Provet consente di importare file di pagamento per contrassegnare automaticamente come pagate le fatture finalizzate. In questo modo si riduce l'elaborazione manuale dei pagamenti, abbinando le transazioni bancarie in entrata alle fatture corrette tramite i numeri di riferimento. L'importazione dei file di pagamento può essere usata anche per elaborare i pagamenti delle compensazioni assicurative.
Puoi importare un file di pagamento bancario, ad esempio un estratto conto esportato, oppure un file Excel compilato manualmente.
La possibilità di visualizzare e caricare file di pagamento e di modificare le impostazioni dell'organizzazione dipende dai tuoi permessi utente.
In precedenza, l'Importatore di Pagamenti Batch si chiamava Elaborazione pagamento bancario in corso. Il nome è stato cambiato perché ora può importare anche file diversi da quelli di pagamento bancario, ad esempio file Excel con i tuoi metodi di pagamento.
Nota: l'Importatore di Pagamenti Batch viene reso disponibile alle cliniche gradualmente. Se non è ancora visibile in Provet, contatta il tuo responsabile account Provet oppure support@provet.com.
Formati di file supportati
L'Importatore di Pagamenti Batch accetta i seguenti formati di file di pagamento:
CAMT.053 e CAMT.054 (formato XML ISO 20022, ampiamente usato in Europa)
BGMax (usato principalmente in Svezia)
SEK e SEK2 (usati principalmente in Danimarca)
Excel (.xlsx)
Per importare un file bancario, contatta la tua banca e verifica quale formato usa per esportare gli estratti conto.
Per importare un file Excel, puoi usare come modello il file di esempio disponibile nella pagina di caricamento.
Come funziona l'abbinamento automatico delle fatture
Quando carichi un file di pagamento, Provet prova ad abbinare ogni pagamento a una fattura finalizzata usando il numero di riferimento incluso nel pagamento.
Se è disponibile un abbinamento, la riga viene contrassegnata come Assegnato.
Se non è disponibile un abbinamento, la riga viene contrassegnata come Non assegnato. Puoi assegnare la fattura manualmente: vedi il passaggio 5 qui sotto.
L'abbinamento automatico prende in considerazione solo le fatture degli Ultimi 12 mesi. Assegna manualmente le fatture più vecchie.
Nota: per impostazione predefinita, le righe abbinate automaticamente a fatture con una somma dovuta pari a 0 vengono ignorate e non elaborate.
Numeri di riferimento
I numeri di riferimento sono identificativi univoci generati quando una fattura viene finalizzata. Sono stampati sulla fattura insieme ai dati del conto corrente bancario. Quando un cliente include il numero di riferimento nel pagamento, Provet può abbinare automaticamente la transazione bancaria alla fattura corretta.
Provet supporta i seguenti formati di numero di riferimento:
Numero di riferimento finlandese (viitenumero)
Numero di riferimento norvegese (KID)
Numero di riferimento svedese (OCR)
International Structured Creditor Reference (ISO 11649 / SEPA)
Il formato del numero di riferimento usato dalla clinica si configura in Impostazioni. Per visualizzare o aggiornare le impostazioni, seleziona il nome della clinica in alto a sinistra, quindi vai a Impostazioni > Generale > Organizzazione > Impostazioni organizzazione e seleziona Crea numeri di riferimento per le fatture.
Nota: queste impostazioni vengono in genere configurate durante l'implementazione. Le modifiche possono influire sui flussi di lavoro e sulla conformità. Prima di apportare modifiche, contatta l'amministratore di sistema.
Rendere disponibile un metodo di pagamento nell'Importatore di Pagamenti Batch
I pagamenti importati possono essere assegnati ai metodi di pagamento personalizzati della clinica, ad esempio a un recupero crediti o a uno storno. Per poter usare un metodo di pagamento nell'Importatore di Pagamenti Batch, è necessario abilitarlo nelle impostazioni dell'organizzazione. La possibilità di modificare queste impostazioni dipende dai tuoi permessi utente.
Seleziona il nome della clinica in alto a sinistra, quindi vai a Impostazioni > Generale > Organizzazione e seleziona Metodi di pagamento.
Seleziona il pulsante di modifica nella riga del metodo di pagamento. Si apre la finestra Modifica metodo di pagamento.
Seleziona In Importatore di Pagamenti Batch.
Seleziona Salva.
Durante l'importazione è possibile assegnare solo i metodi di pagamento abilitati. La colonna In importazione batch nella tabella dei metodi di pagamento indica quali metodi sono abilitati. La stessa impostazione è disponibile quando crei un metodo di pagamento con Aggiungi e non è selezionata per impostazione predefinita.
Metodi di pagamento in un file Excel
Un file Excel importato nell'Importatore di Pagamenti Batch può contenere una colonna relativa al metodo di pagamento (payment_method). Provet abbina ogni riga a un metodo di pagamento abilitato in base al nome.
Se la colonna è vuota, alla riga viene assegnato il pagamento bancario oppure il reclamo assicurativo se la riga corrisponde a un reclamo. I file bancari vengono sempre gestiti in questo modo, perché non hanno una colonna relativa al metodo di pagamento.
Se la colonna contiene un nome che non corrisponde a nessun metodo di pagamento abilitato, la riga resta senza un metodo di pagamento. Selezionalo manualmente durante la fase di assegnazione.
Importare un file di pagamento
Per importare un file di pagamento e approvare i pagamenti in Provet:
Vai a Rapporti > Rapporti, seleziona il filtro Finanze e apri Importatore di Pagamenti Batch.
I file caricati in precedenza sono elencati nella tabella File caricati recentemente in fondo alla pagina. La tabella mostra il nome del file, la data, lo stato e il numero di transazioni elaborate. Puoi filtrare i file per stato oppure modificarne manualmente lo stato selezionando l'icona di modifica accanto allo stato.
Non trasformato: il file è stato caricato, ma non è ancora stato esaminato.
Incompleto: il file è stato elaborato solo in parte. Questo stato viene visualizzato anche se il file contiene pagamenti non associati ad alcuna fattura in Provet. Se hai terminato l'elaborazione del file, puoi modificarne manualmente lo stato in Completo usando l'icona di modifica.
Completo: tutti i pagamenti applicabili sono stati elaborati.
Seleziona Fare clic o rilasciare i file qui per caricarli e scegli il file di pagamento, oppure trascinalo nell'area di caricamento.
Prima di caricare il file, verifica che sia in un formato supportato. Vedi Formati di file supportati sopra. Alcune banche esportano i file di pagamento in un formato diverso per impostazione predefinita. Se necessario, apri il file e salvalo in un formato supportato prima di caricarlo.
Seleziona Successivo. Provet carica il file e mostra l'elenco delle transazioni.
Le intestazioni delle colonne vengono abbinate indipendentemente dall'uso di maiuscole, minuscole, spazi o trattini bassi.
Se il file contiene due colonne per lo stesso campo, Provet lo rifiuta. Rimuovi la colonna in più e carica nuovamente il file.
Dopo il caricamento, vengono elencate le colonne non usate dall'importatore, così puoi verificare che non manchi nulla.
Esamina l'elenco delle transazioni. Le righe Non assegnato sono evidenziate in rosso. Ogni riga mostra uno dei seguenti stati:
Assegnato: è stata trovata una fattura corrispondente.
Non assegnato: non è stata trovata alcuna fattura corrispondente. Devi assegnare la fattura manualmente. La riga mostra il numero di fattura indicato nel file, così puoi vedere quale numero è stato cercato.
Puoi anche ignorare o annullare l'ignoramento di singole righe manualmente. Vengono elaborate solo le righe con stato Assegnato.
Per ogni riga Non assegnato, seleziona il pulsante Azione alla fine della riga per aprire la finestra Destina fattura a pagamento. La finestra mostra i dettagli di pagamento e i dati bancari grezzi. Cerca la fattura corretta usando uno dei seguenti campi:
Cerca fattura: cerca per nome pagante o numero fattura. Puoi inserire il numero di fattura così come appare sulla fattura, incluso il prefisso.
Numero cliente: cerca per numero cliente.
Ricerca assicurazione: cerca per ID riferimento, Numero caso [assicurazione] o riferimento del reclamo.
Somma dovuta: cerca in base all'importo in sospeso sulla fattura.
Da pagare da parte del cliente: filtra in base all'importo che deve pagare il cliente.
Da pagare da parte della compagnia assicurativa: filtra in base all'importo che deve pagare una compagnia assicurativa.
I risultati della ricerca mostrano solo le fatture finalizzate.
Seleziona la fattura corretta tra i risultati per evidenziarla, quindi seleziona Obiettivo selezionato. Lo stato della riga cambia in Assegnato.
Nota: se una riga di pagamento non è associata ad alcuna fattura, lasciala come Non assegnato. Puoi chiudere la finestra senza assegnare la riga selezionando Chiudi.
Verifica che per ogni riga sia selezionato il metodo di pagamento corretto.
Seleziona Accetta per confermare l'importazione. Provet contrassegna come pagate le fatture abbinate e mostra un riepilogo dei pagamenti elaborati. Lo stato del file cambia in Completo. Se non è stato possibile applicare alcuni pagamenti, consulta la colonna Errori per i dettagli.
Se il file contiene pagamenti non associati ad alcuna fattura, lo stato del file potrebbe restare Incompleto. Una volta terminata l'elaborazione, puoi modificare manualmente lo stato del file in Completo usando l'icona di modifica.
Risoluzione dei problemi
Dov'è finita la funzione per importare i pagamenti?
Lo strumento Elaborazione pagamento bancario in corso, usato per importare direttamente nelle fatture i pagamenti con numero di riferimento da un file bancario o Excel, è stato rinominato Importatore di Pagamenti Batch. Vai a Rapporti > Rapporti, seleziona il filtro Finanze e apri Importatore di Pagamenti Batch.
Perché il mio file non viene riconosciuto?
Se la tua banca fornisce un file BGMax in formato .txt, rinomina l'estensione del file in .bgi prima di caricarlo. In questo modo Provet potrà riconoscere correttamente il file.
Perché il caricamento del file è lento?
Rimuovi gli spazi dal nome del file e prova a caricarlo di nuovo.
Perché i pagamenti assicurativi vengono visualizzati come pagamenti bancari?
A volte i pagamenti delle compagnie assicurative possono essere classificati come Pagamenti bancari anziché come Reclami assicurativi. In tal caso, seleziona manualmente il tipo di pagamento corretto durante la fase di assegnazione.
Perché ricevo errori di abbinamento quando carico il file?
La combinazione di formati di file diversi, ad esempio FI e CAMT, in un unico file può causare errori di abbinamento. Usa file separati o conti correnti bancari distinti per i diversi formati di pagamento.
Perché un pagamento assicurativo è stato abbinato alla fattura sbagliata?
Provet potrebbe non riuscire sempre a determinare automaticamente se un pagamento debba essere applicato come pagamento del cliente o come pagamento assicurativo. In tal caso, seleziona manualmente la fattura corretta durante la fase di assegnazione.
Perché non è stato possibile abbinare automaticamente un pagamento assicurativo?
Alcune integrazioni assicurative non usano un numero di riferimento strutturato. Provet cerca invece gli identificativi nel testo del messaggio di pagamento. Se il messaggio contiene un errore di battitura o non rispetta il formato previsto, l'abbinamento automatico potrebbe non riuscire. Seleziona manualmente la fattura corretta durante la fase di assegnazione.
Perché la fattura non è stata abbinata automaticamente anche se il numero di riferimento è corretto?
L'abbinamento automatico prende in considerazione solo le fatture degli Ultimi 12 mesi. Assegna manualmente le fatture più vecchie durante la fase di assegnazione.
È meglio usare l'Importatore di Pagamenti Batch o il rapporto Registro dei pagamenti?
Il rapporto Registro dei pagamenti non consente di importare file, ma permette di copiare il tipo di pagamento dalla prima riga a tutte le altre. Usa l'Importatore di Pagamenti Batch per importare un file.