Provet supporta l’importazione di file di pagamento bancario per contrassegnare automaticamente le fatture finalizzate come pagate. Questo riduce l’elaborazione manuale dei pagamenti, abbinando le transazioni bancarie in entrata alle fatture corrette tramite i numeri di riferimento. L’importazione dei file di pagamento bancario può inoltre essere utilizzata per elaborare i pagamenti di compensazione assicurativa.
La possibilità di visualizzare e caricare i file di pagamento bancario dipende dalle autorizzazioni dell’utente.
Nota: la disponibilità di questa funzione dipende dal fatto che la banca supporti uno dei formati file indicati di seguito. Se in Provet non vedi Elaborazione pagamento bancario in corso, contatta il tuo responsabile dell’account Provet oppure support@provet.com.
Formati file supportati
Contatta la tua banca per verificare quale formato utilizza per l’esportazione degli estratti conto. Provet accetta i seguenti formati file:
CAMT.053 e CAMT.054 (formato ISO 20022 XML, usato ampiamente in Europa)
BGMax (utilizzato principalmente in Svezia)
SEK e SEK2 (utilizzati principalmente in Danimarca)
Come funziona l’abbinamento automatico delle fatture
Quando carichi un file di pagamento bancario, Provet prova ad abbinare ogni pagamento a una fattura finalizzata utilizzando il numero di riferimento incluso nel pagamento.
Se viene trovato un abbinamento, la riga viene contrassegnata come Assegnato.
Se non viene trovato alcun abbinamento, la riga viene contrassegnata come Non assegnato. Puoi assegnare la fattura manualmente: vedi il punto 5 qui sotto.
Nota: per impostazione predefinita, le righe abbinate automaticamente a fatture con somma dovuta pari a 0 vengono ignorate e non saranno elaborate.
Numeri di riferimento
I numeri di riferimento sono identificatori univoci generati quando una fattura è finalizzata. Vengono stampati sulla fattura insieme ai dettagli del conto bancario. Quando il cliente include il numero di riferimento in un pagamento, Provet può abbinare automaticamente la transazione bancaria alla fattura corretta.
Provet supporta i seguenti formati di numero di riferimento:
Numero di riferimento finlandese (viitenumero)
Numero di riferimento finlandese (KID)
Numero di riferimento finlandese (OCR)
International Structured Creditor Reference (ISO 11649 / SEPA)
Il formato del numero di riferimento utilizzato dalla tua clinica è configurato in Impostazioni. Per visualizzare o aggiornare le impostazioni, seleziona il Nome della località in alto a sinistra, quindi vai su Impostazioni > Generale > Organizzazione > Impostazioni organizzazione e seleziona Crea numeri di riferimento per le fatture.
Nota: queste impostazioni vengono in genere configurate durante l’implementazione. Le modifiche possono influire sui flussi di lavoro e sulla conformità. Contatta il tuo amministratore di sistema prima di apportare qualsiasi modifica.
Importa un file di pagamento bancario
Per importare un file di pagamento bancario e approvare i pagamenti in Provet:
Vai su Rapporti > Rapporti, seleziona il filtro Finanze e apri Elaborazione pagamento bancario in corso.
I file caricati in precedenza sono elencati nella tabella File caricati recentemente in fondo alla pagina. La tabella mostra il nome del file, la data, lo stato e il numero di transazioni elaborate. Puoi filtrare i file per stato oppure modificare manualmente lo stato di un file selezionando l’icona di modifica accanto allo stato.
Non trasformato: il file è stato caricato ma non è stato ancora controllato.
Non trasformato: il file è stato elaborato in parte. Questo stato viene visualizzato anche se il file contiene pagamenti non collegati a nessuna fattura in Provet. Se hai finito di elaborare il file, puoi modificare manualmente lo stato in Completo usando l’icona di modifica.
Completo: tutti i pagamenti applicabili sono stati elaborati.
Seleziona Scegli file e seleziona il file di pagamento bancario.
Assicurati che il file sia in un formato supportato prima di caricarlo. Vedi Formati file supportati sopra. Alcune banche esportano i file di pagamento in un formato diverso per impostazione predefinita. Se necessario, apri il file e salvalo in un formato supportato prima di caricarlo.
Seleziona Successivo. Provet carica il file e visualizza l’elenco delle transazioni.
Rivedi l’elenco delle transazioni. Le righe Non assegnato sono evidenziate in rosso. Ogni riga mostra uno dei seguenti stati:
Assegnato: è stata trovata una fattura corrispondente.
Non assegnato: non è stata trovata alcuna fattura corrispondente. Devi assegnare la fattura manualmente.
Puoi anche ignorare o non ignorare manualmente singole righe. Vengono elaborare solo le righe con lo stato Assegnato.
Per ogni riga Non assegnato, seleziona il pulsante azione alla fine della riga per aprire la finestra di dialogo Destina fattura a pagamento. La finestra mostra i dettagli del pagamento e i dati bancari grezzi. Cerca la fattura corretta utilizzando uno dei seguenti campi:
Cerca fattura: cerca per nome pagante o numero fattura.
Numero cliente: cerca per numero cliente.
Ricerca assicurazione: cerca per ID riferimento, Numero caso [assicurazione] oppure claim reference.
Somma dovuta: cerca per l’importo ancora dovuto sulla fattura.
Da pagare da parte del cliente: filtra per l’importo da pagare da parte del cliente.
Da pagare da parte della compagnia assicurativa: filtra per l’importo da pagare da parte di una compagnia assicurativa.
I risultati della ricerca mostrano solo fatture finalizzate.
Seleziona la fattura corretta dai risultati per evidenziarla, quindi seleziona Obiettivo selezionato. Lo stato della riga cambia in Assegnato.
Nota: se una riga di pagamento non riguarda alcuna fattura, lasciala come Non assegnato. Puoi chiudere la finestra senza destinazione selezionando Chiudi.
Se il file contiene pagamenti di compensazione assicurativa, assicurati che sia selezionato il tipo pagamento corretto per quelle righe.
Seleziona Accetta per confermare l’importazione. Provet contrassegna le fatture abbinate come pagate e visualizza un riepilogo dei pagamenti elaborati. Lo stato del file cambia in Completo. Se alcuni pagamenti non possono essere applicati, controlla la colonna Errori per i dettagli.
Se il file contiene pagamenti non collegati a nessuna fattura, lo stato del file potrebbe rimanere Non trasformato. Una volta terminata l’elaborazione, puoi modificare manualmente lo stato del file in Completo usando l’icona di modifica.
Risoluzione dei problemi
Perché il mio file non viene riconosciuto?
Se la tua banca fornisce un file BGMax come file .txt, rinomina l’estensione del file in .bgi prima del caricamento. In questo modo Provet riesce a riconoscere correttamente il file.
Perché il mio file viene caricato lentamente?
Rimuovi eventuali spazi dal nome del file e riprova il caricamento.
Perché i pagamenti assicurativi vengono visualizzati come pagamenti bancari?
I pagamenti provenienti da compagnie assicurative possono talvolta essere categorizzati come Pagamenti bancari invece che come Reclami assicurativi. Se succede, seleziona manualmente il tipo pagamento corretto durante il passaggio di destinazione.
Perché ricevo errori di abbinamento quando carico il mio file?
La combinazione di formati file diversi, come FI e CAMT, in un singolo file può causare errori di abbinamento. Usa file separati o conti bancari separati per formati di pagamento diversi.
Perché un pagamento assicurativo viene abbinato alla fattura errata?
Provet potrebbe non essere sempre in grado di determinare automaticamente se un pagamento debba essere applicato come pagamento del cliente o come pagamento assicurativo. Se succede, seleziona manualmente la fattura corretta durante il passaggio di destinazione.
Perché un pagamento assicurativo non è riuscito ad abbinarsi automaticamente?
Alcune integrazioni assicurative non utilizzano un numero di riferimento strutturato. Provet cerca invece gli identificatori nel testo del messaggio di pagamento. Se il messaggio contiene un refuso o non segue il formato previsto, l’abbinamento automatico potrebbe non riuscire. Seleziona manualmente la fattura corretta durante il passaggio di destinazione.