Følgende innstillinger hjelper deg med å administrere regnskapsdataene dine og forbedre den økonomiske rapporteringen. Vi anbefaler at du sjekker disse innstillingene før du setter opp økonomi-integrasjoner.
Merk: For å få tilgang til Innstillinger, velger du avdelingsnavnet i øvre venstre hjørne, og deretter velger du Innstillinger i menyen som åpnes. Vær oppmerksom på at Innstillinger bare er synlig for brukere med riktige rettigheter. Hvis du ikke ser Innstillinger, ta kontakt med praksisadministratoren for å sjekke tilgangen din.
Kontonummeradministrasjon
Å legge til kontonummer i Provet-innstillingene er en av de viktigste oppgavene, fordi kontonumre er avgjørende for å generere rapporter som er nøyaktige, grundige og gir et godt bilde av klinikkens økonomi.
Legg til alle kontonumrene som brukes i regnskapet ditt, for eksempel MVA, betalingsmåter osv. Hvis du bruker et eget regnskapssystem, for eksempel Quickbooks eller Xero, bruker du samme kontonumre som i regnskapssystemet. Hvis du ikke bruker et eksternt regnskapssystem, kan du opprette din egen kontonummerering. Vi anbefaler at du gjør dette i samarbeid med regnskapsfører/CPA.
Legg til kontonummer
Gå til Innstillinger > Organisasjon > Kontonummeradministrasjon.
I delen Kontonummerliste velger du Legg til.
Legg til kontoen Nummer og en kort Kommentar.
Velg Lagre.
Aktiver validering av kontonummer
Alle elementer skal alltid ha et kontonummer. Du kan aktivere validering av kontonummer for å kreve kontonummer ved import av nye elementlister:
I Innstillinger > Organisasjon > Kontonummeradministrasjon velger du blyantknappen ved siden av seksjonsoverskriften for å åpne redigeringsmodus, og deretter velger du avkrysningsboksen Aktiver bruk av kontonummer og lagrer.
MVA-/skatteadministrasjon
I noen markeder brukes flere MVA-/skattesatser. Koble MVA-/skattegruppene du bruker til kontonumrene dine.
Gå til Innstillinger > MVA-administrasjon / Skatteadministrasjon:
For å legge til en ny MVA-/skattegruppe, velger du Legg til.
For å koble en eksisterende MVA-/Skattegruppe til et kontonummer, velger du blyantknappen på raden for MVA-/skattegruppen og legger til kontonummeret i feltet Kontonummer.
Du kan arkivere MVA-/skattegruppene du ikke bruker, ved å velge søppelbøtteknappen på raden for MVA-/skattegruppen.
Betalingsmetoder
I Innstillinger > Organisasjon > Betalingsmetoder kobler du betalingsmetodene du bruker til kontonumre:
For å legge til en ny betalingsmetode velger du Legg til. For å koble en eksisterende betalingsmetode til et kontonummer, velger du blyantknappen på raden for betalingsmetoden. Legg til kontonummeret i feltet Kontonummer.
Merk: Koder for betalingsmetoder 0 - 15 er forhåndsdefinert i systemet. Du kan tilpasse navnene på disse betalingsmetodene (for eksempel endre «Kort» til «Kredittkort»), men du kan ikke endre brukstypen (for eksempel fra kontant til sjekk).
Innstillinger for kupong / voucher
Hvis du bruker kuponger/vouchers, går du til Innstillinger > Organisasjon > Kuponger og sørger for at det kun er tillatt å legge til kupong-/voucherbetalinger på ferdigstilte fakturaer:
Vis/tillat å legge til kuponger på ferdigstilte fakturaer: Velg denne innstillingen for å vise kupongdelen på fakturasiden når fakturaen er ferdigstilt.
Vis/tillat å legge til kuponger på utkast til fakturaer: Ikke velg denne innstillingen. Kuponger/vouchers skal alltid legges til etter at fakturaen er ferdigstilt, og før andre betalingsmetoder.
Innstillinger for forskuddsbetaling og kontonummer på faktura
I Innstillinger > Avdeling > Kontonummer, sett følgende:
Aktiver bruk av kontonummer: Velg denne innstillingen for å inkludere kontonummerfeltet i elementinnstillingene.
Krev kontonummer: Velg denne innstillingen for å kreve kontonummer for elementer.
I feltene Kontonummer for velger du kontonumre for fakturaer, forskuddsbetalinger og fakturaer fra forsikringsselskap. Når du sender et forsikringskrav, kan fakturaens totalsum deles mellom kunden og forsikringsselskapet.
Anonyme salg
I Innstillinger > Avdeling > Innstillinger for avdeling velger du enten eller fjerner valget for innstillingen Ikke tillat anonymt salg, avhengig av om du vil tillate salg fra gjennomgangskunder og kunder som ikke har konto hos dere. Siden refusjoner og returer er problematiske ved anonyme salg, anbefaler vi å opprette en kunde som skal brukes til anonyme salg.
Standard innstillinger for avdeling
Følgende innstillinger i Innstillinger > Avdeling > Innstillinger for avdeling anbefales. Merk likevel at klinikkens behov kan være annerledes. For eksempel er forskuddsbetalinger valgfritt, men de hjelper med flyten for kreditnotaer.
Aktiver automatisk låsing av regnskapsperioden: Låsing av regnskapsperioden er en valgfri innstilling, men anbefales for å hindre etterdatering av betalinger.
Aktiver avrunding av total sum på faktura: Hvis du bestemmer deg for å bruke avrunding, må elementet for avrunding også ha et kontonummer.
Logikk for dato på kreditnota: Kreditnotaer skal alltid bruke dagens dato som aktuell dato.
Antallsgrense for kreditnota: En kreditnota skal ikke inneholde flere antall rader enn den opprinnelige fakturaen. Derfor bør antallsgrensen være aktivert, slik at saldoen for den opprinnelige fakturaen og kreditnotaen går i null.
Fakturainnstillinger
I Innstillinger > Avdeling > Fakturaer, sett følgende:
Ingen betaling før faktura dato: Velg denne innstillingen for å hindre etterdatering av betalinger.
Inkluder andre eiers navn i informasjon om betaler på faktura: Velg denne innstillingen hvis du vil kunne legge til en annen betaler/kunde på fakturaer.
I Prefiks for normale fakturaer og Prefiks for kreditnota kan du legge til prefikser og tagger som vises i fakturahodene for de ulike typene fakturaer.
Kopi av faktura
Hvis du vil skrive ut flere eksemplarer av fakturaer, kan du merke dem som kopier. Etter at den opprinnelige fakturaen er skrevet ut, blir de neste utskriftene merket som kopier.
Gå til Innstillinger > Utskriftsinnstillinger > Faktura og velg Merk kopier.
Innstillinger for dagsoppgjør
Det anbefales at du alltid oppretter et dagsoppgjør når du stenger klinikken for dagen. For sykehus som er åpne 24/7, anbefales det at du velger et tidspunkt som passer virksomheten og som er det samme fra dag til dag.
Denne rapporten kan beskrives som en avstemmingsrapport. Selv om betalingstypene har en totalsum, kan du overse den og heller fokusere på å avstemme linjene for hver enkelt betalingstype.
Merk: Pass på at alternativet for å vise betalingsmetoden i dagsoppgjøret er valgt for hver betalingsmetode i Innstillinger > Organisasjon > Betalingsmetoder: Velg blyantknappen på en betalingsmetoderad for å redigere betalingsmetoden, og velg avkrysningsboksen I dagsoppgjør. Les mer om innstillinger for betalingsmetode.
Rapporten kan eventuelt vises med en detaljert utforming ved å bruke følgende innstillinger i Innstillinger > Utskriftsinnstillinger > I dagsoppgjør (velg dem du vil bruke):
Vis faktura totalt salg uten mva
Vis faktura total mva
Vis rabatter
Vis sammendrag av debitorer / kreditorer
Vis forskuddsbetalinger
Rapportinnstillinger
Med dagsoppgjøret kan du også opprette en balanserapport. For at balanserapporten skal være nøyaktig, må du definere kontonumrene som er koblet til hver betalingsmetode i Innstillinger > Avdeling > Rapportering. I tillegg anbefales det at du definerer innstillingene slik som vist på bildet nedenfor.
Aktiver betalingskorreksjoner på dagsrapporter : Denne innstillingen anbefales ikke, fordi betalingsfeil ikke bør korrigeres i rapporten, men på den faktiske fakturaen før rapporten opprettes.
Ikke tillat avslutning av dagsrapport hvis det er utkast til fakturaer på valgt tidsramme: Velg denne innstillingen hvis du vil kunne opprette en rapport med utkast til fakturaer inkludert.
Bruk seneste dagsrapports sluttid som standard starttid : Denne innstillingen anbefales. For at rapporten skal være nøyaktig og for å sikre at du ikke mister noen transaksjoner, er det enklest å bruke datoen og klokkeslettet for når det siste dagsoppgjøret ble opprettet som startpunkt for neste rapport.
Innstillinger for forsikring
Gå til Innstillinger > Avdeling > Forsikring for å definere innstillingene for funksjonen for forsikringskrav.
Tillat å legge til forsikringskrav på ferdigstilte fakturaer anbefales ikke, og Tillat å legge til forsikringskrav på utkast til fakturaer anbefales, fordi forsikringskrav bare skal sendes til forsikringsselskaper når fakturaen fortsatt er i utkastmodus. Når klinikken mottar refusjonen, kan fakturaen ferdigstilles og betales delvis eller i sin helhet.
I tillegg anbefales følgende innstillinger:
Kontonummer for rabatt
Det anbefales å skille ut kontonummer for rabatter. Du kan ha ulike typer rabatter (personalrabatt, rabatter på fôr osv.), og hver type bør ha sitt eget rabatt-element som er koblet til et kontonummer for rabatt. Rabattfunksjonen kan brukes på ulike måter, og det er viktig å bruke samme rutine hele tiden. Se også seksjonen nedenfor om Prissamlinger med fast pris.
Prissamlinger med fast pris
Prissamlinger kan noen ganger ha en fast pris, for eksempel for å tilby besparelser sammenlignet med å kjøpe elementene separat. Prissamlinger med fast pris bruker et «element med fast pris» for å håndtere prisdifferansen.
Hvis du for eksempel har en prissamling for sterilisering/kastrering av katter med fast pris, setter du opp et prosedyreelement med fast pris. Når du oppretter elementet med fast pris, husk å tildele et kontonummer til elementet. Dette elementet vises ikke på fakturaen, og brukes bare i rapporter for å vise verdien som kundene dine fikk med fast pris. Dette hjelper deg å følge opp rabattene dine.