Le Conversazioni sono uno strumento di messaggistica SMS integrato in Provet che offre alla tua clinica una casella di posta condivisa per la comunicazione con i clienti. I messaggi sono organizzati in conversazioni a thread collegate alle registrazioni dei clienti, così il personale può visualizzare la cronologia dei messaggi, fare triage dei messaggi in entrata, assegnare le conversazioni e rispondere con tutto il contesto.
Con le Conversazioni, puoi:
Inviare e ricevere messaggi SMS con i clienti
Visualizzare tutti i messaggi SMS dei clienti in un’unica casella di posta condivisa
Tracciare i messaggi non letti e gli aggiornamenti in tempo reale
Vedere notifiche in tempo reale e indicatori dei messaggi non letti
Abbina automaticamente i messaggi in entrata alle registrazioni dei clienti
Imposta lo stato e la priorità di ogni conversazione
Assegnare le conversazioni ai membri del personale
Prima di iniziare
Una volta configurate da Provet, gli amministratori devono concedere agli utenti i permessi richiesti per usare le Conversazioni.
Seleziona il Nome della località in alto a sinistra, quindi vai su Impostazioni > Utenti > Gruppi permesso > Conversations.
Seleziona le caselle di controllo Lettura e Scrittura.
Tutti gli utenti con il permesso per le conversazioni abilitato possono visualizzare e usare le Conversazioni dal menu principale.
Apri la casella di posta delle Conversazioni
La casella di posta delle Conversazioni mostra tutte le conversazioni SMS della tua clinica. Per aprirla, seleziona Conversations dal menu principale.
La casella di posta visualizza un elenco di tutte le conversazioni a sinistra. Ogni voce mostra il Nome cliente (oppure il Numero di telefono per mittenti sconosciuti), un’anteprima del messaggio, la Data e il livello di priorità. Seleziona una conversazione per visualizzare l’intero thread del messaggio a destra.
Avvia una nuova conversazione
Seleziona Conversations dal menu principale.
Seleziona il pulsante con la matita accanto a Tutte le conversazioni per comporre un nuovo messaggio.
Cerca un cliente nel pannello Destinatari. I risultati della ricerca mostrano il Nome cliente e il Numero di telefono.
Seleziona il cliente a cui vuoi inviare il messaggio.
Inserisci il tuo messaggio nel campo di testo in fondo alla conversazione.
Seleziona il pulsante Invia oppure premi Invia sulla tua tastiera.
Rispondi a una conversazione
Seleziona una conversazione dall’elenco della casella di posta.
Inserisci il tuo messaggio nel campo di testo in fondo alla conversazione.
Seleziona il pulsante Invia oppure premi Invia.
Filtra conversazioni
Puoi filtrare le conversazioni per Utente assegnato, stato e/o priorità per trovare messaggi specifici nella tua casella di posta.
Per filtrare le conversazioni, usa i menu a discesa in alto nell’elenco delle conversazioni:
Utente assegnato: Filtrare per l’utente a cui è assegnata la conversazione.
Stato: Filtra per Tutto stato, Aperto o Risolto.
Priorità: Filtrare per Tutto priorità, Basso, Normale o Alto.
Gestisci lo stato della conversazione
Ogni conversazione ha uno stato che ti aiuta a tenere traccia del tuo flusso di lavoro. Una conversazione può essere Aperto (attivo) o Risolto (chiuso).
Per risolvere una conversazione, seleziona il pulsante Risoluzione nell’angolo in alto a destra della conversazione.
Per riaprire una conversazione risolta, seleziona il pulsante Riapri nell’angolo in alto a destra della conversazione.
Imposta la priorità della conversazione
Puoi impostare un livello di priorità per aiutare il triage delle conversazioni. I livelli di priorità disponibili sono Basso, Normale e Alto.
Per cambiare la priorità, seleziona l’etichetta di priorità nell’intestazione della conversazione e scegli un livello dal menu a discesa.
Assegna una conversazione
Puoi assegnare una conversazione a te stesso o a un altro membro del personale per continuare la discussione.
Per assegnare una conversazione, seleziona l’etichetta Non assegnato nell’intestazione della conversazione. Si apre un menu a discesa con un elenco dei membri del personale.
Seleziona un nome per assegnare la conversazione, oppure seleziona Rimuovi assegnazione per rimuovere l’assegnazione.
Visualizza i messaggi non letti e le notifiche in tempo reale
I nuovi messaggi in entrata compaiono automaticamente nella casella di posta delle Conversazioni. Le conversazioni con messaggi non letti mostrano un indicatore di non lettura nell’elenco delle conversazioni, così il personale può identificare rapidamente i messaggi che richiedono attenzione.
Abbina automaticamente i clienti
I messaggi SMS in entrata vengono abbinate automaticamente alle registrazioni dei clienti quando possibile. Questo aiuta il personale a visualizzare l’intera conversazione nel contesto corretto del cliente. Se un Numero di telefono non è abbinate a un cliente, la conversazione viene comunque mostrata nella casella di posta usando il Numero di telefono del mittente.