Questo articolo spiega come gestire e tracciare i farmaci controllati per soddisfare gli obblighi legali e di reportistica. L’uso di un sistema di numeri tracking univoci garantisce una documentazione accurata per queste sostanze.
I farmaci controllati e i numeri di tracciamento non sono utilizzati in tutti i mercati. Dipende dai requisiti legali. In alcuni mercati, la funzione di farmaco controllato viene usata senza numeri di tracciamento per contrassegnare semplicemente i farmaci come sostanza controllata, in modo che possano essere filtrati nei report.
Imposta la tracciabilità delle sostanze controllate
Per usare i numeri di tracciamento per i farmaci controllati, devi abilitare la funzione nelle impostazioni della tua Organizzazione e poi contrassegnare ogni Articolo farmaco come una sostanza controllata.
Vai su Impostazioni > Generale > Impostazioni organizzazione.
Seleziona Abilita numeri tracking. Questa impostazione abilita la funzione dei farmaci controllati e rende visibile una sezione dedicata Farmaci controllati sotto il menu Inventario.
Contrassegna un farmaco come sostanza controllata
Vai su Catalogo > Oggetti.
Trova l’articolo farmaco e seleziona il pulsante con la matita. Puoi anche creare un nuovo articolo selezionando il pulsante Aggiungi oggetto.
Nella finestra dell’articolo, vai alla scheda Stock e prezzi.
Seleziona la casella di controllo Sostanza controllata.
Seleziona Salva.
Quando l’articolo è contrassegnato come farmaco controllato, in punti specifici viene visualizzata un’icona a triangolo, ad esempio quando aggiungi il farmaco a una Visita.
Aggiungi un farmaco controllato alle scorte
Puoi aggiungere nuove confezioni di farmaci controllati direttamente dalla vista Farmaci controllati oppure tramite un ordine di acquisto/una fattura acquisto. Quando viene aggiunto un nuovo farmaco controllato ricevuto, gli verrà automaticamente assegnato un numero di tracciamento univoco.
Per aggiungere un farmaco controllato dalla vista Farmaci controllati:
Vai su Inventario > Farmaci controllati.
Seleziona il pulsante Aggiungi medicinale controllato ricevuto in alto nella pagina.
Cerca il farmaco controllato nel campo di ricerca della finestra che si apre.
Quando selezioni un farmaco, la finestra mostrerà il nuovo numero di tracciamento. Seleziona la data corretta nel campo Aggiunto.
Seleziona Salva.
In alternativa, puoi aggiungere un farmaco controllato tramite un ordine di acquisto o una fattura acquisto:
Vai su Inventario > Ordini per trovare l’ordine di acquisto o la fattura acquisto corretta.
Seleziona il pulsante con la matita alla fine della riga.
Seleziona il pulsante con la spunta per confermare l’articolo ricevuto. Aggiungi i farmaci controllati una riga alla volta.
Nella finestra Aggiungi oggetto controllato alle scorte verrà indicato un numero di tracciamento. Ricorda di scrivere questo numero sulla confezione/bottiglia.
Seleziona Salva.
Nota: Non puoi aggiungere i farmaci controllati direttamente alle scorte dalla pagina Scorte né usando il pulsante del grafico, perché questo non assegnerà la voce a un numero di tracciamento. Il sistema potrebbe chiederti invece un Numero partita, ma poiché i numeri di tracciamento sostituiscono i numeri lotto standard per i farmaci controllati, devi usare un flusso di lavoro con ordine di acquisto o la vista Farmaci controllati per assicurarti che l’articolo riceva un numero di tracciamento.
Dividi un numero di tracciamento
Se una confezione di un farmaco contiene più unità, puoi dividere il numero di tracciamento principale (ad es. 123) in unità singole, ognuna con il proprio numero di sub-tracciamento univoco (ad es. 123.1, 123.2, ecc.).
Vai su Inventario > Farmaci controllati.
Trova l’articolo e seleziona il pulsante Dividi alla fine della riga dell’articolo.
Nella finestra che si apre, seleziona il pulsante Dividi per confermare.
Registra utilizzo e scarto
Quando i numeri di tracciamento sono abilitati, devi selezionare il numero di tracciamento specifico dell’articolo quando usi un farmaco controllato in una Visita. La vista Farmaci controllati mantiene una registrazione dettagliata di ogni articolo, inclusi quando è stato aggiunto alle scorte, quali Pazienti lo hanno ricevuto e qualsiasi scarto registrato (la gestione dei calcoli dello scarto deve essere impostata nella scheda dell’articolo). Puoi anche registrare lo scarto o la perdita manualmente, ad esempio se una bottiglia si è rotta.
Per registrare lo scarto o la perdita manualmente:
Vai su Inventario > Farmaci controllati.
Trova l’articolo con il Numero di tracciamento corretto.
Seleziona il pulsante Mostra alla fine della riga dell’articolo.
Seleziona il pulsante Registra perdita nella finestra che si apre.
Aggiungi Perdita unità di dosaggio e una Descrizione per la perdita (questo è un campo necessario).
Seleziona il pulsante Registra perdita per confermare.
Un articolo contrassegnato come sostanza controllata con un numero di tracciamento assegnato non scomparirà dalla vista Farmaco controllato se l’articolo stesso viene archiviato. Per rimuovere un farmaco controllato da questa vista, devi registrare manualmente la perdita in modo che la quantità sia zero.
Correggi una voce di farmaco controllato
Se hai registrato un importo errato per un farmaco controllato in una Visita finalizzata, puoi correggere il saldo creando una nuova voce di perdita.
Crea una nuova voce di perdita per lo stesso numero di tracciamento.
Registra l’importo come numero negativo (ad es. -0,35 ml) se hai aggiunto troppo oppure come numero positivo (ad es. 0,35 ml) se hai aggiunto troppo poco.
Nel campo Descrizione, indica chiaramente il motivo della correzione.
Questo processo corregge il saldo delle scorte dell’articolo farmaco, ma non viene riportato nelle registrazioni del Paziente.
Nota: Quando usi una Nota di credito per annullare una Vendita, il sistema restituisce automaticamente la quantità venduta alle scorte. Ricorda di selezionare la casella di controllo Aggiorna livelli di scorta se utilizzi l’opzione di credito Accredita solo alcuni articoli. Tuttavia, una Nota di credito non annulla alcuno scarto registrato automaticamente e rimosso dalle scorte, perché lo scarto è considerato una perdita permanente. Se una quantità di scarto deve essere restituita alle scorte, deve essere fatto manualmente.
Stampa registrazioni di utilizzo e report
Puoi generare e stampare un PDF della registrazione di utilizzo per un numero di tracciamento specifico per soddisfare gli obblighi di reportistica e per le ispezioni della Clinica.
Vai su Inventario > Farmaci controllati.
Trova l’articolo farmaco usando il campo di ricerca.
Seleziona il pulsante Mostra alla fine della riga dell’articolo.
Nella finestra, seleziona il pulsante Stampa.
Il PDF della registrazione di utilizzo si aprirà in una nuova finestra.
Report correlati
Il report Utilizzo medicinali, Rapporti > Gestione inventario > Utilizzo medicinali, può elencare i Pazienti che hanno ricevuto farmaci specifici. Puoi filtrare questo report per includere Solo farmaci controllati.
Usa farmaci controllati nelle Prescrizioni scritte
Per alcuni mercati, la funzionalità degli Articoli contrassegnati come farmaci controllati influenzerà anche la prescrizione scritta. Questo è determinato dalla Nazione in cui è impostata la posizione della tua Clinica.
Mercato UK: Le prescrizioni scritte per i farmaci controllati hanno una validità fissa di 28 giorni. Seleziona la casella di controllo Controllato nella finestra Creare la stampa della prescrizione scritta per assicurarti che questo periodo di validità fisso venga applicato.
Mercato USA: Quando un articolo è contrassegnato come sostanza controllata, l’ID di chi prescrive, noto anche come numero DEA, viene visualizzato automaticamente nella stampa della prescrizione.