Le impostazioni per il blocco del periodo finanziario sono disponibili sia a livello di organizzazione sia a livello della Posizione della clinica. Servono a impedire che gli eventi finanziari vengano retrodatati a periodi precedenti per i quali è già stata completata la riconciliazione, ad esempio al mese o all’anno precedente. Una volta chiuso il periodo finanziario, non è possibile assegnare agli eventi finanziari, come fatture o pagamenti, una data precedente a quella di chiusura.

Il blocco del periodo finanziario viene abilitato e configurato principalmente a livello della Posizione della clinica, tramite tre impostazioni. In questo modo ogni Posizione della clinica può gestire e personalizzare in autonomia la chiusura del proprio periodo finanziario. Queste impostazioni sono particolarmente utili per bloccare automaticamente i dati finanziari mensili dopo la riconciliazione.

Per trovare le impostazioni per il blocco del periodo finanziario, vai a Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Finanze, nella sezione Periodo finanziario e date.

Questa prima impostazione di chiusura del periodo finanziario può essere configurata manualmente oppure viene aggiornata automaticamente quando sono attive le impostazioni 2 e 3. È un campo per l’inserimento di una data, ad esempio 03/04/2022. La data inserita stabilisce il limite oltre il quale non è possibile retrodatare gli eventi finanziari.

Quando questa impostazione è nello stato Abilitato, viene resa disponibile l’impostazione 3 e viene aggiornato automaticamente anche il campo della data dell’impostazione 1. Con il blocco in modalità automatica, ogni mese viene bloccato alla scadenza prevista, così gli eventi finanziari non possono essere retrodatati a un mese già riconciliato. La data inserita automaticamente nell’impostazione 1 corrisponde sempre all’ultima data del mese precedente.

Questa impostazione definisce il giorno del mese in cui viene aggiornata automaticamente la Prima data possibile per eventi finanziari. In quel giorno, la prima data possibile viene impostata sull’ultimo giorno del mese precedente. Modificare questa impostazione non aggiorna subito la prima data possibile.

Ad esempio, modifichi questa impostazione il 20 febbraio:

Scegli un giorno che dia al personale addetto alla contabilità abbastanza tempo per riconciliare il mese precedente. Ad esempio, se la riconciliazione richiede normalmente 10 Giorni, seleziona 10 o un giorno poco successivo. Scegliendo un giorno più avanti, si lascia più tempo per retrodatare gli eventi finanziari a un mese già riconciliato.

Se il valore della data scelto non è disponibile nel mese attuale (29, 30 o 31), per quel mese viene usato come giorno di attivazione l’ultimo giorno disponibile.

La chiusura del periodo finanziario può essere gestita anche a livello di organizzazione, aggiornando manualmente tre impostazioni quando necessario.

Per trovare le impostazioni organizzazione per il blocco del periodo finanziario, vai a Impostazioni > Generale > Organizzazione, nella sezione Impostazioni organizzazione.

Questa è la prima impostazione. Consente di abilitare o disabilitare la funzionalità, mostra le impostazioni 2 e 3 e permette di gestire il blocco del periodo finanziario a livello di organizzazione.

L’impostazione 2 è un campo per l’inserimento di una data. È simile all’impostazione 1 a livello della Posizione della clinica e definisce la data prima della quale non è possibile datare gli eventi finanziari. Viene usata insieme all’impostazione 3.

Questa impostazione è un campo di tipo casella. Selezionandolo e salvando le impostazioni, la data dell’impostazione 2 a livello di organizzazione sostituisce quella configurata a livello della Posizione della clinica nell’impostazione 1 descritta sopra. Questa operazione aggiorna manualmente la data di chiusura del periodo finanziario per tutte le sedi. Non attiva aggiornamenti automatici successivi della data.