Dagsoppgjør (EOD)-rapporter brukes til å gjennomgå økonomiske salgstransaksjoner og betalinger som har skjedd i løpet av arbeidsdagen. De hjelper deg å kontrollere at beløpet på mottatte betalinger stemmer overens med det som rapporteres.
Innholdet i dagsoppgjørsrapporter er dynamisk. Det betyr at innholdet i rapporten kan endres etter at en rapport er opprettet eller merket som klar til bokføring, hvis nye fakturaer eller betalinger opprettes i rapportens tidsramme. En betaling kan også vises i flere rapporter hvis start- og sluttidene for rapportene overlapper.
1. Opprett en dagsoppgjørsrapport.
På Oversikt velger du Dagsoppgjør-knappen i øvre høyre hjørne av skjermen.
Velg Opprett ny rapport. Det åpnes en dialog.
For Transaksjoner for, velger du om rapporten skal opprettes for transaksjonene til Alle brukere eller en Valgt bruker. En vanlig arbeidsflyt er at hver kasserer-ansatt eller hver registreringsstasjon oppretter en dagsoppgjørsrapport for sin skift ved slutten av arbeidsperioden. Alternativt kan det opprettes en dagsoppgjørsrapport for hver arbeidsdag.
Velg Start tidsstempel og Slutt tidsstempel for å angi tidsrammen for rapporten. Du kan også legge til en valgfri Kommentar.
Legg til Start kontantbeløp, Slutt kontantbeløp og eventuelle Kontantuttak som skjedde i løpet av rapportens tidsramme. Et kontantuttak er all kontant som tas ut av kassen, for eksempel hvis en stor kontantbetaling fjernes for tidlig innskudd for å opprettholde kassens sikkerhet og trygghet.
MERK: Hvis klinikkens valuta er satt til euro, er myntkalkulatoren (a) tilgjengelig i feltet Slutt kontantbeløp. For å beregne sluttkontantsummen legger du til beløpene ved å bruke feltene for mynter og sedler, og velger Innstill for å legge totalen inn i feltet Slutt kontantbeløp.
Hvis det finnes fakturautkast i den valgte tidsrammen, blir de listet under Fakturautkast. For å åpne en faktura, velger du pilknappen (b) på slutten av fakturaraden. Merk at avhengig av rapporteringsinnstillingene kan det hende at du ikke kan merke rapporten som klar til bokføring hvis det finnes fakturautkast i rapportens tidsramme.
Avhengig av rapporteringsinnstillingene kan du kanskje legge til summer manuelt for ulike betalingsmåter under Totalsummer gitt av bruker. Du kan bruke dette til å kontrollere eventuelle avvik mot betalinger som er lagt til.
Velg Lagre. Rapporten genereres på fanen Dagsrapporter.
2. Gjennomgå dagsoppgjørsrapporten.
Du finner opprettede dagsoppgjørsrapporter på fanen Dagsrapporter. For å filtrere listen kan du angi et datointervall, velge brukerne hvis transaksjoner du vil se, og velge statusen til dagsoppgjørsrapporten ("Åpen", Klar til bokføring, eller Rapportert til regnskap).
For å se en rapport velger du øye-knappen. For å redigere rapportalternativene velger du blyant-knappen. For å slette rapporten velger du søppelbøtte-knappen. Rapporter med status "åpen" kan redigeres eller slettes.
Rapporten viser følgende informasjon:
Fanene Kontantbetalinger, Kortbetalinger og Alle betalinger viser betalingene fra den valgte tidsrammen, gruppert etter betalingstype. Alle betalinger omfatter også andre betalingsmåter i tillegg til kontant- og kortbetalinger.
Hvis klinikken din bruker Pay, vises fanen Pay-betalinger i stedet for fanen for kortbetalinger. Fanen viser alle betalinger som er behandlet via Pay.
Fanen Korreksjoner viser kreditnota-betalinger, interne overføringer og avbrutte betalinger.
Fanen Salg viser alle ferdigstiltte fakturaer og totalsaldoen for salg. Samlefakturaer er ikke inkludert, men fakturaer som inngår i samlefakturaer er inkludert. Beløp for merverdiavgift for salg er også inkludert, og alle totalsummer vises både med og uten mva for salg.
Fanen Fordringer viser eventuelle ubetalte fakturaer, inkludert samlefakturaer.
Fanen Brukte forskuddsbetalinger viser forskuddsbetalingene som ble brukt til å betale fakturaer.
Hvis klinikken din omfatter flere avdelinger (lokasjoner), og det har vært betalinger på tvers av avdelinger, avhenger det av systeminnstillingene dine hvordan disse betalingene vises i rapportene dine. For mer informasjon, se Betalinger på tvers av avdelinger.
Avhengig av rapporteringsinnstillingene kan du kanskje gjøre korreksjoner i betalingene i rapporten ved hjelp av knappen Korreksjon, for eksempel endre betalingsmåte. Disse korreksjonene er kun for informasjonsformål og påvirker ikke betalinger på ferdigstiltte fakturaer eller rapporter.
Nederst i dialogen finner du en full betalingsoppsummering for de ulike betalingsmåtene.
Du kan skrive ut en oppsummering av rapporten med valgt informasjon ved å bruke alternativene i pilmenyen til knappen Skriv ut. For å skrive ut oppsummeringen med alle betalinger velger du knappen Skriv ut uten å velge noe alternativ i pilmenyen.
3. Merk dagsoppgjørsrapporten som klar til bokføring.
Når dagsoppgjørsrapporten er klar, velger du knappen Merk som klar til regnskap i rapportdialogen og bekrefter. Rapportstatusen oppdateres, og rapporten vises på fanen Klar til bokføring. Merk at avhengig av rapporteringsinnstillingene kan det hende at du ikke kan merke rapporten som klar til bokføring hvis det finnes fakturautkast i rapportens tidsramme.
For å filtrere listen over rapporter som er klare til bokføring, kan du angi et datointervall og velge brukerne hvis transaksjoner du vil se. Du kan åpne og se rapporter som er klare til bokføring ved hjelp av øye-knappen, men du kan ikke redigere eller slette dem. Derimot kan du velge knappen Tilbakestill status til åpen i rapportdialogen for å endre rapportstatusen tilbake til "åpen", og deretter redigere den igjen på fanen Dagsrapporter.
Rapporter "klar til bokføring" viser den samme informasjonen som rapporter "åpen", og utskriftsalternativene er også de samme. I tillegg kan du velge Skriv ut rapportskjema. Rapportskjemaet viser fordringene og betalingene under Debet, og alle fakturarader gruppert etter kontonummer, med totalsummen for hver gruppe under Kreditt. Forskuddsbetalinger vises under Debet hvis forskuddssummen er positiv (mer brukt enn lagt til), og under Kreditt hvis den er negativ (mer lagt til enn brukt).
Betalinger som ikke er med i dagsoppgjørsrapporter
Fakturabetalinger og forskuddsbetalinger som for øyeblikket ikke er inkludert i noen dagsoppgjør rapport, vises på fanen Betalinger som ikke er med i dagsrapporten til høyre på siden Dagsrapporter. Denne listen inkluderer alle betalingene i systemet ditt som ikke er inkludert innenfor datoområdet og tidsrammen samt brukerfilterne i noen av de nåværende lagrede dagsoppgjørsrapportene dine. For eksempel, hvis tidsrammen for en rapport ikke omfatter alle transaksjonene for dagen, eller hvis noen brukeres transaksjoner ikke er inkludert i en rapport, vises disse betalingene i listen.
Det anbefales at du gjennomgår fanen Betalinger som ikke er med i dagsrapporten jevnlig for å kontrollere at alle betalinger er ivaretatt i dagsoppgjørsrapportene.
Du kan filtrere betalingslisten ved hjelp av et datointervall og inkludere eller utelate brukere.
Relaterte innstillinger
Innstillinger > Generelt > Avdeling > Rapportering
Aktiver at brukeren kan legge inn beløp for hver betalingsmåte: Når aktivert, kan brukere legge inn summer manuelt for ulike betalingsmåter i dagsoppgjørsrapporter for å sjekke eventuelle avvik mot betalingene som er lagt til.
Aktiver betalingskorreksjoner på dagsrapporter: Når aktivert, kan brukere gjøre korreksjoner i betalingene på dagsoppgjørsrapporter. Disse korreksjonene er kun for informasjonsformål og påvirker ikke betalinger på ferdigstiltte fakturaer eller rapporter.
Ikke tillat avslutning av dagsrapport hvis det er utkast til fakturaer på valgt tidsramme: Når aktivert, kan ikke dagsoppgjørsrapporter merkes som klar til bokføring hvis det finnes fakturautkast i tidsrammen som er valgt for rapporten.
Bruk seneste dagsrapports sluttid som standard starttid: Når aktivert, blir Sluttdato-tiden for den nyeste dagsoppgjørsrapporten automatisk lagt til som standard Startdato-tid for neste dagsoppgjørsrapport. Datoen kan endres.
For å få med kontonummer i bokføringsrapportens XLS-eksporter kan du legge dem til i feltene nedenfor:
Dagsrapport: Kontonummer kontanter
Dagsrapport: Kontonummer kort
Dagsrapport: Bankkontonummer
Dagsrapport: Mobil kontonummer
Dagsrapport: Sjekk-kontonummer
Dagsrapport: Verdikort-kontonummer
Dagsrapport: Gavekort kontonummer
Dagsrapport: Kontonummer for finansieringsselskap
Innstillinger > Brukere > Tillatelsesgrupper
Dagsoppgjør og regnskapsrapporter: Denne innstillingen styrer tilgjengeligheten for funksjonaliteten i dagsoppgjørsrapporten for tillatelsesgruppene til brukerne.