssystemet ditt og lokale rutiner.
Fjern avmerkingen for avkrysningsboksen Ekskluder ubetalte forsikringserstatninger.
Velg avkrysningsboksen Forskuddsbetaling, slik at kunder som bare har ubrukt forskuddsbetaling også blir inkludert.
Velg dato og tid du vil avstemme for.
Hvis du har flere avdelinger, velg om du vil generere rapporten for alle avdelinger samlet eller separat.
Angi Datofilter etter til Fakturadato.
Velg Generer rapport.
Send et økonomisk sammendrag til en kunde
Du kan sende et økonomisk sammendrag til kundene dine. Denne funksjonen bruker brevmaler for økonomiske brev som er opprettet i Innstillinger > Utskriftsinnstillinger > Økonomiske sammendrag.
For å behandle et økonomisk sammendrag-brev, velg Start prosess øverst til høyre i området over rapporten. En nedtellingsklokke vises, og viser hvor lang tid du har igjen til å velge informasjonen du vil ha med i brevet.
Velg tidsperioden du vil vise kunder med fakturaer som forfaller i den perioden.
Fra nedtrekkslisten Oppføringer per side under listen over kunder velger du hvor mange oppføringer du vil ta med per side. Sidemenyen viser antall sider som brevet vil inneholde med de valgte filtrene.
Fra knappen Prosess i handlingsmenyen nederst på siden velger du det økonomiske brevet du vil sende. Hvis handlingsmenyen ikke vises, må du sørge for at du har valgt ett av alternativene for perioden i trinn 2. Dialogboksen for forhåndsvisning av det økonomiske brevet åpnes, og viser en liste over kunder brevet skal sendes til.
Merk: For å behandle et gjeldsbrev må en mal for økonomiske brev først opprettes. Hvis ingen mal er tilgjengelig, må du opprette en før du fortsetter i Innstillinger > Utskriftsinnstillinger > Økonomiske sammendrag.
I dialogboksen for forhåndsvisning velger du alternativer for sending og utskrift:
Du kan skrive ut det økonomiske brevet for alle, sende brevet på e-post til de kundene som har en e-postadresse lagret, og skrive ut brevet for resten, eller skrive ut brevet for alle og sende en e-post til de som har en e-postadresse.
Du kan legge ved fakturaene fra den valgte tidsperioden i brevet.
Du kan legge ved en behandlingsoversikt i e-posten.
For å se hva det siste økonomiske brevet kundene mottok var, kan du velge Merk som gjennomført. Brevet lagres i kundens merknader og kommunikasjon-liste i fanen Kommunikasjon på kundesiden.
Forhåndsvisningen til høyre viser hvordan det økonomiske brevet vil se ut.
Velg Prosess.
Når du oppretter brevet, merk at tabellen i midten av dokumentet viser en liste over alle fakturaer som forfaller på tidspunktet for rapporten, inkludert dem som forfaller etter 30-dagersperioden.
Nødvendige brukertillatelser
Innstillinger > Brukere > Tillatelsesgrupper
For å få tilgang til rapporten må brukere ha «lese» og «skrive»-tilatelser for sin tillatelsesgruppe for følgende innstillinger:
«Innstillingssiden»
«Utskriftsinnstillinger»
«Rapportsiden»
«Økonomiske rapporter» (for å få tilgang til alle økonomiske rapporter)
«Rapporter for debitorer og kreditorer» (for å få tilgang kun til denne bestemte rapporten)