Il rapporto sulle visite mostra l’andamento delle visite nella clinica: quanto attendono i clienti, quanto durano le visite, quanto fatturano e quanti clienti sono alla prima visita. Il rapporto raggruppa e somma i dati per te, senza doverli esportare e rielaborare in un foglio di calcolo. Sostituisce il vecchio rapporto Conto visita. Lo trovi in Rapporti > Rapporti > Consultazioni.
Aprire il rapporto sulle visite
Per accedere al rapporto, ti serve il permesso Rapporti sulle prestazioni dello studio nel gruppo di permessi Rapporti. I ruoli Admin, Manager e Rapporti lo includono per impostazione predefinita. Se non vedi il rapporto, chiedi all’amministratore dello studio di controllare i tuoi permessi. Non occorre configurare altro.
Per aprire il rapporto:
Nel pannello laterale sinistro, seleziona Rapporti > Rapporti.
Nell’elenco dei rapporti, seleziona Consultazioni.
Il rapporto si apre nella scheda Consultazioni.
Il rapporto ha tre schede:
Consultazioni mostra il rapporto.
In programma elenca le esportazioni pianificate.
Condiviso elenca i rapporti inviati via e-mail.
Quando si aggiornano i dati
Il rapporto non utilizza i dati delle visite in tempo reale. I dati vengono aggiornati due volte al giorno; gli orari di aggiornamento sono indicati in alto a destra nel rapporto. Le visite registrate dopo l’ultimo aggiornamento saranno incluse nel successivo. Per vedere cosa sta succedendo in questo momento, usa il calendario e gli elenchi delle visite.
Cosa mostra la barra delle metriche
Sopra la tabella sono visualizzati sette valori. Si ricalcolano tutti quando modifichi i filtri.
Metrica | Informazioni fornite |
Totale delle visite | Numero di visite che corrispondono ai filtri |
Attesa mediana | Tempo mediano tra l’ammissione e l’inizio della visita |
Durata mediana | Durata mediana di una visita |
Tempo totale mediano | Tempo mediano tra l’ammissione e la dimissione |
Totale dei ricavi | Importo lordo fatturato per le visite corrispondenti |
Ricavo medio | Importo lordo fatturato per visita |
Percentuale di prime visite | Percentuale di visite con clienti alla prima visita |
Nota: i tre valori relativi ai tempi sono mediane, non medie. Alcune visite lasciate aperte per settimane altererebbero notevolmente la media rispetto a una giornata tipica. La mediana resta rappresentativa.
Per visualizzare i dati per ciascun veterinario, imposta Raggruppa per su Veterinario. La percentuale di clienti abituali è pari al 100% meno la percentuale di prime visite.
Partire da una vista salvata
Il rapporto include sei viste. Ognuna è un insieme di filtri che altrimenti dovresti impostare manualmente.
Vista | Contenuto |
Predefinito | Visite degli ultimi 30 giorni |
Clienti alla prima visita (ultimi 30 giorni) | Solo clienti alla prima visita, raggruppati per veterinario |
Tempi di attesa lunghi | Attese superiori a 20 minuti, dalla più lunga alla più breve |
Ricavi per struttura (ultimi 30 giorni) | Ultimi 30 giorni, raggruppati per struttura |
Visite non fatturate | Visite senza fattura, dalla più recente alla meno recente |
Visite di oggi | Visite con data odierna |
Per conservare una versione personalizzata di una vista, modifica i filtri e seleziona Salva vista all’estremità destra delle schede delle viste. Per creare una nuova vista, seleziona + alla fine delle schede delle viste.
Raggruppare e scegliere le colonne
Seleziona Visualizzazione, il primo pulsante della barra degli strumenti sopra la tabella. Contiene due controlli:
Raggruppa per trasforma l’elenco in totali, ad esempio per veterinario o per struttura. Per impostazione predefinita è selezionato Nessuno.
Gestione delle colonne consente di cercare le colonne e mostrare o nascondere ciascuna di esse.
Quattro colonne utili sono nascoste finché non le attivi in Gestione delle colonne:
Tempo totale
Orario di dimissione
Rilasciato
Importo pagato
Filtrare il rapporto
Per impostazione predefinita, il rapporto mostra le visite degli ultimi 30 giorni, in base al filtro Data di consultazione è Ultimi 30 giorni. Seleziona + Aggiungi filtro per aggiungere un filtro oppure Azzera filtri per rimuoverli tutti.
Sono disponibili i seguenti filtri:
Data di consultazione
Nome struttura
Veterinario
Stato visita
Tipo paziente
Tipo di cliente
Cliente alla prima visita
Tipo visita
Stato di pagamento
Ha Fattura
Motivo
Tipo motivazione
Attesa superiore a (min)
Pianificare il rapporto
Puoi programmare l’invio periodico del rapporto, senza doverlo esportare manualmente. Per pianificare il rapporto:
Seleziona Programma in alto a destra.
Imposta la Data inizio e l’Orario [data e ora]. Il fuso orario è indicato sotto l’orario.
Scegli una Frequenza.
In Formato di esportazione, seleziona File CSV o Foglio di calcolo XLSX.
Per applicare i filtri impostati, lascia selezionata l’opzione Applica filtro al rapporto. Sotto è indicato il numero di filtri applicati.
Controlla il pannello Revisione. Mostra la pianificazione in modo semplice e le tre date di invio successive.
Seleziona Crea pianificazione.
La pianificazione compare nella scheda In programma. Da qui puoi cercare le pianificazioni e filtrare per Attivo o In pausa.
Esportare e condividere il rapporto
Per scaricare il rapporto con i filtri attualmente applicati, seleziona Esporta in alto a destra.
Per inviare il rapporto via e-mail, seleziona Condividi in alto a destra. I rapporti inviati sono elencati nella scheda Condiviso, dove puoi cercarli per indirizzo e-mail e filtrare per Inviato, In sospeso o Fallito.
Come vengono misurati i tempi delle visite
Ogni valore relativo ai tempi deriva da quattro orari registrati per la visita: Ammesso, Iniziato, Terminato e Rilasciato. Ogni valore corrisponde al tempo trascorso tra due di questi eventi.
Valore | Da | A |
Tempo di attesa | Ammesso | Iniziato |
Durata | Iniziato | Terminato |
Orario di dimissione | Terminato | Rilasciato |
Tempo totale | Ammesso | Rilasciato |
Nota: il valore relativo a un intervallo è vuoto se manca uno dei due orari. Spesso le visite senza appuntamento e quelle telefoniche non vengono mai registrate come ammesse o iniziate, quindi il tempo di attesa resta vuoto anziché risultare pari a zero. Se la clinica non registra l’ammissione dei pazienti, il tempo di attesa è vuoto per tutte le visite. Dipende dal modo in cui vengono registrate le visite, non da un errore del rapporto.
I ricavi sono importi lordi
Il totale dei ricavi e il ricavo medio mostrano l’importo lordo fatturato associato alla visita, indipendentemente dallo stato di pagamento. Sconti e note di credito non vengono detratti. Il valore dei ricavi non indica che la visita sia stata pagata. Per restringere l’elenco in base allo stato di pagamento, aggiungi il filtro Stato di pagamento.
Come vengono conteggiati i clienti alla prima visita
Un cliente è considerato alla prima visita se, al momento della visita, non risultano visite precedenti. Si tiene conto solo della cronologia delle visite: un cliente che ha acquistato prodotti ma non ha mai effettuato una visita viene comunque considerato alla prima visita. Se la clinica è migrata a Provet, la cronologia risale solo ai dati delle visite migrati.
Cosa non mostra il rapporto
Il rapporto sulle visite non mostra:
diagnosi o risultati dei trattamenti
dati in tempo reale, perché i valori vengono aggiornati agli orari di aggiornamento
come è stato prenotato un appuntamento
i collegamenti tra una visita e le visite di controllo
Tornare al vecchio rapporto
Il vecchio rapporto Conto visita è ancora disponibile. Per aprirlo, seleziona il pulsante con i tre puntini (⋯) in alto a destra nel rapporto sulle visite, quindi seleziona Passa al vecchio rapporto.