Utilizzando la funzione reclami assicurativi generali di Provet, puoi creare reclami assicurativi e inviarli via e-mail alla compagnia di assicurazione. Se necessario, puoi anche stampare i reclami assicurativi e inviarli tramite posta.
Questo articolo descrive come creare un reclamo assicurativo generale a partire dalla pagina della fattura. Nota che non tutti i mercati utilizzano questo flusso di lavoro.
Sono necessarie alcune impostazioni aggiuntive per utilizzare la funzionalità dei reclami assicurativi. Per assistenza con integrazioni specifiche di compagnie di assicurazione, contatta Supporto Provet.
Nota: se la tua clinica utilizza un partner di integrazione assicurativa, il flusso di lavoro potrebbe essere diverso.
La creazione di un reclamo assicurativo e l’utilizzo di un pagamento assicurativo su una fattura includono i seguenti passaggi:
1. Crea e invia un reclamo assicurativo.
Apri la fattura per la quale vuoi creare un reclamo assicurativo.
Seleziona il pulsante + Reclamo. A seconda delle impostazioni assicurazione, l’aggiunta di reclami assicurativi può essere possibile per fatture finalizzate o pro forma, oppure per entrambe. Se il pulsante Reclamo non è disponibile, controlla con l’amministratore della tua clinica il processo di reclami assicurativi.
Verifica che sia selezionato il PazienteTipo di richiesta (Generale per un reclamo assicurativo che verrà inviato via e-mail utilizzando la funzione reclamo assicurativo generale di Provet). Poi seleziona il pulsante Seleziona. Si apre la finestra di dialogo Crea reclamo assicurativo.
Nelle sezioni Azienda e Paziente, compila tutte le informazioni rilevanti. Se è stata salvata una compagnia di assicurazione nelle informazioni del paziente, viene aggiunta automaticamente al campo Compagnia assicurativa. Puoi anche aggiornare eventuali informazioni di cliente o paziente e selezionare le caselle di controllo Aggiorna cliente e Aggiorna paziente per salvare le informazioni nelle registrazioni del cliente e del paziente.
Nella sezione Reclamo assicurativo generale, puoi aggiungere un messaggio alla compagnia di assicurazione. L’e-mail di contatto della compagnia di assicurazione impostata nelle impostazioni viene aggiunta automaticamente in base alla compagnia di assicurazione selezionata nei dettagli del paziente. Se non hai ancora il numero caso, puoi aggiungerlo in seguito.
Nella sezione Allegati, aggiungi eventuali allegati rilevanti, ad esempio la fattura e l’anamnesi del paziente. Dall’elenco a discesa Allega PDF per cronologia paziente, puoi selezionare se aggiungere l’intera cronologia del paziente oppure solo i dati delle consultazioni attuali o selezionate nel file PDF della cronologia paziente. Gli allegati aggiunti nella scheda Comunicazione della pagina del cliente sono disponibili come Allegati connessi al paziente e puoi anche caricare ulteriori allegati.
Crea e invia il reclamo assicurativo.
Se vuoi creare e inviare il reclamo direttamente via e-mail, seleziona Crea & invia.
Se vuoi salvare ma non ancora inviare il reclamo, seleziona Crea. Puoi inviare il reclamo in seguito: nella pagina della fattura, seleziona il pulsante della penna nella riga del reclamo assicurativo per aprire il reclamo e seleziona Invia come e-mail. Se vuoi inviare il reclamo assicurativo tramite posta, puoi stamparlo dopo averlo salvato, quindi seleziona la piccola freccia accanto a Invia come E-mail > Contrassegna come spedito per modificare manualmente lo stato del reclamo assicurativo in "Inviato".
Nota: non è consigliato aggiungere i pagamenti alla fattura prima di aver ricevuto la decisione della compagnia di assicurazione e di conoscere l’importo effettivo della compensazione. Se in questa fase vuoi incassare un pagamento dal cliente, si consiglia di aggiungerlo come pre-pagamento. Quando conosci l’importo della compensazione, puoi utilizzare il pre-pagamento del cliente per pagare l’importo rimanente se necessario.
2. Aggiorna il reclamo in base alla decisione della compagnia di assicurazione.
Quando ricevi la decisione della compagnia di assicurazione, aggiorna le informazioni del reclamo assicurativo.
2.1 Trova e apri il reclamo assicurativo.
Tutti i reclami assicurativi sono elencati nella pagina Registrazioni > Reclami assicurativi. Per aprire un reclamo assicurativo, seleziona il pulsante della penna sulla riga. Per ulteriori informazioni, vedi Elenco reclami assicurativi.
Puoi anche aprire un reclamo assicurativo dalla pagina della fattura. Vai alla pagina della fattura, scorri fino alla sezione Assicurazione e seleziona il pulsante della penna sulla riga. Puoi trovare le fatture in diverse aree di Provet:
Pannello di Controllo: le fatture sono collegate alle consultazioni in Visite recenti.
Pagina del cliente > scheda Fatturazione: elenca tutte le fatture del cliente selezionato.
Registrazioni > Fatture: elenca le fatture di tutti i clienti.
2.2 Aggiorna le informazioni e contrassegna il reclamo assicurativo come "Pronto".
Nella sezione Reclamo assicurativo generale, aggiungi Numero caso [assicurazione] e l’importo Compensazione. Somma rimanente per il cliente mostra l’importo che il cliente deve ancora pagare dopo la compensazione assicurativa.
Modifica lo Stato del reclamo in "Pronto". Tieni presente che, a seconda delle impostazioni assicurazione, lo stato del reclamo assicurativo potrebbe dover essere "Pronto" prima di poter finalizzare la fattura e selezionare il metodo di pagamento del reclamo assicurativo per il pagamento della fattura.
2.3 Salva le informazioni.
Seleziona Risparmiare. Dopo il salvataggio, la fattura mostra gli importi da pagare dalla compagnia di assicurazione e dal cliente.
3. Aggiungi il pagamento assicurativo alla fattura.
Finalizza la fattura se non è già stata finalizzata. Scorri fino alla sezione Pagamento e seleziona il pulsante + Pagamento.
Nel campo Pagato, aggiungi l’importo pagato dalla compagnia di assicurazione. A seconda delle impostazioni assicurazione, potrebbe essere possibile aggiungere un pagamento assicurativo parziale oppure potrebbe essere necessario che il pagamento corrisponda all’intero importo di compensazione assicurativa.
Dall’elenco a discesa Tipo pagamento, seleziona Reclamo assicurativo.
Aggiungi eventuali informazioni aggiuntive e seleziona il pulsante con il segno di spunta verde per salvare il pagamento.