I clienti hanno il diritto di presentare varie richieste relative ai dati personali che la tua organizzazione raccoglie e tratta, spesso in base alle norme del GDPR. Tali richieste possono includere, tra le altre cose, il diritto alla cancellazione (essere dimenticati), la rettifica (correzione) e la portabilità dei dati (esportazione dei dati).

Questo articolo descrive le funzioni di Provet che puoi utilizzare per gestire le richieste dei clienti relative ai dati.

Nota: questo articolo spiega come utilizzare le funzioni di Provet che possono aiutarti a rispondere alle richieste dei clienti relative ai dati. Questo contenuto ha solo scopo informativo e non costituisce consulenza legale né una guida completa alla normativa sulla protezione dei dati. Gli obblighi di protezione dei dati variano tra le diverse giurisdizioni e possono essere soggetti a modifiche. La tua organizzazione è responsabile delle proprie procedure di raccolta, trattamento e conservazione dei dati e della conformità legale e dovrebbe chiedere una consulenza legale indipendente quando necessario.

In determinate circostanze, un cliente ha il diritto di richiedere la cancellazione permanente dei propri dati personali. Tuttavia, le cliniche veterinarie devono rispettare altri obblighi legali, come la conservazione dei registri per un numero di anni specificato per la dispensazione dei farmaci o per la conformità finanziaria. Quando viene presentata una richiesta di cancellazione, la tua organizzazione deve utilizzare i propri obblighi legali e normativi per stabilire quali parti del registro devono essere conservate e quali possono essere eliminate. Per eliminare un cliente, devi disporre dei permessi utente di amministratore.

Per eliminare definitivamente un cliente (se i requisiti legali lo consentono), consulta Edit, Archive and Delete a Client per istruzioni dettagliate.

L’opzione Cancellare il cliente non è disponibile se il cliente ha consultazioni attive, un debito in sospeso oppure se i dati della Visita o della fattura sono più recenti rispetto al periodo di conservazione specificato dall’organizzazione.

I periodi di conservazione sono definiti in: Impostazioni > Organizzazione > Impostazioni organizzazione > Periodo di conservazione dati consultazione oppure Periodo conservazione dati fattura.

Il cliente può richiedere di correggere o aggiornare i propri dati personali, ad esempio modificando un cognome o un indirizzo.

Per aggiornare le informazioni personali di un cliente, vedi Edit, Archive and Delete a Client.

Le cliniche devono essere trasparenti sui dati che raccolgono e sul motivo per cui li trattano. In Provet, puoi registrare di aver informato il cliente su questo, se necessario per le tue procedure di raccolta dati.

Campi personalizzati

Per ricordare al Personale di informare i nuovi clienti sulla gestione dei dati, puoi creare un campo personalizzato nei dettagli del cliente, ad esempio una casella di controllo obbligatoria o un campo di testo, visibile durante la registrazione di un nuovo cliente. Per ulteriori informazioni sui campi personalizzati, vedi Create a Custom Field.

Moduli e firma digitale

Puoi utilizzare PDF and Word forms per fornire ai tuoi clienti informazioni sulla raccolta dei dati o moduli di consenso.

Prenotazione on-line

Per informare i clienti su come e perché vengono gestite le informazioni private durante la prenotazione on-line, aggiungi le informazioni nel campo Informazioni nelle impostazioni della prenotazione on-line: Impostazioni > Generale > Posizione della clinica > Prenotazione on-line.

Il testo del Campo Informazioni viene visualizzato nella pagina iniziale dell’interfaccia di prenotazione on-line. Qui puoi fornire ai tuoi clienti informazioni essenziali sulla tua prenotazione on-line, ma anche includere un messaggio che indirizzi i clienti verso risorse rilevanti (ad es. il tuo sito Web) per informazioni dettagliate su argomenti come GDPR e politiche di raccolta dati.

Per ulteriori informazioni, vedi Overview of Online booking.

Se un cliente richiede una copia dei propri registri o ti chiede di trasferire i suoi dati a un altro fornitore, puoi generare queste informazioni utilizzando diversi strumenti in Provet.

Esportazione completa dell’anamnesi del paziente e dei dati finanziari

Il registro specifico del paziente più completo è l’anamnesi completa del paziente, che può essere inviata direttamente al cliente tramite e-mail. Include tutto ciò che riguarda quel paziente in Provet. Puoi anche includere tutte le fatture e le ricevute associate (dati finanziari) nella stessa e-mail. Questi documenti conterranno inoltre informazioni sul cliente. Vedi View, print and email patient history per ulteriori informazioni.

Esportazione delle informazioni del cliente

Puoi esportare un foglio di calcolo con le informazioni del cliente, che include tutti i dettagli salvati, come numero di telefono, indirizzo e-mail e indirizzo postale. Puoi anche includere informazioni sulle preferenze di comunicazione:

Verrà creata una lista di tutti i clienti e dovrai estrarre dal file le informazioni del cliente specifico.

Per accedere alle impostazioni, devi disporre di determinati permessi utente.

Puoi gestire come i clienti ricevono comunicazioni esterne (ad esempio marketing o newsletter) creando preferenze di comunicazione. Il Personale della clinica deve modificare manualmente le preferenze di comunicazione di un cliente per confermare il consenso e disabilitare eventuali canali tramite cui il cliente non desidera ricevere messaggi.

Per attivare l’impostazione delle preferenze di comunicazione:

Per ulteriori informazioni, vedi Set up communication preferences.