I clienti hanno il diritto di presentare varie richieste riguardanti i dati personali che la vostra organizzazione raccoglie e tratta, spesso in base alle disposizioni del GDPR. Tali richieste possono includere, tra le altre cose, il diritto alla cancellazione (essere dimenticati), la rettifica (correzione) e la portabilità dei dati (esportazione dei dati).

Questo articolo descrive le funzioni Provet che potete utilizzare per gestire le richieste dei clienti relative ai dati.

Nota: questo articolo spiega come utilizzare le funzioni Provet che possono aiutarvi a rispondere alle richieste relative ai dati dei clienti. Questa sezione ha solo scopo informativo e non costituisce consulenza legale né una guida completa alla normativa sulla protezione dei dati. I requisiti in materia di protezione dei dati variano tra le diverse giurisdizioni e possono subire modifiche. La vostra organizzazione è responsabile delle procedure di raccolta, trattamento e conservazione dei dati e della conformità legale e, quando necessario, dovrebbe rivolgersi a consulenza legale indipendente.

In determinate circostanze, un cliente ha il diritto di richiedere la cancellazione permanente dei propri dati personali. Tuttavia, le cliniche veterinarie devono rispettare anche altri obblighi di legge, ad esempio conservare i registri per un numero di anni specificato per la distribuzione di medicinali o per esigenze di conformità finanziaria. Quando viene presentata una richiesta di cancellazione, la vostra organizzazione deve utilizzare i propri obblighi legali e normativi per stabilire quali parti del registro devono essere mantenute e quali possono essere eliminate. Per cancellare un Cliente sono necessarie le autorizzazioni utente da amministratore.

Per eliminare definitivamente un cliente (se i requisiti legali lo consentono), vedi Edit, Archive and Delete a Client per istruzioni dettagliate.

Per rimuovere i dati personali di molti clienti inattivi in un unico processo, vedi Anonymize Inactive Client Data for GDPR Compliance.

L’opzione Cancellare il cliente non è disponibile se il cliente ha Consultazioni attive, Debito in sospeso oppure se i dati della consultazione o della fattura sono più recenti del periodo di conservazione specificato dall’organizzazione.

Viene introdotta una nuova pagina GDPR & data retention, quindi la definizione dei periodi di conservazione dipende dalla vostra organizzazione:

I nomi dei campi sono gli stessi in entrambi i casi: Periodo di conservazione dati consultazione e Periodo conservazione dati fattura.

Un cliente può richiedere di correggere o aggiornare i propri dati personali, ad esempio modificando un cognome o Indirizzo.

Per aggiornare le informazioni personali di un Cliente, vedi Edit, Archive and Delete a Client.

Le cliniche devono essere trasparenti sui dati che raccolgono e sul motivo per cui li trattano. In Provet, potete registrare di aver informato il cliente su questo, se necessario per le vostre routine di raccolta dei dati.

Campi personalizzati

Per ricordare al Personale di informare i nuovi clienti sulla gestione dei dati, potete creare un Campo personalizzato nei Dettagli cliente, ad esempio una casella di controllo obbligatoria o un campo di testo, visibile durante la registrazione di un nuovo Cliente. Per ulteriori informazioni sui Campi personalizzati, vedi Create a Custom Field.

Moduli e Firma digitale

Potete usare PDF and Word forms per fornire ai vostri clienti informazioni sulla raccolta dei dati o Moduli di consenso.

Prenotazione on-line

Per informare i clienti su come e perché vengono gestite le informazioni private durante la Prenotazione on-line, aggiungete le informazioni nel campo Informazioni nelle impostazioni della Prenotazione on-line: Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Prenotazione on-line.

Il testo del Campo Informazioni viene visualizzato nella pagina iniziale dell’interfaccia di Prenotazione on-line. Qui potete fornire ai vostri clienti informazioni essenziali sulla vostra Prenotazione on-line, ma anche includere un messaggio che indirizzi i clienti alle Risorse pertinenti (ad es. il vostro Sito Web) per informazioni dettagliate su argomenti come GDPR e le policy di raccolta dei dati.

Per ulteriori informazioni, vedi Overview of Online booking.

Se un cliente richiede una copia dei propri registri o vi chiede di trasferire i propri dati a un altro fornitore, potete generare queste informazioni utilizzando diversi strumenti in Provet.

Esportazione completa di Anamnesi del paziente e Dati finanziario

Il registro più completo specifico del paziente è l’intera anamnesi del paziente, che può essere inviata al cliente direttamente via e-mail. Include tutto ciò che riguarda quel paziente in Provet. Potete anche includere tutte le fatture e le ricevute associate (dati finanziario) nella stessa e-mail. Questi documenti conterranno anche Informazioni sul cliente. Vedi View, print and email patient history per ulteriori informazioni.

Esportare Informazioni sul cliente

Potete esportare un foglio di calcolo con Informazioni sul cliente che include tutti i dettagli salvati, come Numero di telefono, Indirizzo e-mail e Indirizzo postale. Potete anche includere informazioni su comunicazione preferenze:

Verrà creato un elenco di tutti i Clienti e sarà necessario estrarre le informazioni specifiche del cliente dal file.

Per accedere alle impostazioni, sono necessarie determinate permessi utente.

Potete gestire come i clienti ricevono Comunicazioni esterne (ad esempio marketing o newsletter) creando comunicazione preferenze. Il Personale della clinica deve modificare manualmente la comunicazione preferenze del Cliente per confermare il consenso e disattivare eventuali canali attraverso i quali il cliente non desidera ricevere messaggi.

Per attivare l’impostazione comunicazione preferenze:

Per ulteriori informazioni, vedi Set up communication preferences.