Kunder har rett til å fremme ulike forespørsler om personopplysningene organisasjonen din samler inn og behandler, ofte basert på GDPR-regelverket. Slike forespørsler kan blant annet omfatte retten til sletting (å bli glemt), retting (korrigering) og dataportabilitet (eksport av data).

Denne artikkelen beskriver Provet-funksjonene du kan bruke for å håndtere forespørsler om kundeinformasjon.

Merk: Denne artikkelen forklarer hvordan du bruker Provet-funksjoner som kan hjelpe deg med å svare på forespørsler om kundeinformasjon. Innholdet er kun ment som informasjon og utgjør verken juridisk rådgivning eller en uttømmende veiledning i personvernregelverk. Krav til personvern varierer mellom ulike jurisdiksjoner og kan endres. Organisasjonen din er ansvarlig for egne rutiner for innsamling, behandling og lagring av data, samt juridisk etterlevelse, og bør innhente uavhengig juridisk rådgivning ved behov.

En kunde har rett til å be om permanent sletting av sine personopplysninger i visse tilfeller. Veterinærpraksiser må likevel oppfylle andre juridiske forpliktelser, som å beholde dokumentasjon i et angitt antall år for utlevering av medisiner eller for finansiell etterlevelse. Når en sletteforespørsel er fremsatt, skal organisasjonen din bruke egne juridiske og regulatoriske forpliktelser til å avgjøre hvilke deler av dokumentasjonen som må beholdes, og hvilke som kan slettes. Du trenger administratorbrukertillatelser for å slette en kunde.

For å slette en kunde permanent (hvis juridiske krav tillater det) kan du se Rediger, Arkiver og Slett en kunde for detaljerte instruksjoner.

Alternativet Slett kunde er utilgjengelig hvis kunden har aktive konsultasjoner, utestående gjeld, eller hvis konsultasjons- eller fakturadata er nyere enn organisasjonens angitte bevaringsperiode.

Bevaringsperioder er definert i: Innstillinger > Organisasjon > Organisasjonsinnstillinger > Periode for bevaring av konsultasjonsdata eller Periode for bevaring av fakturadata.

En kunde kan be om å korrigere eller oppdatere sine personopplysninger, for eksempel ved å endre etternavn eller adresse.

For å oppdatere en kundes personopplysninger, se Rediger, Arkiver og Slett en kunde.

Praksiser må være transparente om hvilke data de samler inn og hvorfor de behandler dem. I Provet kan du registrere at du har informert kunden om dette, hvis det er nødvendig for rutinene for datainnsamling.

Egendefinerte felt

For å minne ansatte på å informere nye kunder om hvordan data håndteres, kan du opprette et egendefinert felt på kundeinformasjonen, for eksempel en obligatorisk avmerkingsboks eller et tekstfelt, som er synlig når du registrerer en ny kunde. For mer informasjon om egendefinerte felt, se Opprett et egendefinert felt.

Skjemaer og E-signatur

Du kan bruke PDF- og Word-skjemaer for å gi informasjon om datainnsamling eller samtykkeskjemaer til kundene dine.

Online booking

For å informere kunder om hvordan og hvorfor privat informasjon håndteres under online booking, legg inn informasjonen i feltet Informasjon i innstillingene for online booking: Innstillinger > Generelt > Avdeling > Online booking.

Teksten i Informasjonsfeltet vises på forsiden av grensesnittet for online booking. Her kan du gi kundene dine viktig informasjon om online bookingen, men du kan også inkludere en melding som leder kundene til relevante ressurser (f.eks. nettstedet ditt) for detaljert informasjon om temaer som GDPR og retningslinjer for datainnsamling.

For mer informasjon, se Oversikt over online booking.

Hvis en kunde ber om en kopi av journalene sine, eller ber deg overføre dataene sine til en annen leverandør, kan du generere denne informasjonen ved hjelp av flere verktøy i Provet.

Full pasienthistorie og eksport av økonomidata

Den mest omfattende dokumentasjonen som er knyttet til hver pasient, er hele pasienthistorien, som kan sendes på e-post direkte til kunden. Dette inkluderer alt som gjelder den pasienten i Provet. Du kan også inkludere alle tilknyttede fakturaer og kvitteringer (økonomidata) i samme e-post. Disse dokumentene vil også inneholde informasjon om kunden. Se Se, skriv ut og send pasienthistorie med e-post for mer informasjon.

Eksportere kundeinformasjon

Du kan eksportere et regneark med kundeinformasjon som inkluderer alle lagrede detaljer, for eksempel telefonnummer, e-postadresse og postadresse. Du kan også inkludere informasjon om kommunikasjonspreferanser:

En liste over alle kunder blir opprettet, og du må hente ut den spesifikke kundens informasjon fra filen.

For å få tilgang til innstillingene må du ha bestemte brukertillatelser.

Du kan administrere hvordan kunder mottar eksterne henvendelser (for eksempel markedsføring eller nyhetsbrev) ved å opprette kommunikasjonspreferanser. Ansatte på klinikken må justere kundens kommunikasjonspreferanser manuelt for å bekrefte samtykke og deaktivere eventuelle kanaler kunden ikke ønsker å motta meldinger via.

Slik aktiverer du innstillingen for kommunikasjonspreferanser:

For mer informasjon, se Sett opp kommunikasjonspreferanser.