I promemoria automatici vengono attivati e inviati in base alle regole dei promemoria. Puoi creare regole per servizi di visita, vaccinazioni, esami del Sangue, varie Diagnostica, iniezioni di routine o altri servizi professionali. Le condizioni della regola attivano automaticamente un promemoria per il prossimo servizio in scadenza e lo inviano al Cliente in base al calendario di invio definito.
Nota: L’interfaccia di creazione delle regole del promemoria descritta in questo articolo potrebbe essere diversa da quella che vedi nel tuo ambiente. Puoi comunque accedere a tutte le regole dei promemoria andando su Impostazioni > Liste & Template > Promemoria.
Assicurati che le regole dei promemoria siano sufficientemente specifiche da essere pertinenti per il servizio, ma non così specifiche da far sì che la situazione non si applichi mai. Inoltre, verifica che non ci siano regole sovrapposte o duplicate, perché potrebbero generare confusione non necessaria.
Crea una regola di promemoria automatico
Nota: Prima di creare regole di promemoria automatico, verifica di aver creato i template del promemoria necessari per i messaggi dei promemoria. I template vengono utilizzati nelle impostazioni della regola.
Vai alla sezione Impostazioni > Liste & Template > Promemoria > Regole creazione promemoria automatico e seleziona Aggiungi.
Nella sezione Innesco workflow, seleziona se il promemoria viene creato tramite consultazioni, Vendita al banco o entrambi. Puoi anche selezionare la creazione del paziente se il promemoria deve essere attivato quando viene creato un nuovo paziente.
Nella sezione Innesco evento, seleziona se il promemoria viene creato quando viene aggiunto un oggetto definito nelle condizioni della regola oppure quando la fattura della Visita o della Vendita al banco è finalizzata.
Seleziona Successivo.
Nella sezione Logica Condizione, seleziona se il promemoria deve essere creato quando vengono soddisfatte tutte le Condizione oppure quando ne viene soddisfatta almeno una. Se non viene soddisfatta alcuna condizione, non viene creato alcun promemoria.
Definisci almeno una condizione compilando i campi seguenti:
Condizione: oggetto, Specie paziente, Età paziente in mesi, Diagnosi visita, oppure Quantità di consultazioni sul paziente.
Confronto: l’operatore dipende dalla condizione selezionata.
Valore: ad esempio, un oggetto Vaccinazione, oppure 'Gatto' come Specie Paziente.
Esempio
Impostando la condizione su 'Oggetto' 'In' 'Procedura: Esame, annuale' si invia un promemoria al Cliente quando il suo animale domestico è in scadenza per un esame annuale. Vedi altri esempi di regole.
Per aggiungere altre condizioni, seleziona + Aggiungi condizione. Per rimuovere una condizione, seleziona il pulsante del cestino alla fine della riga della condizione.
Nota: Per gli oggetti Vaccinazione, collega la procedura di vaccinazione e non l’oggetto del farmaco. Ogni regola deve includere almeno una condizione.
In modo facoltativo, per definire le condizioni in base alle quali un promemoria in sospeso viene automaticamente messo in pausa o annullato definitivamente, attiva l’interruttore Condizioni di pausa e annullamento. Nella sezione Tipo Azione, seleziona Condizione di pausa per mettere temporaneamente in pausa il promemoria, oppure Condizione di pausa e annullamento per annullarlo definitivamente. Definisci quanto segue per ogni condizione:
Condizione: Motivo della consultazione, Gruppo di motivi della consultazione, oppure oggetto.
Confronto: l’operatore dipende dalla condizione selezionata.
Valore: il motivo specifico della consultazione, il gruppo o l’oggetto.
Per aggiungere altre condizioni di pausa o annullamento, seleziona + Aggiungi condizione. Per rimuovere una condizione, seleziona il pulsante del cestino alla fine della riga della condizione.
Nota: Provet verifica le condizioni di pausa quando viene creato un appuntamento o una Visita, oppure quando viene aggiunto un oggetto a una consultazione o a una fattura. Le condizioni di pausa e annullamento vengono inoltre verificate quando la Visita o la fattura è finalizzata.
Seleziona Successivo.
In Data di scadenza servizio, inserisci di quanti giorni dopo l’evento di attivazione il servizio deve essere considerato in scadenza.
Nella sezione Metodo di invio del promemoria, seleziona e-mail, SMS, Posta oppure esterno.
Puoi usare l’opzione Posta come promemoria interno per contattare il Cliente in un altro modo, ad esempio tramite telefono. Se desideri inviare una lettera di promemoria tramite posta, tieni presente che devi stampare la lettera separatamente, ad esempio da un modulo paziente Word o PDF.
Se utilizzi un servizio esterno di terze parti integrato per l’invio dei promemoria, seleziona Esterno.
Dall’elenco a discesa Modello di promemoria, seleziona il modello da utilizzare per il messaggio del promemoria.
In Invia ora, seleziona quanti giorni prima o dopo la data di scadenza del servizio viene inviato il promemoria.
Per aggiungere altri promemoria alla stessa regola, seleziona + Aggiungi promemoria. Puoi aggiungere fino a 10 promemoria per regola, ciascuno con il proprio metodo di invio, modello e invio.
Per impostare promemoria da ripetere automaticamente, attiva l’interruttore Ripeti tutto e configura quanto segue:
Frequenza di ripetizione: seleziona ogni quanto ricorrono i promemoria; Giornaliero, Settimanale, Mensile o Annuale.
Ripeti tutto: inserisci il numero di giorni tra una ricorrenza e la successiva.
Ripeti per: inserisci quante volte il promemoria deve ripetersi.
Seleziona Successivo.
In Nome regola, aggiungi un nome per la regola del promemoria.
Nella sezione Stato, seleziona se la regola deve essere Attivo o Inattivo.
Dall’elenco a discesa Annullamenti (opzionale), seleziona eventuali regole di promemoria esistenti che questa regola deve sovrascrivere quando si applicano entrambe. Questo evita l’invio di promemoria duplicati ai Clienti.
Esempio
Un vaccino per la rabbia può essere valido per 1 anno oppure per 3 anni. Se un paziente riceve un vaccino da 3 anni e utilizzi la stessa Procedura di vaccinazione per entrambe le durate, la regola di promemoria per 3 anni sovrascrive la regola per 1 anno. Aggiungi la regola per 1 anno nel campo Annullamenti della regola per 3 anni. Vedi anche Impostazione promemoria Vaccinazione.
Rivedi tutte le impostazioni e seleziona Crea regola.
La regola viene aggiunta per la sede della clinica attualmente selezionata. Per visualizzare tutte le regole di tutte le sedi della Clinica, seleziona l’opzione vuota dall’elenco Posizione della clinica nella parte superiore della sezione Liste & template > Promemoria.
Per modificare o eliminare una regola di promemoria automatico, seleziona il pulsante della matita o del cestino alla fine della riga della regola.