Prepara un file per il caricamento.
Seleziona il Nome della clinica in alto a sinistra, quindi vai su Impostazioni > Importa ed esporta > Importa da file.
Trascina un file nell’area di caricamento oppure seleziona l’area per scegliere un file dal tuo dispositivo. In alternativa, puoi selezionare un file che hai caricato in precedenza dall’elenco a discesa File esistente. Puoi importare un file alla volta. I tipi di file supportati sono XLSX, XLS e XML. Un file non deve superare i 5 MB.
Seleziona il Modello di importazione dall’elenco a discesa Modello Provet.
Seleziona Successivo.
Nella pagina Mappatura aiuti il sistema a comprendere i dati di origine. Mappa i dati di origine sui campi dati Provet, come richiesto.
Le colonne del file vengono mostrate sul lato sinistro, insieme a eventuali campi dati mappati automaticamente.
I campi Provet non mappati vengono mostrati a destra. Trascina a sinistra i campi di cui hai bisogno per abbinarli alle colonne di origine.
Alcuni campi potrebbero essere richiesti per la mappatura. Puoi trovarli nella relativa categoria, sul lato destro.
Alcuni campi potrebbero richiedere una sotto-mappatura. Questo significa aprire il campo per la modifica utilizzando il pulsante della penna bianca una volta che si trova sul lato sinistro e apportare le eventuali regolazioni o mappature necessarie. Ad esempio, se stai importando articoli con percentuali di Iva (tassa sulle vendite) diverse, potresti dover abbinare manualmente i tuoi dati ai gruppi nel sistema, se l’importatore non riesce a mappare automaticamente.
La colonna Stato all’estrema sinistra mostra lo stato della mappatura dei campi che sono stati mappati. Se viene visualizzato “Mappato”, tutto dovrebbe essere corretto. Se invece viene visualizzato “Incompleto”, devi aprire il campo per la modifica e verificare che tutti gli elementi siano stati sotto-mappati correttamente al suo interno.
Seleziona Successivo.
Nella pagina Anteprima importa, rivedi i risultati dell’importazione riga per riga e campo per campo. La pagina indica se ogni oggetto importato è nuovo o se verrà aggiornato un oggetto esistente. Eventuali errori vengono visualizzati in rosso insieme ai relativi messaggi. Puoi esportare gli errori come file Excel utilizzando il pulsante Errori di esportazione. Puoi comunque procedere con l’importazione anche se ci sono alcuni errori: in questo caso verranno importate le righe senza errori. L’anteprima potrebbe anche mostrare alcune elaborazioni automatiche eseguite dal sistema. Per maggiori informazioni, vedi Automatic Calculations in Import from File. Tieni presente che il caricamento dell’anteprima potrebbe richiedere del tempo, a seconda delle dimensioni del file e dei tipi di dati coinvolti.
Se il file contiene più di 100 oggetti, Provet caricherà automaticamente solo un campione delle righe. A questo punto puoi scegliere se selezionare il pulsante Anteprima di tutte le voci per caricare l’anteprima completa (potrebbe richiedere più tempo) oppure procedere direttamente con l’importazione.
Dopo aver controllato l’anteprima, seleziona Avvia importazione.
Verrai indirizzato alla pagina Importa progresso, che ti consente di seguire lo stato di avanzamento dell’importazione. L’importazione verrà elaborata in background e puoi lasciare o aggiornare la pagina se vuoi. Una volta completato con successo tutto, viene visualizzato uno stato verde successo. Il tempo totale necessario per completare l’importazione dipende generalmente dalle dimensioni del file; in genere l’importazione non dovrebbe richiedere più di pochi minuti. Se durante l’importazione alcune righe sono fallite, puoi scaricare gli errori dalla colonna Azioni.
Nota: le importazioni funzionano a lotti da 250 oggetti alla volta, con un timeout dopo 20 minuti. Gli aggiornamenti sono più rapidi delle nuove importazioni perché vengono aggiornati solo campi specifici.
Esempio: se vengono importati 1000 oggetti, potrebbe essere meglio dividerli in 2 importazioni.
Suggerimenti e note aggiuntive sulla mappatura
Puoi modificare le opzioni aggiuntive dei campi dati nella fase di Mappatura
Alcuni campi possono essere designati come campi chiave con l’opzione Utilizzare come campo chiave nella scheda del campo dati. Il sistema cercherà quindi gli oggetti esistenti nel database e li aggiornerà, invece di creare nuovi articoli. L’uso del campo chiave è fondamentale se vuoi aggiornare oggetti esistenti. Se hai esportato alcuni dati dal sistema e vuoi aggiornarli, per poi re-importarli, in genere l’Oggetto ID viene usato come campo chiave per l’abbinamento perché fa parte dell’esportazione. In generale, qualsiasi valore univoco può essere valido per l’uso come campo chiave. Nei casi avanzati, è anche possibile usare più campi chiave contemporaneamente.
Se i nomi delle colonne dei dati del file sono esattamente gli stessi di quelli in Provet, la mappatura automatica dovrebbe avvenire nella fase di Mappatura.
La mappatura automatica può avvenire anche per le opzioni sotto-mappabili. Ad esempio, se denomini i Sottogruppi oggetti nel file nello stesso modo in cui sono configurati in Provet, dovrebbe avvenire automaticamente anche la sotto-mappatura.
Puoi anche aggiungere nuovi dati (valori di default personalizzati) all’importazione trascinando un campo dati nell’area inferiore sul lato sinistro nella fase di Mappatura (area denominata “Trascinare il campo qui per aggiungerlo all'importazione”). A quel punto puoi usare il pulsante della penna bianca per aprire il campo in modifica e usare l’opzione “Sostituire tutti con il valore predefinito” per impostare un nuovo valore di default. Tutti gli oggetti importati riceveranno quindi questo valore come nuovo valore di default.
Quando carichi gli oggetti, puoi, come opzione avanzata, creare sottogruppi direttamente con l’importazione. È a questo scopo che servono i campi Sottogruppo oggetto 1, 2 e 3. Se invece vuoi semplicemente mappare su sottogruppi esistenti, usa il campo regolare Sottogruppo oggetto.
I campi disponibili per la mappatura dipendono dal modello selezionato nel passaggio 4. Ad esempio, l’importazione del modello Utenti utilizza campi come quelli descritti in Create and Manage User Accounts.