L'anonimizzazione massiva rimuove in modo permanente i dati personali dei clienti inattivi, per le richieste di cancellazione previste dal GDPR e per le regole di conservazione dei dati. Gestisce molti clienti in un'unica esecuzione, invece che un cliente alla volta. La funzione viene introdotta gradualmente e GDPR & data retention viene visualizzato in Impostazioni quando è abilitato per la tua organizzazione.
Nota: l'anonimizzazione non può essere annullata. Una volta completata un'esecuzione, i dati personali rimossi non sono più disponibili in modo permanente. Leggi completamente questo articolo prima di avviare per la prima volta un'anonimizzazione massiva.
Permessi per l'anonimizzazione massiva
L'anonimizzazione massiva richiede permessi specifici per l'utente. Per impostazione predefinita, questi sono configurati solo per il gruppo permessi 'Administrator'.
Tre permessi determinano chi può visualizzare ed eseguire un'anonimizzazione:
Pagina delle impostazioni: Leggi — richiesto per aprire Impostazioni. Senza questo permesso, non puoi accedere a nessuna delle impostazioni presenti qui sotto.
Impostazioni organizzazione: Leggi — richiesto per aprire GDPR & data retention. Scrivi — richiesto per modificare i periodi di conservazione e le impostazioni dell'anonimizzazione.
Cancellare il cliente: Scrivi — richiesto per avviare un'esecuzione di anonimizzazione.
Nota: per impostazione predefinita, il gruppo permessi 'Manager' non dispone dell'accesso Cancellare il cliente in scrittura. Il manager può quindi aprire e modificare le impostazioni dell'anonimizzazione, ma non può avviare un'esecuzione.
Per maggiori informazioni, vedi Visualizza e gestisci i permessi utente.
Imposta i periodi di conservazione
I periodi di conservazione stabiliscono il tempo minimo per cui i dati devono essere mantenuti ai fini della conformità. Provet verifica questi periodi prima di consentire l'anonimizzazione o la cancellazione di qualsiasi cliente.
Per aprire le impostazioni, seleziona il nome della località della clinica in alto a sinistra, quindi vai su Impostazioni > Impostazioni organizzazione > GDPR & data retention. La pagina si apre su Impostazioni periodo di conservazione, che contiene tre periodi:
Periodo di conservazione dati consultazione: per quanto tempo i dati della consultazione vengono conservati prima di diventare idonei per l'anonimizzazione.
Periodo conservazione dati fattura: per quanto tempo i dati della fattura vengono conservati prima di diventare idonei per l'anonimizzazione.
Periodo di conservazione dei dati del registro di revisione: per quanto tempo vengono conservati i dati del registro di revisione. Provet elimina automaticamente le voci del registro di revisione più vecchie di questo periodo.
Ogni periodo può essere impostato in mesi o anni.
Seleziona Cancella allegati collegati al cliente e al paziente se gli allegati devono essere rimossi insieme agli altri dati personali del cliente. Gli allegati possono contenere dati personali. La casella di controllo non è selezionata per impostazione predefinita.
Quando modifichi un periodo o la casella di controllo, in basso nella pagina vengono visualizzati Salva e Elimina. La modifica viene applicata quando selezioni Salva.
Idoneità del cliente per l'anonimizzazione
Un cliente viene anonimizzato solo quando soddisfa entrambi i criteri di conservazione e i criteri di inattività. I periodi di conservazione sono impostati in Impostazioni periodo di conservazione. Altri due periodi, impostati nella vista Anonimizzazione massiva, controllano la parte relativa all'inattività:
Periodo di inattività del cliente inattivo: per quanto tempo un cliente inattivo viene conservato prima di diventare idoneo per l'anonimizzazione.
Periodo di inattività del nuovo cliente: per quanto tempo un nuovo cliente senza attività viene conservato prima di diventare idoneo per l'anonimizzazione.
Provet inoltre salta automaticamente alcuni clienti, indipendentemente dai periodi impostati. Un'esecuzione salta sempre un cliente nelle situazioni seguenti:
il cliente ha una consultazione attiva
il cliente ha una registrazione finanziaria non bilanciata, in qualsiasi direzione
il cliente ha un appuntamento imminente
Puoi anche escludere interi tipi di paziente da un'esecuzione, così ad esempio i clienti con un paziente equino non vengono mai anonimizzati. I tipi di paziente sono esclusi nella vista Anonimizzazione massiva, come parte della configurazione dell'esecuzione.
Anteprima e avvia un'anonimizzazione massiva
Seleziona Anonimizzazione massiva in alto a destra in Impostazioni periodo di conservazione per aprire le impostazioni dell'esecuzione. La vista elenca cosa anonimizzerà un'esecuzione e cosa conserverà, include i due periodi di inattività e le esclusioni per tipo di paziente e contiene il controllo che avvia l'esecuzione. Il numero di registrazioni cliente influenzate da un'esecuzione viene mostrato nella finestra di conferma, non in questa pagina.
Nota: non puoi avviare un'esecuzione se "Cancellare il cliente" disponibile solo nella posizione della clinica principale è abilitato in Impostazioni > Impostazioni organizzazione. Avviare un'esecuzione restituisce il messaggio 'L'anonimizzazione massiva non è disponibile mentre la cancellazione del cliente è limitata alla sede principale.'
Per avviare un'anonimizzazione massiva:
Vai su Impostazioni > Impostazioni organizzazione > GDPR & data retention.
Seleziona Anonimizzazione massiva.
Imposta Periodo di inattività del cliente inattivo e Periodo di inattività del nuovo cliente. Ogni valore può essere impostato in mesi o anni.
Per lasciare fuori dall'esecuzione interi tipi di paziente, seleziona Escludi i clienti per tipo paziente e scegli i tipi di paziente dall'elenco a discesa: Piccolo animale, Fattoria/produzione, Equino o Esotico/altro. Puoi selezionare più di uno. I clienti con un paziente di uno dei tipi selezionati non vengono anonimizzati.
Seleziona Avvia anonimizzazione. Si apre la finestra Conferma richiesta e indica a quante registrazioni cliente si applica l'esecuzione. Questa è l'ultima occasione per controllare il numero prima che venga rimosso qualsiasi dato.
Digita la parola di conferma esattamente come viene mostrata nella finestra. L'immissione fa distinzione tra maiuscole e minuscole.
Seleziona Conferma e anonimizza.
L'esecuzione si avvia in background. Durante l'esecuzione, nel piè di pagina compare 'È in corso un'esecuzione di anonimizzazione per questa organizzazione' e Avvia anonimizzazione non è disponibile, quindi non puoi avviare un'altra esecuzione contemporaneamente. Al termine dell'esecuzione, la vista mostra Ultima anonimizzazione completata il con la data dell'esecuzione.
Per chiudere la finestra senza anonimizzare nulla, seleziona Annulla.
Per lasciare la vista senza avviare nulla, seleziona Indietro.
Dati rimossi e dati mantenuti
L'anonimizzazione rimuove:
nomi dei clienti e dettagli contatto
indirizzi e numeri di identificazione
informazioni su pagamenti e fatturazione
note contenenti dati personali
promemoria e registri di revisione
tutti gli allegati del cliente e del paziente, ma solo se in Impostazioni periodo di conservazione è selezionato Cancella allegati collegati al cliente e al paziente
L'anonimizzazione mantiene:
le registrazioni transazione anonimizzate
le statistiche aggregate
i dati medici non personali
i riferimenti alla Traccia di controllo
Controlla il registro di anonimizzazione
Seleziona Visualizza registro nella vista Anonimizzazione massiva per aprire il Registro di anonimizzazione massiva. Il registro contiene una riga per ogni esecuzione, registrando:
la data e l'utente che ha eseguito l'esecuzione
il Periodo di inattività del cliente inattivo e il Periodo di inattività del nuovo cliente che erano in vigore
i tipi di paziente esclusi
a quanti clienti è stata applicata l'anonimizzazione e a quanti sono stati saltati
Il registro non elenca i singoli clienti a cui è stata applicata l'esecuzione. Se ti serve un elenco dei clienti a cui sono stati rimossi i dati, generalo prima di avviare l'anonimizzazione.
Seleziona Chiudi per uscire dal registro.
Clienti anonimizzati nei report
I clienti anonimizzati continuano a comparire nei tuoi report, visualizzati come Anonimizzato accanto ai tuoi dati reali dei clienti.
La prima esecuzione di solito copre un numero elevato di clienti, quindi è normale aspettarsi un cambiamento visibile nelle dashboard il giorno successivo. I valori dei tuoi report non vengono persi. Le transazioni restano, senza i dati personali associati.