I rapporti di Fine giornata (EOD) vengono utilizzati per rivedere le transazioni di vendita e i pagamenti effettuati durante la giornata lavorativa. Servono a verificare che l’importo dei pagamenti ricevuti corrisponda a quanto riportato da Provet.
I contenuti dei rapporti di Fine giornata sono dinamici. Ciò significa che il contenuto del rapporto può cambiare dopo che il rapporto è stato creato o contrassegnato come pronto per contabilità, se vengono creati nuove fatture o nuovi pagamenti nell’intervallo di date/ora del rapporto. Un pagamento può inoltre comparire in più rapporti se l’orario di inizio e l’orario di fine dei rapporti si sovrappongono.
1. Crea un rapporto di fine giornata
Nel Pannello di Controllo, seleziona il pulsante End of day nell’angolo in alto a destra dello schermo.
Seleziona il pulsante Crea nuovo report. Si apre una finestra di dialogo.
Per Transazioni per, scegli se creare il rapporto per le transazioni di Tutti gli utenti oppure di un Utente selezionato. Un flusso di lavoro comune prevede che ogni dipendente cassiere o postazione di registrazione crei un rapporto di Fine giornata per il proprio turno alla fine del periodo di lavoro. In alternativa, puoi creare un rapporto di Fine giornata per ogni giorno lavorativo.
Seleziona Timbro temporale inizio e Timbro temporale fine per definire l’intervallo di tempo del rapporto. Puoi anche aggiungere una Descrizione opzionale.
Aggiungi la Quantità contante inizio, la Quantità contante fine e qualsiasi Prelievi di contante avvenuti durante l’intervallo di tempo del rapporto. Un prelievo di contante è qualsiasi somma in contanti rimossa dal registratore: ad esempio, se viene rimossa una grande quantità di pagamento in contanti per un deposito anticipato per garantire sicurezza e protezione del registratore e dei relativi utenti.
NOTA: Se la valuta della tua clinica è impostata su euro, il calcolatore monete (a) è disponibile nel campo Quantità contante fine. Per calcolare la somma contante finale, aggiungi gli importi utilizzando i campi monete e banconote e seleziona Imposta per inserire il totale nel campo Quantità contante fine.
Se nell’intervallo di tempo selezionato sono presenti fatture in bozza, queste vengono elencate sotto Fattura Pro Forma. Per aprire una fattura, seleziona il pulsante freccia (b) alla fine della riga della fattura. Nota che a seconda delle impostazioni rapporti, potrebbe non essere possibile contrassegnare il rapporto come pronto per contabilità se nell’intervallo di tempo del rapporto sono presenti fatture in bozza.
A seconda delle impostazioni rapporti, potresti essere in grado di aggiungere manualmente somme per diversi metodi di pagamento sotto Somme totali date da utente. Puoi usare questa funzione per verificare eventuali differenze rispetto ai pagamenti aggiunti a Provet.
Seleziona Salva. Il rapporto viene generato nella scheda Rapporti di fine giornata.
2. Rivedi il rapporto di fine giornata
Puoi trovare i rapporti di Fine giornata creati nella scheda Rapporti di fine giornata. Per filtrare l’elenco, puoi definire un intervallo di date, selezionare gli utenti le cui transazioni vuoi visualizzare e selezionare lo stato del rapporto di Fine giornata ("Open", "Pronto per contabilità" oppure "Segnalato a contabilità").
Per visualizzare un rapporto, seleziona il pulsante a forma di occhio. Per modificare le opzioni del rapporto, seleziona il pulsante a forma di matita. Per eliminare il rapporto, seleziona il pulsante del cestino. I rapporti con stato "open" possono essere modificati o eliminati.
Il rapporto mostra le seguenti informazioni:
Le schede Pagamenti in contanti, Pagamenti con carta e Tutti i pagamenti mostrano i pagamenti dell’intervallo di tempo selezionato in base al tipo di pagamento. Tutti i pagamenti include anche eventuali altri metodi di pagamento oltre ai Pagamenti in contanti e ai Pagamenti con carta.
Se la tua clinica usa Provet Pay, la scheda Pagamenti Provet Pay viene mostrata al posto della scheda dei pagamenti con carta. La scheda mostra tutti i pagamenti elaborati tramite Provet Pay.
La scheda Correzioni mostra i pagamenti di nota di credito, i trasferimenti interni e i pagamenti annullati.
La scheda Vendite mostra tutte le fatture finalizzate e il saldo totale delle vendite. Le fatture consolidate non sono incluse, ma sono incluse le fatture che fanno parte delle fatture consolidate. Sono incluse anche le quantità di imposta sulle vendite e tutti i totali sono mostrati sia con l’imposta sulle vendite sia senza.
La scheda Esigibili mostra eventuali fatture non pagate, incluse le fatture consolidate.
La scheda Pre-pagamenti utilizzati mostra i pre-pagamenti che sono stati utilizzati per pagare le fatture.
Se Provet include più sedi della clinica e sono presenti pagamenti tra sedi, come questi pagamenti vengono visualizzati nei rapporti dipende dalle impostazioni del sistema. Per maggiori informazioni, vedi Cross Clinic Location Payments.
A seconda delle impostazioni rapporti, potresti essere in grado di apportare correzioni ai pagamenti del rapporto usando il pulsante Correzione, ad esempio modificare il metodo di pagamento. Queste correzioni hanno solo scopo informativo e non incidono sui pagamenti nelle fatture o nei rapporti finalizzati.
Nella parte inferiore della finestra di dialogo trovi un riepilogo completo dei pagamenti per i diversi metodi di pagamento.
Puoi stampare un riepilogo del rapporto con le informazioni selezionate utilizzando le opzioni nel menu a freccia del pulsante Stampa. Per stampare il riepilogo con tutti i pagamenti, seleziona il pulsante Stampa senza scegliere alcuna opzione dal menu a freccia.
3. Contrassegna il rapporto di fine giornata come pronto per contabilità
Quando il rapporto di Fine giornata è pronto, seleziona il pulsante Contrassegna come pronto per contabilità nella finestra di dialogo del rapporto e conferma. Lo stato del rapporto viene aggiornato e il rapporto viene visualizzato nella scheda Pronto per contabilità. Nota che a seconda delle impostazioni rapporti, potrebbe non essere possibile contrassegnare il rapporto come pronto per contabilità se nel relativo intervallo di tempo sono presenti fatture in bozza.
Per filtrare l’elenco dei rapporti pronti per contabilità, puoi definire un intervallo di date e selezionare gli utenti le cui transazioni vuoi visualizzare. Puoi aprire e visualizzare i rapporti pronti per contabilità usando il pulsante a forma di occhio, ma non puoi modificarli o eliminarli. Tuttavia, puoi selezionare il pulsante Restituisci stato per aprire nella finestra di dialogo del rapporto per modificare lo stato del rapporto tornando a "open" e poi modificarlo di nuovo nella scheda Rapporti di fine giornata.
I rapporti "pronti per contabilità" mostrano le stesse informazioni dei rapporti "open" e anche le opzioni di stampa sono le stesse. In aggiunta, puoi selezionare Stampa bilancio. Il bilancio mostra le esigibili e i pagamenti sotto Debito e tutte le righe di fattura raggruppate per numero account, con la somma totale di ciascun gruppo sotto Credito. I pre-pagamenti sono mostrati sotto Debito se la somma del pre-pagamento è positiva (più pre-pagamenti utilizzati che aggiunti) e sotto Credito se è negativa (più pre-pagamenti aggiunti che utilizzati).
Pagamenti non inclusi nei rapporti di fine giornata
I pagamenti di fatture e i pre-pagamenti che attualmente non sono inclusi in alcun report di fine giornata vengono mostrati nella scheda Pagamenti non inclusi nei rapporti di fine giornata sul lato destro della pagina Rapporti di fine giornata. Questo elenco include tutti i pagamenti presenti nel sistema che non sono stati inclusi nell’intervallo di date e orario e nei filtri per utente di nessuno dei tuoi rapporti di Fine giornata attualmente salvati. Ad esempio, se l’intervallo di tempo di un rapporto non copre tutte le transazioni della giornata, oppure se le transazioni di alcuni utenti non sono incluse in un rapporto, questi pagamenti vengono mostrati nell’elenco.
Si consiglia di rivedere regolarmente la scheda Pagamenti non inclusi nei rapporti di fine giornata per verificare che tutti i pagamenti siano contabilizzati nei rapporti di Fine giornata.
Puoi filtrare l’elenco dei pagamenti per un intervallo di date e includere o escludere gli utenti.
Impostazioni correlate
Nota: per accedere a Impostazioni, seleziona il nome della Posizione della clinica nell’angolo in alto a sinistra, quindi seleziona Impostazioni dal menu che si apre. Nota che Impostazioni è visibile solo agli utenti con le autorizzazioni appropriate. Se non vedi Impostazioni, contatta l’amministratore della tua pratica per verificare l’accesso.
Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Impostazioni rapporti
Abilita l’utente a inserire gli importi per ciascun metodo di pagamento: quando selezionata, gli utenti possono aggiungere manualmente somme per diversi metodi di pagamento nei rapporti di Fine giornata per verificare eventuali differenze rispetto ai pagamenti aggiunti a Provet.
Permette correzioni al pagamento sui rapporti di fine giornata: quando selezionata, gli utenti possono apportare correzioni ai pagamenti nei rapporti di Fine giornata. Queste correzioni hanno solo scopo informativo e non incidono sui pagamenti nelle fatture o nei rapporti finalizzati.
Non consentire la chiusura del report di fine giornata se ci sono bozze di fatture sul periodo di tempo selezionato: quando selezionata, i rapporti di Fine giornata non possono essere contrassegnati come pronti per contabilità se sono presenti fatture in bozza nell’intervallo di tempo selezionato per il rapporto.
Usa l’orario di fine più recente del report di fine giornata come ora di inizio predefinita: quando selezionata, l’ora Data fine dell’ultimo rapporto di Fine giornata viene aggiunta automaticamente come Data inizio predefinita per il prossimo rapporto di Fine giornata. La data può essere modificata.
Per includere i numeri account nelle esportazioni XLS del rapporto di contabilità, puoi aggiungerli ai seguenti campi account:
Rapporto di fine giornata: numero account contante
Rapporto di fine giornata: numero account carta
Rapporto di fine giornata: numero account Banca
Rapporto di fine giornata: numero account mobile
Rapporto di fine giornata: numero account controlla
Rapporto di fine giornata: numero account voucher
Rapporto di fine giornata: numero di conto della carta regalo
Rapporto di fine giornata: numero account azienda di finanziamento
Impostazioni > Utenti > Gruppi permesso
Rapporti di fine giornata e contabilità: questa impostazione controlla la disponibilità della funzionalità di rapporto di Fine giornata per i gruppi di permessi utenti.