Automatiske innkallinger blir utløst og sendt basert på innkallingsregler. Du kan opprette innkallingsregler for undersøkelsestjenester, vaksinasjoner, blodprøver, ulike diagnostikk, rutinemessige injeksjoner eller andre faglige tjenester. Regelbetingelsene utløser automatisk en innkalling for neste forfalte tjeneste og sender den til kunden i henhold til angitt sendingsplan.
Merk: Opprettingsgrensesnittet for innkallingsregelen som beskrives i denne artikkelen kan avvike fra det du ser hos deg. Du får likevel tilgang til alle innkallingsregler ved å gå til Innstillinger > Lister og maler > Innkallinger.
Sørg for at innkallingsreglene er spesifikke nok til å være relevante for tjenesten, men ikke så spesifikke at situasjonen aldri kan oppstå. Sørg også for at det ikke finnes overlappende eller dupliserte regler, da dette kan føre til unødvendig forvirring.
Opprett en automatisk innkallingsregel
Merk: Før du oppretter automatiske innkallingsregler, må du sørge for at du har opprettet innkallingsmalene som trengs for innkallingsmeldingene. Malene brukes i innstillingene for innkallingsregelen.
Gå til Innstillinger > Lister og maler > Innkallinger > delen Regler for opprettelse av automatisk innkalling, og velg Legg til.
Under Utløserarbeidsflyt, velg om innkallingen opprettes via konsultasjoner, direktesalg eller begge. Du kan også velge pasientopprettelse hvis innkallingen skal utløses når en ny pasient opprettes.
Under Utløserhendelse, velg om innkallingen opprettes når et element definert i regelbetingelsene blir lagt til, eller når fakturaen for konsultasjonen eller direktesalget er ferdigstilt.
Velg Neste.
Under Betingelseslogikk, velg om innkallingen opprettes når alle betingelser er oppfylt, eller når minst én betingelse er oppfylt. Hvis ingen betingelser er oppfylt, blir det ikke opprettet noen innkalling.
Definer minst én betingelse ved å fylle inn feltene nedenfor:
Betingelse: element, pasientart, pasient alder i måneder, konsultasjonsdiagnose eller antall konsultasjoner til pasient.
Sammenligning: operatoren avhenger av den valgte betingelsen.
Verdi: for eksempel et vaksinasjonselement, eller «Katt» som pasientart.
Eksempel
Hvis du setter betingelsen til «Element» «Inneholder» «Prosedyre: Undersøkelse, årlig», sendes en innkalling til kunden når kjæledyret deres har forfall til en årlig undersøkelse. Se flere eksempler på regler.
For å legge til flere betingelser, velg + Legg til betingelse. For å fjerne en betingelse, velg søppelbøtteknappen på slutten av raden for betingelsen.
Merk: For vaksinasjonselementer må du koble til vaksinasjonsprosedyren og ikke legemiddelelementet. Hver regel må inneholde minst én betingelse.
Valgfritt: Hvis du vil definere betingelser som automatisk pauserer eller permanent kansellerer en innkalling som venter, kan du slå på veksleknappen Pause-/kanselleringsbetingelser. Under Handlingstype velger du Pausebetingelse for å sette innkallingen på pause midlertidig, eller Pause- og kanselleringsbetingelse for å kansellere den permanent. Definer følgende for hver betingelse:
Betingelse: konsultasjonsårsak, konsultasjonsårsaksgruppe eller element.
Sammenligning: operatoren avhenger av den valgte betingelsen.
Verdi: den spesifikke konsultasjonsårsaken, gruppen eller elementet.
For å legge til flere pause- eller kanselleringsbetingelser, velg + Legg til betingelse. For å fjerne en betingelse, velg søppelbøtteknappen på slutten av raden for betingelsen.
Merk: Provet sjekker pausebetingelser når en timeavtale eller konsultasjon opprettes, eller når et element blir lagt til i en konsultasjon eller faktura. Pause- og kanselleringsbetingelser sjekkes også når en konsultasjon eller faktura er ferdigstilt.
Velg Neste.
I Forfallsdato for tjeneste angir du hvor mange dager etter utløsende hendelse tjenesten får forfall.
Under Sendemetode for påminnelse, velg e-post, SMS, post eller ekstern.
Du kan bruke alternativet Post som en intern innkalling for å kontakte kunden på en annen måte, for eksempel via telefon. Hvis du ønsker å sende et innkallingsbrev per post, merk at du må skrive ut brevet separat, for eksempel fra et Word- eller PDF-pasientskjema.
Hvis du bruker en integrert tredjepartstjeneste for å sende innkallinger, velg Ekstern.
Velg mal som skal brukes for innkallingsmeldingen i rullegardinlisten Innkallingsmal.
I Sendetid velger du hvor mange dager før eller etter forfallsdatoen for tjenesten innkallingen skal sendes.
For å legge til flere innkallinger i samme regel, velg + Legg til innkalling. Du kan legge til opptil 10 innkallinger per regel, og hver innkalling kan ha sin egen sendemetode, mal og sendetid.
For å angi at innkallingene skal gjentas automatisk, slå på veksleknappen Gjenta innkallinger og konfigurer følgende:
Gjenta-frekvens: velg hvor ofte innkallingene skal gjentas; Daglig, Ukentlig, Månedlig eller Årlig.
Gjenta hver: angi antall dager mellom hver gjentakelse.
Gjenta for: angi hvor mange ganger innkallingen skal gjentas.
Velg Neste.
I Navn på regel legger du til et navn for innkallingsregelen.
Under Status, velg om regelen skal være Aktiv eller Inaktiv.
Fra rullegardinlisten Overstyringer (valgfritt), velg eventuelle eksisterende innkallingsregler som denne regelen skal overstyre når begge regler gjelder. Dette forhindrer at dupliserte innkallinger sendes til kunder.
Eksempel
En rabiesvaksine kan være gyldig i 1 år eller 3 år. Hvis en pasient får en 3-årsvaksine og du bruker samme vaksinasjonselement for begge varighetene, overstyrer regelen for 3 år regelen for 1 år. Legg til regelen for 1 år i feltet Overstyringer for regelen på 3 år. Se også Vaksinasjonsinnkallinger.
Gå gjennom alle innstillingene og velg Opprett regel.
Regelen legges til for den nåværende aktive avdelingen. Hvis du vil se alle regler fra alle avdelinger, velg det tomme alternativet i listen Avdeling øverst i delen Lister og maler > Innkallinger.
For å redigere eller slette en automatisk innkallingsregel, velg blyant- eller søppelbøtteknappen på slutten av raden for regelen.