Denne artikkelen forklarer hvordan du konfigurerer og bruker de ulike innstillingene for journaloppføringer i Provet. Du kan opprette journaloppføringstyper og maler for å standardisere dokumentasjonen ved klinikken og effektivisere arbeidsflyten.
Velg knappen med klinikknavnet øverst til venstre i sidepanelet for å åpne avdelingsvelgeren, og velg deretter Innstillinger fra listen. Dette fungerer uansett om organisasjonen har én eller flere avdelinger.
Innstillinger for avdeling
Gå til Innstillinger > Avdeling > Innstillinger for avdeling.
Flere journaloppføringer for polikliniske pasienter og hjemmekonsultasjoner: Når denne innstillingen er valgt, kan du legge til flere journaloppføringer for en poliklinisk pasient i én konsultasjon. Hvis innstillingen ikke er valgt, kan du bare legge til én journaloppføring per pasient i en konsultasjon. Når innstillingen er aktivert, kan brukere også opprette, redigere eller oppdatere notater på vegne av en annen fagperson. En dyrepleier kan for eksempel skrive notater for en veterinær. Provet fører et tydelig revisjonsspor over både den ansvarlige personen (eieren av notatet) og den faktiske forfatteren eller redigereren (brukeren som skrev eller endret notatet).
Åpne ny journaloppføring automatisk: Denne innstillingen kan brukes når flere journaloppføringer er aktivert for konsultasjoner (se forrige innstilling). Når innstillingen er valgt, åpnes et nytt felt for journaloppføring automatisk når du åpner en konsultasjonsside eller lagrer en journaloppføring. Hvis innstillingen ikke er valgt, kan du åpne et nytt felt for journaloppføring med plussknappen.
Merknad: Når du bruker AI Scribe til å fylle ut et notat, må du først kontrollere at notatet tilhører riktig bruker. Hvis Åpne ny journaloppføring automatisk er aktivert, kan et eksisterende utkast til notat som er åpnet av en annen bruker, allerede være aktivt. Tekst som AI genererer og legger til i notatet, blir da tilskrevet denne brukeren, ikke brukeren som kjører AI Scribe.Vis utkast til journaloppføringer i pasienthistorikken: Når denne innstillingen er valgt, vises utkast til journaloppføringer i pasienthistorikken.
Standard journaloppføring: I dette feltet kan du skrive inn standardtekst for journaloppføringer. Teksten legges til i alle nye konsultasjoner, med mindre tekst legges til fra en annen kilde (for eksempel oppsett av timeavtaleårsaker).
Tillat ferdigstilling av konsultasjoner med utkast til journaloppføring: Når denne innstillingen er valgt, kan konsultasjoner ferdigstilles med utkast til journaloppføring.
Aktiver ikke-godkjente journaloppføringer (bare tilgjengelig når studentfunksjoner brukes): Når denne innstillingen er valgt, kan brukere med nødvendige tillatelser skrive ikke-godkjente journaloppføringer. Den ansvarlige brukeren for konsultasjonen kan godkjenne eller avvise oppføringene. Ikke-godkjente journaloppføringer brukes vanligvis i arbeidsflyter ved universitetsklinikker. Studenter, assistenter og praktikanter kan for eksempel skrive journaloppføringer som må godkjennes og behandles videre av en ansvarlig veterinær. Bare godkjente oppføringer vises i pasienthistorikken.
Aktiver journaloppføringsmaltyper som er spesifikke for avdelingen: Når denne innstillingen er valgt, viser dialogboksen for malvalg på konsultasjonssiden bare journaloppføringstypene som har maler for den aktive avdelingen, i filterlisten for notattype. Hvis avdeling A for eksempel har maler for journaloppføringstypene «Anamnese», «Triage» og «Klinisk undersøkelse», mens avdeling B bare har maler for «Anamnese» og «Klinisk undersøkelse», ser en bruker ved avdeling B bare «Anamnese» og «Klinisk undersøkelse» i listen over journaloppføringstyper. Hvis innstillingen ikke er valgt, ser brukeren også journaloppføringstypen «Triage», selv om det ikke finnes noen maler for den.
Tillat redigering av tekst på avsluttede konsultasjoner: Når denne innstillingen er valgt, kan journaloppføringer legges til og redigeres i avsluttede konsultasjoner. Hvis innstillingen ikke er valgt, er det fortsatt mulig å legge til og redigere journaloppføringer i avsluttede konsultasjoner, men systemet krever en årsak når en bruker legger til eller redigerer et notat.
Grense for redigering av journaloppføring: Når den forrige innstillingen er valgt, kan du angi hvor mange dager journaloppføringer kan redigeres i avsluttede konsultasjoner.
Oppgaveinnstillinger
Gå til Innstillinger > Avdeling > Oppgaveinnstillinger.
Oppgaveinnstillingene nedenfor forutsetter at avdelingsinnstillingen Tillat ferdigstilling av konsultasjoner med utkast til journaloppføring er aktivert. Det kan også hende du må aktivere Flere journaloppføringer for polikliniske pasienter og hjemmekonsultasjoner.
Opprett oppgaver for utkast til notater når faktura er ferdigstilt: Når denne innstillingen er valgt, opprettes en oppgave automatisk når en faktura ferdigstilles for en konsultasjon som inneholder utkast til journaloppføringer.
Standard tildelt bruker for oppgaver om utkast til journaloppføringer: I dette feltet kan du velge brukeren som oppgaven skal tildeles: opprettet bruker (brukeren som opprettet utkastene til notater), aktiv bruker (brukeren som ferdigstilte fakturaen) eller ansvarlig veterinær (veterinæren som er ansvarlig for konsultasjonen).
Tidsfrist (i dager) for oppgaver om utkast til notater: I dette feltet kan du angi hvor mange dager etter ferdigstilling av fakturaen oppgaven forfaller. Hvis du setter tidsfristen til 0, opprettes en oppgave med umiddelbar tidsfrist når et utkast til journaloppføring lagres (ikke når fakturaen ferdigstilles).
Oppsummerings-e-post
Gå til Innstillinger > Avdeling > Oppsummerings-e-post.
Inkluder journaloppføringer i historikkvedlegg: Når denne innstillingen er valgt, legges konsultasjonens journaloppføringer til i pasienthistorikkvedlegget i konsultasjonens oppsummerings-e-post.
Tillatelser for brukergrupper
Gå til Innstillinger > Brukere > Tillatelsesgrupper.
Disse innstillingene styrer hvilke funksjoner for journaloppføringer som er tilgjengelige for de ulike tillatelsesgruppene:
Legg til journaloppføringer i konsultasjon: Gir brukeren tillatelse til å opprette notater.
Redigere notater, hjemsendelsesråd og journaloppføringer opprettet av andre brukere: Gir brukeren tillatelse til å endre notater som andre har opprettet. Dette er relevant for arbeidsflyter der ansatte redigerer notater på vegne av en ansvarlig fagperson.
Legge til/redigere hjemsendelsesråd og journaloppføringer etter at konsultasjonen er avsluttet: Gir tillatelse til å redigere etter at konsultasjonen er avsluttet.
Legg til ikke-godkjente journaloppføringer i konsultasjon: Gir tillatelse til å opprette notater som krever godkjenning.
Journaloppføringer fra studenter: Særskilte tillatelser for arbeidsflyter med studenter.
Legg til journaloppføringstyper
Journaloppføringstyper kan brukes til å kategorisere journaloppføringer. I konsultasjoner og pasienthistorikken kan journaloppføringer filtreres og sorteres etter type. Dette kan være nyttig når flere ansatte bidrar og de kliniske tilfellene er mer komplekse. Som standard er alle notater av typen «Generelt». Journaloppføringstyper er tilgjengelige i konsultasjoner når arbeidsflyten for flere journaloppføringer brukes.
1. Opprett en liste for journaloppføringstyper
Gå til Innstillinger > Lister og maler > Lister.
Velg knappen Legg til liste.
Velg Konsultasjonsnotattype fra rullegardinlisten Type.
Skriv inn et navn på listen i feltet Navn.
Velg Lagre. Den tomme listen legges til på siden Lister og maler > Lister.
Hvis du vil redigere listeegenskapene (listetypen eller navnet) etter at du har lagret, velger du pennknappen på raden for listen.
2. Legg til journaloppføringstyper i listen
Velg listenavnet (som vises som en kobling) for å åpne listsiden.
Velg Legg til element. Dialogboksen Lag listeelement åpnes.
I feltet Kode kan du legge til en valgfri kode for journaloppføringstypen. Koden er for intern bruk og kan være en hvilken som helst identifikator du vil bruke. Hvis du bruker koder, må de være unike i listen.
Skriv inn navnet på journaloppføringstypen i feltet Etikett.
Velg avdelingene du vil gjøre journaloppføringstypen tilgjengelig for, i feltet Avdelinger. Som standard er journaloppføringstypen tilgjengelig for alle avdelinger.
Velg Lagre.
Hvis du vil redigere koden eller etiketten for en journaloppføringstype etter at du har lagret, velger du pennknappen på raden. Merknad: Du kan ikke redigere en journaloppføringstype hvis den allerede er brukt i journaloppføringer.
3. Aktiver listen over journaloppføringstyper
Listen over journaloppføringstyper må aktiveres før typene kan brukes når du skriver journaloppføringer. Gå til siden Lister og maler > Lister, finn listen over journaloppføringstyper og velg Aktiver på raden for listen.
Legg til maler for journaloppføring
Maler for journaloppføringer gjør det enklere og raskere for brukere å legge til journaloppføringer. I timeavtaleårsakene kan du også velge en mal for journaloppføring som automatisk legges til i konsultasjonen når årsaken brukes.
Gå til Innstillinger > Lister og maler > Maler.
Velg Legg til under Tekstmaler.
Velg Mal for journaloppføring fra rullegardinlisten Type.
Velg journaloppføringstypen som malen skal være tilgjengelig for, fra rullegardinlisten Notattype. Hvis du ikke velger en type, er malen tilgjengelig for alle journaloppføringstyper.
Hvis du vil bruke malen med AI Scribe, merker du av i avmerkingsboksen Aktiver denne malen for AI Scribe. Avmerkingsboksen vises bare når innstillingen Aktiver AI Scribe er slått på for avdelingen. Se Opprett og administrer tekstmaler.
Legg til en Tittel for malen, og skriv inn malteksten.
I rullegardinlisten Bruker kan du velge en bestemt bruker som kan redigere malen (andre brukere kan bare bruke den). Hvis du ikke velger en bruker, er det bare brukere med tillatelse til å legge til og redigere maler via innstillingene som kan redigere malen.
Velg avdelingene du vil gjøre malen tilgjengelig for, i feltet Avdelinger. Som standard er malen tilgjengelig for alle avdelinger.
Hvis du vil redigere en mal etter at du har lagret, velger du pennknappen på raden. Hvis du vil vite mer om hvordan du oppretter tekstmaler, kan du se Opprett og administrer tekstmaler.