Una fattura elettronica è una fattura digitale inviata direttamente al destinatario tramite una rete di fatturazione elettronica, invece che via e-mail o stampa. La fatturazione elettronica è disponibile in Finlandia, Svezia, Norvegia, Danimarca ed Estonia.
La fatturazione elettronica non è attiva per impostazione predefinita. Per attivarla per la tua clinica, contatta Supporto Provet.
Requisiti
Prima di poter inviare fatture elettroniche, assicurati che sia tutto pronto:
Supporto ha attivato la fatturazione elettronica per la tua clinica.
Il profilo della posizione della clinica è completo con dettagli di contatto, aziendali e bancari, inclusi il Numero account (IBAN) e il Codice BIC. Per controllare o aggiornare il profilo della posizione della clinica, vai su Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Profilo posizione della clinica.
Il cliente a cui stai fatturando si trova in un Paese supportato.
Impostazione dei dettagli della fattura elettronica del cliente
Una volta attivata la fatturazione elettronica, nella pagina dei dettagli del cliente compaiono due nuovi campi:
Indirizzo di fatturazione elettronica
Identificatore dell'operatore di fatturazione elettronica
Puoi salvare i dettagli di fatturazione elettronica di ciascun cliente in questi campi, così le informazioni saranno precompilate quando invii fatture future. Puoi anche inserire o aggiornare queste informazioni direttamente quando invii una singola fattura.
Nota: Se compili i dettagli di fatturazione elettronica del cliente dopo che la fattura è già stata finalizzata, le informazioni non verranno riportate automaticamente a quella fattura. Assicurati che i dettagli di fatturazione elettronica del cliente siano salvati nella relativa scheda prima di finalizzare la fattura.
Formati dell'indirizzo di fatturazione elettronica per Paese
Finlandia
In Finlandia, l'indirizzo della fattura elettronica è chiamato numero OVT (OVT-tunnus). Si basa sull'ID azienda (Y-tunnus) a cui viene aggiunto 0037 all'inizio. Ad esempio: 003712345678.
Svezia
In Svezia gli indirizzi di fattura elettronica seguono lo standard PEPPOL. L'ID PEPPOL è in genere il numero di registrazione dell'organizzazione con il prefisso 0007 per le organizzazioni svedesi. Ad esempio: 0007:5565671513.
Norvegia
In Norvegia, gli indirizzi di fattura elettronica sono registrati nel formato EHF 3.0 nel registro ELMA o PEPPOL. L'ID del mittente si basa sul Codice BIC impostato nelle impostazioni della posizione della clinica.
Danimarca
In Danimarca, gli indirizzi di fattura elettronica seguono lo standard PEPPOL, nel formato: 0088:[Numero EAN].
Estonia
In Estonia, gli indirizzi di fattura elettronica seguono lo standard PEPPOL, nel formato: 0191:[Numero EAN].
Invio di una fattura elettronica
Le fatture elettroniche possono essere inviate solo per fatture finalizzate e con saldo completamente non pagato. La fattura elettronica invia l'importo totale della fattura. Se è stato già applicato un pagamento parziale, usa invece e-mail o stampa.
Nota: viene applicata una Quota per ogni fattura elettronica inviata. Questo vale anche se la fattura non riesce a raggiungere il destinatario a causa di dettagli dell'indirizzo non corretti. Assicurati che tutte le informazioni siano corrette prima di inviare.
Apri la fattura finalizzata.
Seleziona Invia fattura elettronica.
Controlla l'Indirizzo di fatturazione elettronica e l'Identificatore dell'operatore di fatturazione elettronica del destinatario. Se i dettagli del cliente erano stati salvati nella scheda del cliente prima della finalizzazione della fattura, verranno precompilati. Puoi modificarli qui prima dell'invio.
Nel campo Numero di riferimento, inserisci il riferimento del destinatario. Questo campo è obbligatorio.
Se vuoi, inserisci ulteriori Informazioni aggiuntive nel campo Numero di riferimento 2 (massimo 62 caratteri). Il sistema del destinatario potrebbe non visualizzare completamente messaggi più lunghi — potrebbe essere necessario che il destinatario apra il PDF allegato per vedere il testo completo.
Fai clic su Invia.
La finestra si chiude quando la fattura viene inviata correttamente.
Risoluzione dei problemi
Perché ricevo errori di validazione quando invio una fattura elettronica?
Prima dell'invio, il sistema verifica che tutte le Informazioni richieste siano presenti. Se ci sono problemi, viene visualizzato un Messaggio di errore e la fattura non può essere inviata finché i problemi non vengono risolti. Controlla che l'Indirizzo di fatturazione elettronica e l'Identificatore dell'operatore di fatturazione elettronica del cliente siano corretti e che il profilo della posizione della clinica sia completo.
Perché vedo un avviso riguardante l'assenza dei numeri IBAN o BIC?
Se compare un avviso sull'assenza del Numero account (IBAN) o del Codice BIC, aggiungi queste informazioni al profilo della posizione della clinica prima di inviare fatture elettroniche.
Vai su Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Profilo posizione della clinica.
Seleziona Modifica.
Inserisci il tuo Numero account (IBAN) e il Codice BIC.
Seleziona Risparmiare.
Torna alla fattura e prova a inviare di nuovo.
Perché i dettagli di fatturazione elettronica del cliente non vengono compilati automaticamente?
I dettagli della fatturazione elettronica vengono precompilati solo se sono stati salvati nella scheda del cliente prima della finalizzazione della fattura. Se i dettagli sono stati aggiunti dopo la finalizzazione, inseriscili manualmente nella finestra di invio.