I report di Fine giornata (EOD) sono utilizzati per rivedere le transazioni di vendita finanziarie e i pagamenti avvenuti durante la giornata lavorativa. Aiutano a verificare che l'importo dei pagamenti ricevuti corrisponda a quanto riportato.
Il contenuto dei report di Fine giornata è dinamico. Ciò significa che il contenuto del report può cambiare dopo che il report è stato creato o contrassegnato come pronto per contabilità, se vengono create nuove fatture o nuovi pagamenti nell'intervallo di date/ore del report. Un pagamento può comparire anche in più report se l'ora di inizio e l'ora di fine dei report si sovrappongono.
1. Crea un report di Fine giornata.
Nella Pannello di Controllo, seleziona il pulsante End of day nell'angolo in alto a destra della schermata.
Seleziona il pulsante Crea nuovo rapporto. Si apre una finestra di dialogo.
Per Transazioni per, seleziona se vuoi creare il report per le transazioni di Tutti gli utenti oppure per un Utente selezionato. Un flusso di lavoro comune è che ogni dipendente addetto alla cassa o ogni postazione di registratore crei un report di Fine giornata per il proprio turno alla fine del periodo di lavoro. In alternativa, è possibile creare un report di Fine giornata per ogni giorno lavorativo.
Seleziona Timbro temporale inizio e Timbro temporale fine per definire l'intervallo di tempo del report. Puoi anche aggiungere una Descrizione facoltativa.
Aggiungi la Quantità contante inizio, la Quantità contante fine e qualsiasi Prelievi di contante avvenuti durante l'intervallo di tempo del report. Un prelievo di contante è qualsiasi importo di contante rimosso dal registratore; ad esempio, se un pagamento in contanti di importo elevato viene rimosso per un deposito anticipato, così da mantenere sicurezza e sicurezza operativa del registratore.
NOTA: Se la valuta della tua clinica è impostata su euro, il calcolatore monete (a) è disponibile nel campo Quantità contante fine. Per calcolare la somma del contante a fine giornata, aggiungi gli importi utilizzando i campi monete e note e seleziona Imposta per inserire il totale nel campo Quantità contante fine.
Se nell'intervallo di tempo selezionato sono presenti fatture Pro forma, vengono elencate sotto Fattura Pro Forma. Per aprire una fattura, seleziona il pulsante freccia (b) alla fine della riga della fattura. Nota che in base alle impostazioni rapporti, potrebbe non essere possibile contrassegnare il report come pronto per contabilità se sono presenti fatture Pro forma nell'intervallo di tempo del report.
In base alle impostazioni rapporti, potresti essere in grado di aggiungere manualmente le somme per diversi metodi di pagamento in Somme totali date da utente. Puoi usarlo per verificare eventuali differenze con i pagamenti aggiunti.
Seleziona Salva. Il report viene generato nella scheda Rapporti di fine giornata.
2. Rivedi il report di Fine giornata.
Puoi trovare i report di Fine giornata creati nella scheda Rapporti di fine giornata. Per filtrare l'elenco, puoi definire un intervallo di date, selezionare gli utenti le cui transazioni vuoi visualizzare e selezionare lo stato del report di Fine giornata ('Aperto', Pronto per contabilità oppure Segnalato a contabilità).
Per visualizzare un report, seleziona il pulsante con l'occhio. Per modificare le opzioni del report, seleziona il pulsante con la matita. Per eliminare il report, seleziona il pulsante del cestino. I report con stato 'aperto' possono essere modificati o eliminati.
Il report mostra le seguenti informazioni:
Le schede Pagamenti in contanti, Pagamenti con carta e Tutti i pagamenti mostrano i pagamenti dell'intervallo di tempo selezionato per tipo di pagamento. Tutti i pagamenti include anche eventuali altri metodi di pagamento oltre ai pagamenti in contanti e con carta.
Se la tua clinica utilizza Pay, viene mostrata la scheda Pagamenti Pay al posto della scheda dei pagamenti con carta. La scheda mostra tutti i pagamenti elaborati tramite Pay.
La scheda Correzioni mostra i pagamenti con nota di credito, i trasferimenti interni e i pagamenti annullati.
La scheda Vendite mostra tutte le fatture finalizzate e il saldo totale delle vendite. Le fatture consolidate non sono incluse, ma sono incluse le fatture che fanno parte di fatture consolidate. Gli importi delle tasse sulle vendite sono inclusi e tutti i totali vengono mostrati sia con che senza la tassa sulle vendite.
La scheda Esigibili mostra eventuali fatture non pagate, incluse le fatture consolidate.
La scheda Pre-pagamenti utilizzati mostra i pagamenti anticipati utilizzati per pagare le fatture.
Se la tua include più sedi di cliniche (location) e ci sono stati pagamenti con sedi incrociate, il modo in cui questi pagamenti vengono visualizzati nei tuoi report dipende dalle impostazioni del sistema. Per ulteriori informazioni, vedi Pagamenti con sedi incrociate.
In base alle impostazioni rapporti, potresti essere in grado di apportare correzioni ai pagamenti del report utilizzando il pulsante Correzione, ad esempio modificare il metodo di pagamento. Queste correzioni sono solo a scopo informativo e non incidono sui pagamenti delle fatture finalizzate o sui report.
Nella parte inferiore della finestra di dialogo, trovi un riepilogo completo dei pagamenti relativi ai diversi metodi di pagamento.
Puoi stampare un riepilogo del report con le informazioni selezionate utilizzando le opzioni nel menu a freccia del pulsante Stampa. Per stampare il riepilogo con tutti i pagamenti, seleziona il pulsante Stampa senza alcuna opzione dal menu a freccia.
3. Contrassegna il report di Fine giornata come pronto per contabilità.
Quando il report di Fine giornata è pronto, seleziona il pulsante Contrassegna come pronto per contabilità nella finestra di dialogo del report e conferma. Lo stato del report viene aggiornato e il report viene visualizzato nella scheda Pronto per contabilità. Nota che in base alle impostazioni rapporti, potrebbe non essere possibile contrassegnare il report come pronto per contabilità se ci sono fatture Pro forma nell'intervallo di tempo del report.
Per filtrare l'elenco dei report pronti per contabilità, puoi definire un intervallo di date e selezionare gli utenti le cui transazioni vuoi visualizzare. Puoi aprire e visualizzare i report pronti per contabilità usando il pulsante con l'occhio, ma non puoi modificarli o eliminarli. Tuttavia, puoi selezionare il pulsante Restituisci stato per aprire nella finestra di dialogo del report per cambiare lo stato del report di nuovo in 'aperto' e poi modificarlo di nuovo nella scheda Rapporti di fine giornata.
I report 'pronti per contabilità' mostrano le stesse informazioni dei report 'aperti' e anche le opzioni di stampa sono le stesse. Inoltre, puoi selezionare Stampa bilancio. Il bilancio mostra gli esigibili e i pagamenti sotto Debito e tutte le righe delle fatture raggruppate per numero account con la somma totale di ciascun gruppo sotto Credito. I pagamenti anticipati vengono mostrati sotto Debito se la somma del pagamento anticipato è positiva (più pagamenti anticipati utilizzati che aggiunti) e sotto Credito se è negativa (più pagamenti anticipati aggiunti che utilizzati).
Pagamenti non inclusi nei report di Fine giornata
I pagamenti di fatture e i pagamenti anticipati che al momento non sono inclusi in nessun report End of day vengono mostrati nella scheda Pagamenti non inclusi nei rapporti di fine giornata nella parte destra della pagina Rapporti di fine giornata. Questo elenco include tutti i pagamenti presenti nel tuo sistema che non sono stati inclusi nell'intervallo di date/ore e nei filtri utenti di nessuno dei tuoi report di Fine giornata attualmente salvati. Ad esempio, se l'intervallo di tempo di un report non copre tutte le transazioni della giornata, oppure se le transazioni di alcuni utenti non sono incluse in un report, questi pagamenti vengono mostrati nell'elenco.
Si consiglia di rivedere regolarmente la scheda Pagamenti non inclusi nei rapporti di fine giornata per verificare che tutti i pagamenti siano contabilizzati nei report di Fine giornata.
Puoi filtrare l'elenco dei pagamenti per un intervallo di date e includere o escludere gli utenti.
Impostazioni correlate
Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Rapporti
Abilita utente per inserire gli importi per ciascun metodo di pagamento: Quando selezionato, gli utenti possono aggiungere manualmente le somme per diversi metodi di pagamento nei report di Fine giornata per verificare eventuali differenze con i pagamenti aggiunti.
Abilita correzioni al pagamento sui rapporti di fine giornata: Quando selezionato, gli utenti possono apportare correzioni ai pagamenti sui report di Fine giornata. Queste correzioni sono solo a scopo informativo e non incidono sui pagamenti delle fatture finalizzate o sui report.
Non consentire la chiusura del report di fine giornata se ci sono bozze di fatture sul periodo di tempo selezionato: Quando selezionato, i report di Fine giornata non possono essere contrassegnati come pronti per contabilità se sono presenti fatture Pro forma nell'intervallo di tempo selezionato per il report.
Utilizza l'ora di fine dell'ultimo rapporto di fine giornata come ora di inizio predefinita: Quando selezionato, l'ora Data fine dell'ultimo report di Fine giornata viene aggiunta automaticamente come ora predefinita Data inizio per il report di Fine giornata successivo. La data può essere modificata.
Per includere i numeri di conto nelle esportazioni XLS del rapporto di contabilità, puoi aggiungerli ai seguenti campi account:
Rapporto di fine giornata: numero account contante
Rapporto di fine giornata: numero account carta
Rapporto di fine giornata: numero account Banca
Rapporto di fine giornata: numero account mobile
Rapporto di fine giornata: numero account carta di assegni
Rapporto di fine giornata: numero account voucher
Rapporto di fine giornata: numero di conto della carta regalo
Rapporto di fine giornata: numero account azienda di finanziamento
Impostazioni > Utenti > Gruppi permesso
Rapporti di fine giornata e contabilità: Questa impostazione controlla la disponibilità della funzionalità del report di Fine giornata per i gruppi permesso degli utenti.