Provet supporta l'importazione di file di pagamento bancario per contrassegnare automaticamente le fatture finalizzate come pagate. Questo riduce l'elaborazione manuale dei pagamenti abbinando le transazioni bancarie in entrata alle fatture corrette utilizzando i numeri di riferimento. Le importazioni di file di pagamento bancario possono anche essere utilizzate per elaborare i pagamenti compensativi assicurativi.
La possibilità di visualizzare e caricare file di pagamento bancario dipende dalle autorizzazioni dell'utente .
Nota
La disponibilità di questa funzione dipende dal fatto che la tua banca supporti uno dei formati di file elencati di seguito. If you cannot see Bank payment processing in Provet, contatta il tuo account manager Provet o support@provet.com.
Formati file supportati
Contatta la tua banca per confermare il formato utilizzato per l'esportazione di estratto conto. Provet accetta i seguenti formati di file:
CAMT.053 e CAMT.054 (formato XML ISO 20022, ampiamente usato in Europa)
BGMax (utilizzato principalmente in Svezia)
SEK e SEK2 (utilizzati principalmente in Danimarca)
Come funziona l'abbinamento automatico della fattura
Quando si carica un file di pagamento bancario, Provet cerca di abbinare ogni pagamento ad una fattura finalizzata utilizzando il numero di riferimento incluso nel pagamento.
Se si trova una corrispondenza, la riga è contrassegnata come Targeted.
Se non viene trovata alcuna corrispondenza, la riga è contrassegnata come Untargeted. Puoi assegnare manualmente la fattura — vedi il passaggio 5 qui sotto.
Nota
Le righe che vengono automaticamente abbinate alle fatture con una somma di scadenza pari a 0 vengono ignorate per impostazione predefinita e non verranno elaborate.
Numeri di riferimento
I numeri di riferimento sono identificatori univoci generati quando una fattura è finalizzata. Sono stampati sulla fattura insieme ai dati del conto bancario. Quando un cliente include il numero di riferimento in un pagamento, Provet può abbinare automaticamente la transazione bancaria alla fattura corretta.
Provet supporta i seguenti formati di numeri di riferimento:
Numero di riferimento finlandese (viitenumero)
Numero di riferimento norvegese (KID)
Numero di riferimento svedese (OCR)
International Structured Credit Reference (ISO 11649 / SEPA)
Il formato del numero di riferimento utilizzato dalla tua clinica è configurato in Impostazioni. Per visualizzare o aggiornare le impostazioni, vai a Impostazioni > Generale > Organizzazione > Impostazioni Organizzazione e seleziona Crea numeri di riferimento per le fatture.
Nota
Queste impostazioni sono di solito configurate durante l'implementazione. Le modifiche possono influenzare i flussi di lavoro e la conformità. Contatta l'amministratore di sistema prima di apportare modifiche.
Importa un file di pagamento bancario
Per importare un file di pagamento bancario e approvare i pagamenti in Provet:
Vai su Reporting > Reports, seleziona il filtro Finanze e apri Elaborazione dei pagamenti bancari.
I file precedentemente caricati sono elencati nella tabella File caricati di recente nella parte inferiore della pagina. La tabella mostra il nome del file, la data, lo stato e il numero di transazioni elaborate. È possibile filtrare i file per stato o modificare manualmente lo stato di un file selezionando l'icona di modifica accanto allo stato.
non processato: il file è stato caricato ma non ancora revisionato.
non completato: il file è stato parzialmente elaborato. Questo stato appare anche se il file contiene pagamenti che non si riferiscono ad alcuna fattura in Provet. Se hai finito di elaborare il file, puoi modificare manualmente lo stato in Completato usando l'icona di modifica.
Completato: tutti i pagamenti applicabili sono stati elaborati.
Seleziona Scegli il file e seleziona il tuo file di pagamento bancario.
Assicurarsi che il file sia in un formato supportato prima di caricare. Vedere Formati di file supportati sopra. Alcune banche esportano file di pagamento in un formato diverso per impostazione predefinita. Se necessario, apri il file e salvalo in un formato supportato prima di caricarlo.
Seleziona Next. Provet carica il file e visualizza l'elenco delle transazioni.
Controlla l'elenco delle transazioni. Le righe non mirate sono evidenziate in rosso. Ogni riga mostra uno dei seguenti stati:
Targeted: è stata trovata una fattura corrispondente.
Untargeted: nessuna fattura corrispondente è stata trovata. Devi assegnare la fattura manualmente.
Puoi anche ignorare manualmente o annullare le singole righe. Solo le righe con lo stato Targeted sono elaborate.
Per ogni riga non mirata , selezionare il pulsante azione alla fine della riga per aprire la finestra di dialogo Fattura destinazione per il pagamento . La finestra di dialogo mostra i dettagli del pagamento e i dati bancari grezzi. Cerca la fattura corretta utilizzando uno dei seguenti campi:
Ricerca fatture : cerca per nome pagante o numero di fattura.
Numero cliente: cerca per numero cliente.
Ricerca assicurativa: ricerca per ID rivendicazione, numero di caso, o riferimento rivendicazione.
Due sum: cerca sulla fattura l'importo in sospeso.
To be paid by customer: filter by the amount to be paid by the client.
Da pagare da parte della compagnia di assicurazioni: filtra per l'importo che deve essere pagato da una compagnia di assicurazioni.
I risultati della ricerca mostrano solo fatture finalizzate.
Selezionare la fattura corretta dai risultati per evidenziarla, quindi selezionare Target selezionato. Lo stato della riga cambia a Targeted.
Nota
Se una riga di pagamento non si riferisce a nessuna fattura, lasciarla come Untargeted. È possibile chiudere la finestra di dialogo senza mirare selezionando Chiudi.
Se il file contiene pagamenti di compensazione assicurativa, assicurarsi che il tipo di pagamento corretto è selezionato per quelle righe.
Selezionare Accetta per confermare l'importazione. Provet contrassegna le fatture corrispondenti come pagate e visualizza un riassunto dei pagamenti elaborati. Le modifiche di stato del file a Completato. Se non è stato possibile applicare alcun pagamento, controllare la colonna Errori per i dettagli.
Se il file contiene pagamenti che non si riferiscono a nessuna fattura, lo stato del file potrebbe rimanere Non Completato. Una volta che hai finito di elaborare, puoi cambiare manualmente lo stato del file in Completato utilizzando l'icona di modifica.
Risoluzione Dei Problemi
Perché il mio file non viene riconosciuto?
Se la tua banca fornisce un file BGMax come file .txt, rinominare l'estensione del file a . gi prima di caricare. Questo permette a Provet di riconoscere correttamente il file.
Perché il mio file viene caricato lentamente?
Rimuovere gli spazi dal nome del file e riprovare a caricare.
Perché i pagamenti assicurativi vengono mostrati come pagamenti bancari?
I pagamenti da parte di compagnie di assicurazione possono talvolta essere classificati come pagamenti bancari invece di richieste di assicurazione. Se questo accade, selezionare manualmente il tipo di pagamento corretto durante la fase di destinazione.
Perché sto ottenendo errori corrispondenti durante il caricamento del mio file?
La combinazione di diversi formati di file, come FI e CAMT, in un singolo file può causare errori di corrispondenza. Utilizzare file separati o conti bancari separati per diversi formati di pagamento.
Perché un pagamento assicurativo corrisponde alla fattura sbagliata?
Provet potrebbe non essere sempre in grado di determinare automaticamente se un pagamento debba essere applicato come un pagamento del cliente o come un pagamento assicurativo. Se questo accade, selezionare manualmente la fattura corretta durante la fase di destinazione.
Perché un pagamento assicurativo non è riuscito ad abbinare automaticamente?
Alcune integrazioni assicurative non utilizzano un numero di riferimento strutturato. Provet cerca invece identificatori nel testo del messaggio di pagamento. Se il messaggio contiene un typo o non segue il formato previsto, la corrispondenza automatica potrebbe fallire. Selezionare manualmente la fattura corretta durante la fase di destinazione.