Puoi ultimare e inviare fatture a più Clienti contemporaneamente. Invece di elaborare ogni fattura singolarmente, puoi selezionare un gruppo di fatture, prepararle, comporre l'e-mail e inviare tutto in un'unica operazione. Questo consente di risparmiare tempo al personale di Finanze e Accettazione durante i normali cicli di Fatturazione.
Puoi avviare questo flusso da due punti:
La lista Fatture — per inviare fatture a più Clienti contemporaneamente.
La pagina di un Cliente — per inviare fatture a un singolo Cliente.
Prima di iniziare
Assicurati che gli indirizzi e-mail dei Clienti siano registrati nel sistema prima dell'invio.
Possono essere inviate solo fatture Finalizzato. Puoi ultimare le Bozza fattura come parte di questo flusso.
Inizia
Puoi accedere al pulsante Invia come e-mail da due punti:
Dalla lista Fatture:
Vai su Fatturazione > Fatture.
Usa i filtri o il campo di ricerca per limitare l'elenco alle fatture che vuoi elaborare.
Fai clic su una riga per selezionare una fattura. La barra degli strumenti Azione appare nella parte inferiore della pagina. Per aggiungere altre fatture alla selezione, fai clic su righe aggiuntive oppure seleziona "Seleziona tutta la pagina" o "Seleziona tutto" per includere tutte le fatture su tutte le pagine.
Nella barra degli strumenti, seleziona Azione > Invia come e-mail.
Da una pagina del Cliente:
Apri la pagina del Cliente.
Vai su Fatturazione > Fatture.
Seleziona le fatture che vuoi inviare.
Seleziona Azione > Invia come e-mail.
Passo 1: Prepara fatture
Le fatture selezionate vengono visualizzate nel gruppo Pronto. Si tratta di fatture Finalizzato che possono essere inviate.
Se la selezione include Bozza fattura, viene visualizzato anche un gruppo Necessita di finalizzazione. Le Bozza fattura devono essere Finalizzato prima di poter essere inviate.
Se tutte le fatture selezionate sono già Finalizzato, puoi procedere direttamente al prossimo passo.
Se la sezione Necessita di finalizzazione contiene Bozza fattura che vuoi includere:
Seleziona la casella di controllo accanto a ciascuna Bozza fattura che vuoi Finalizzato oppure seleziona Ultimare tutte le Bozza fattura per selezionarle tutte. Lo stato di ogni fattura selezionata viene aggiornato per mostrare Bozza → Finalizzato.
Seleziona Continua. Si apre una finestra di conferma.
Rivedi la conferma. La finestra mostra quante fatture verranno Finalizzato e avvisa che le fatture Finalizzato non possono essere riportate a Bozza. Se alcune fatture non possono essere Finalizzato, fai clic su Mostra fatture che non possono essere finalizzate per vedere il motivo. Puoi navigare verso queste fatture per risolvere eventuali problemi prima di riprovare.
Seleziona Finalizza e continua per procedere.
Per aprire una scheda Cliente o rivedere una fattura, seleziona il Nome Cliente o il Numero di fattura. Ogni collegamento si apre in una nuova scheda.
Se nella selezione sono incluse fatture per Clienti con aliquote Iva alternative, viene visualizzato il seguente avviso: "Se le fatture selezionate includono tipologie di Cliente con aliquote Iva alternative, tali aliquote verranno applicate automaticamente." Non è richiesta alcuna Azione: le aliquote corrette vengono applicate automaticamente durante l'ultimazione.
Nota: Se alcuni Clienti nella selezione non hanno un indirizzo e-mail, vengono segnalati prima dell'invio. Queste fatture vengono escluse dall'invio.
Passo 2: Dettagli e allegati
Scegli cosa includere in ogni e-mail del Cliente. Sono disponibili le seguenti opzioni:
Consenti al Cliente di dare un feedback
Ricevute di pagamento come Allegato
Fattura/ricevuta come Allegato
Includi Visita & anamnesi del paziente
Includi Informazioni sul trattamento
Includi Istruzioni di dimissione
Nota che l'opzione Includi Istruzioni di dimissione non apporta modifiche alle fatture di vendita al banco o alle fatture consolidate.
Seleziona Continua.
Passo 3: Compone e-mail
Seleziona il Mittente, quindi inserisci la riga dell'Oggetto e il Corpo dell'e-mail per il messaggio che verrà inviato ai Clienti.
Per usare un Modello salvato, seleziona + Aggiungi modello e-mail, trova il modello che vuoi usare e seleziona Aggiungi. Il testo del Modello viene aggiunto al Corpo dell'e-mail.
Seleziona Continua.
Passo 4: Rivedi e invia
Rivedi il Sommario prima dell'invio, includendo:
I Clienti a cui verrà inviata l'e-mail, con i rispettivi Indirizzi e-mail e le fatture incluse per ciascun Cliente
Il Mittente
I Dettagli e gli Allegati selezionati
La riga dell'Oggetto e il Corpo dell'e-mail
Se è necessario modificare qualcosa, seleziona Indietro per tornare al passo pertinente.
Quando sei pronto, seleziona Invia e-mail. Viene visualizzato un messaggio di conferma quando le e-mail sono state inviate correttamente.
Viene inviata un'e-mail per Cliente, combinando tutte le fatture e gli allegati selezionati in un unico messaggio.
Dopo l'invio
Una volta inviate le e-mail, ogni fattura viene contrassegnata come Inviato nella lista Fatture, con la Data e orario registrata nella colonna Inviato.
Puoi visualizzare l'e-mail inviata nella scheda Comunicazione del Cliente.