Questo articolo spiega come gestire e tracciare i farmaci controllati per rispettare gli obblighi di legge e di reportistica. L’uso di un sistema di numero di tracciamento univoco garantisce una documentazione precisa per queste sostanze.
I farmaci controllati e i numeri di tracciamento non sono utilizzati in tutti i mercati. Dipende dai requisiti normativi. In alcuni mercati, la funzione dei farmaci controllati viene usata anche senza numeri di tracciamento per contrassegnare semplicemente i farmaci come sostanze controllate, in modo che possano essere esclusi dai report tramite un filtro.
Configura il tracciamento delle sostanze controllate
Per usare i numeri di tracciamento per i farmaci controllati, devi abilitare la funzione nelle Impostazioni organizzazione e poi contrassegnare ogni articolo come sostanza controllata. Accedi a Impostazioni selezionando il Nome della clinica in alto a sinistra.
Vai su Impostazioni > Generale > Impostazioni organizzazione.
Seleziona Abilita numeri tracking. Questa impostazione abilita la funzione dei farmaci controllati e rende visibile una sezione dedicata Farmaci controllati nel menu Inventario.
Contrassegna un farmaco come sostanza controllata
Vai su Catalogo > Oggetti.
Individua l’oggetto del farmaco e seleziona il pulsante a forma di penna. Puoi anche creare un nuovo oggetto selezionando il pulsante Aggiungi oggetto.
Nella finestra dell’oggetto, vai alla scheda Scorte.
Seleziona la casella di controllo Sostanza controllata.
Seleziona Salva.
Quando l’oggetto è contrassegnato come farmaco controllato, in punti specifici compare un’icona a triangolo, ad esempio quando aggiungi il farmaco a una Visita.
Aggiungi un farmaco controllato alle scorte
Puoi aggiungere nuove confezioni di farmaci controllati direttamente dalla vista Farmaci controllati oppure tramite un ordine d’acquisto/fattura d’acquisto. Quando viene aggiunto un nuovo farmaco controllato ricevuto, gli viene assegnato automaticamente un numero di tracciamento univoco.
Nota: Per i farmaci controllati con numeri di tracciamento, non puoi aggiungere scorte non tracciate né creare voci di scorte basate su Partita dalla pagina Scorte: queste opzioni non vengono mostrate per gli oggetti tracciati. Usa invece uno dei due metodi basati su numeri di tracciamento indicati di seguito.
Per aggiungere un farmaco controllato dalla vista Farmaci controllati:
Vai su Inventario > Farmaci controllati.
Seleziona il pulsante Aggiungi medicinale controllato ricevuto nella parte superiore della pagina.
Cerca il farmaco controllato nel campo di ricerca della finestra di dialogo che si apre.
Quando selezioni un farmaco, nella finestra verrà indicato il nuovo numero di tracciamento. Seleziona la data corretta nel campo Aggiunto.
Seleziona Salva.
In alternativa, aggiungi un farmaco controllato tramite un ordine d’acquisto o una fattura d’acquisto:
Vai su Inventario > Ordini per trovare l’ordine d’acquisto o la fattura d’acquisto pertinente.
Seleziona il pulsante a forma di penna alla fine della riga.
Seleziona il pulsante del segno di spunta per confermare l’oggetto ricevuto. Aggiungi i farmaci controllati una riga alla volta.
Nella finestra di dialogo Aggiungi oggetto controllato alle scorte verrà indicato un numero di tracciamento. Ricorda di scrivere questo numero sulla confezione/bottiglia.
Seleziona Salva.
Dividi un numero di tracciamento
Se una confezione di farmaco contiene più unità, puoi suddividere il numero di tracciamento principale (ad es. 123) in unità singole, ciascuna con il proprio numero di tracciamento univoco (ad es. 123.1, 123.2, ecc.).
Vai su Inventario > Farmaci controllati.
Individua l’oggetto e seleziona il pulsante Dividi alla fine della riga dell’oggetto.
Nella finestra di dialogo che si apre, seleziona il pulsante Dividi per confermare.
Registra utilizzo e perdita
Quando i numeri di tracciamento sono abilitati, devi selezionare il numero di tracciamento specifico dell’oggetto quando usi un farmaco controllato in una Visita. La vista Farmaci controllati mantiene una registrazione dettagliata di ogni articolo, incluso quando è stato aggiunto alle scorte, a quali pazienti è stato somministrato e qualsiasi perdita registrata (le calcoli della perdita devono essere impostati sull’articolo della scheda). Puoi anche registrare perdita o smarrimento manualmente, ad esempio se una bottiglia si è rotta.
Per registrare la perdita o lo smarrimento manualmente:
Vai su Inventario > Farmaci controllati.
Individua l’oggetto con il numero di tracciamento corretto.
Seleziona il pulsante Mostra alla fine della riga dell’oggetto.
Seleziona il pulsante Registra perdita nella finestra di dialogo che si apre.
Inserisci l’Unità di perdita del dosaggio e una Descrizione per la perdita (si tratta di un campo obbligatorio).
Seleziona il pulsante Registra perdita per confermare.
Un oggetto contrassegnato come sostanza controllata con un numero di tracciamento assegnato non scompare dalla vista Farmaco controllato se l’oggetto stesso viene archiviato. Per rimuovere un farmaco controllato da questa vista, devi registrare manualmente la perdita in modo che la quantità sia pari a zero, oppure eseguire un Controllo inventario per riportare il saldo a zero.
Correggi una registrazione di farmaco controllato
Se hai registrato un valore non corretto per un farmaco controllato in una Visita finalizzata, puoi correggere il saldo. La correzione dipende dalla direzione dell’errore:
Se hai registrato troppo poco (è stato usato più di quanto registrato), crea una nuova voce di perdita per lo stesso numero di tracciamento, registra l’importo mancante e indica il motivo nel campo Descrizione.
Se hai registrato troppo (è stato usato meno di quanto registrato), non puoi inserire un numero negativo nella finestra di perdita. Usa invece un Controllo inventario. Per impostazione predefinita, lì vengono elencati solo i numeri di tracciamento con un saldo superiore a zero: se il livello stock del numero di tracciamento è zero, seleziona il pulsante + e scegli l’opzione dal menu a discesa per aggiungerla all’elenco. Inserisci l’importo contato corretto in Unità contate per quel numero di tracciamento, quindi seleziona Salva per applicare la correzione.
Questa procedura corregge il saldo delle scorte dell’oggetto farmaco, ma non aggiorna le registrazioni del paziente.
Nota: Quando usi una Nota di credito per annullare una Vendita, il sistema restituisce automaticamente la quantità venduta alle tue scorte. Ricorda di selezionare la casella di controllo Aggiorna livelli di scorte se usi l’opzione Accredita solo alcuni articoli. Tuttavia, una Nota di credito non annulla alcuna perdita registrata automaticamente e rimossa dalle scorte, perché la perdita è considerata una perdita permanente. Se una quantità di perdita deve essere restituita alle scorte, deve essere effettuata manualmente.
Stampa registrazioni di utilizzo e report
Puoi generare e stampare un PDF della registrazione di utilizzo per un numero di tracciamento specifico per adempiere agli obblighi di reportistica e per le ispezioni della clinica.
Vai su Inventario > Farmaci controllati.
Trova l’oggetto farmaco usando il campo di ricerca.
Seleziona il pulsante Mostra alla fine della riga dell’oggetto.
Nella finestra di dialogo, seleziona il pulsante Stampa.
Il PDF della registrazione di utilizzo si aprirà in una nuova finestra.
Report correlati
Il report Utilizzo medicinali, Rapporti > Rapporti > Utilizzo medicinali, può elencare i pazienti che hanno ricevuto specifici farmaci. Puoi filtrare questo report per includere Solo farmaci controllati.
Usa farmaci controllati nelle prescrizioni scritte
Per alcuni mercati, la funzionalità relativa agli oggetti contrassegnati come farmaci controllati influisce anche sulla prescrizione scritta. Questo è determinato dal paese impostato per la posizione della clinica.
Mercato UK: le prescrizioni scritte per i farmaci controllati hanno una validità fissa di 28 giorni. Seleziona la casella di controllo Controllato nella finestra Crea una nuova visita Crea prescrizione scritta per assicurarti che venga applicato questo periodo di validità fisso.
Mercato USA: quando un oggetto è contrassegnato come sostanza controllata, l’ID di chi prescrive, noto anche come numero DEA, compare automaticamente nella stampa della prescrizione.