Kunder har rett til å fremme ulike henvendelser knyttet til personopplysningene virksomheten deres samler inn og behandler, ofte basert på GDPR-regelverket. Slike henvendelser kan blant annet omfatte retten til sletting (å bli glemt), retting (korrigering) og dataportabilitet (eksport av data).

Denne artikkelen beskriver Provet-funksjonene du kan bruke for å håndtere kunders forespørsler om kundeinformasjon.

Merk: Denne artikkelen forklarer hvordan du bruker Provet-funksjoner som kan hjelpe deg å svare på kunders forespørsler om kundeinformasjon. Innholdet er kun ment som informasjon og utgjør ikke juridisk rådgivning, og det er heller ikke en fullstendig veiledning i personvernlovgivning. Kravene til personvern varierer mellom jurisdiksjoner og kan endres. Virksomheten din har ansvar for egne rutiner for innsamling, behandling og lagring av data, samt etterlevelse av regelverket, og bør innhente uavhengig juridisk rådgivning ved behov.

En kunde har rett til å be om permanent sletting av personopplysningene sine i visse situasjoner. Veterinærpraksiser må imidlertid overholde andre lovpålagte forpliktelser, som å oppbevare dokumentasjon i et bestemt antall år for å utlevere medisiner eller for økonomisk etterlevelse. Når det fremmes en sletteforespørsel, bør virksomheten din bruke egne juridiske og regulatoriske forpliktelser til å avgjøre hvilke deler av dokumentasjonen som må beholdes, og hvilke som kan slettes. Du trenger administratorbrukerrettigheter for å slette en kunde.

For å slette en kunde permanent (hvis lovkravene tillater det), se Rediger, Arkiver og Slett en kunde for detaljerte instruksjoner.

For å fjerne personopplysningene til mange inaktive kunder i én omgang, se Anonymiser inaktiv kundeinformasjon for GDPR-etterlevelse.

Valget Slett kunde er utilgjengelig hvis kunden har aktive konsultasjoner, utestående gjeld, eller hvis konsultasjons- eller fakturadata er nyere enn virksomhetens angitte periode for bevaring.

En ny side for GDPR & data retention innføres, slik at hvor bevaringsperiodene er definert avhenger av virksomheten din:

Feltnavnene er de samme uansett: Periode for bevaring av konsultasjonsdata og Periode for bevaring av fakturadata.

En kunde kan be om å rette eller oppdatere personopplysningene sine, for eksempel ved å endre etternavn eller adresse.

For å oppdatere personinformasjonen til en kunde, se Rediger, Arkiver og Slett en kunde.

Praksiser må være åpne om dataene de samler inn, og hvorfor de behandler dem. I Provet kan du registrere at du har informert kunden om dette, hvis det er nødvendig for rutinene dine for datainnsamling.

Egendefinerte felt

For å minne ansatte på å informere nye kunder om håndtering av data, kan du opprette et egendefinert felt i kundeinformasjon-detaljene, for eksempel en obligatorisk avmerkingsboks eller et tekstfelt, synlig når du registrerer en ny kunde. For mer informasjon om egendefinerte felt, se Opprett et egendefinert felt.

Skjemaer og E-signatur

Du kan bruke PDF- og Word-skjemaer for å gi informasjon om datainnsamling eller samtykkeskjemaer til kundene dine.

Online booking

For å informere kunder om hvordan og hvorfor privat informasjon håndteres under online booking, legg inn informasjonen i feltet Informasjon i innstillinger for online booking: Settings > General > Clinic location > Online booking.

Teksten i Information Field vises på forside i grensesnittet for online booking. Her kan du gi kundene dine viktig informasjon om online booking, men du kan også inkludere en melding som leder kundene til relevante ressurser (for eksempel nettstedet ditt) for detaljert informasjon om temaer som GDPR og retningslinjer for datainnsamling.

For mer informasjon, se Oversikt over online booking.

Hvis en kunde ber om en kopi av dokumentasjonen sin eller ber deg overføre dataene til en annen leverandør, kan du generere denne informasjonen ved hjelp av flere verktøy i Provet.

Eksport av full pasienthistorie og økonomidata

Den mest omfattende, pasientspesifikke dokumentasjonen er full pasienthistorie, som kan sendes på e-post direkte til kunden. Dette inkluderer alt som gjelder den pasienten i Provet. Du kan også inkludere alle tilhørende fakturaer og kvitteringer (økonomidata) i samme e-post. Disse dokumentene vil også inneholde informasjon om kunden. Se Vis, skriv ut og send pasienthistorie med e-post for mer informasjon.

Eksportere kundeinformasjon

Du kan eksportere et regneark med kundeinformasjon som inkluderer alle lagrede detaljer, som telefonnummer, e-postadresse og postadresse. Du kan også inkludere informasjon om kommunikasjonspreferanser:

Det opprettes en liste over alle kunder, og du må hente ut den konkrete kundens informasjon fra filen.

For å få tilgang til innstillingene trenger du bestemte brukerrettigheter.

Du kan styre hvordan kunder mottar eksterne henvendelser (for eksempel markedsføring eller nyhetsbrev) ved å opprette kommunikasjonspreferanser. Klinikpersonell må manuelt justere en kundes kommunikasjonspreferanser for å bekrefte samtykke og deaktivere eventuelle kanaler kunden ikke ønsker å motta meldinger gjennom.

Slik aktiverer du innstillingen for kommunikasjonspreferanser:

For mer informasjon, se Sett opp kommunikasjonspreferanser.