Käyntiraportista näet, miten klinikan käynnit sujuvat. Raportti näyttää asiakkaiden odotusajat, käyntien kestot ja tuotot sekä ensikäyntiasiakkaiden määrän. Raportti ryhmittelee ja laskee luvut valmiiksi, joten sinun ei tarvitse viedä tietoja ja koostaa niitä uudelleen taulukkolaskentaohjelmassa. Raportti korvaa vanhan Käyntien määrä -raportin. Löydät sen kohdasta Raportointi > Raportit > Käyntejä.
Käyntiraportin avaaminen
Tarvitset Klinikan tehokkuus -raportit -oikeuden Raportointi-oikeusryhmässä. Järjestelmänvalvoja-, Esihenkilö- ja Raportit-rooleilla on tämä oikeus oletusarvoisesti. Jos et näe raporttia, pyydä klinikan järjestelmänvalvojaa tarkistamaan oikeutesi. Muita määrityksiä ei tarvita.
Avaa raportti näin:
Valitse vasemman reunan sivupaneelista Raportointi > Raportit.
Valitse raporttiluettelosta Käyntejä.
Raportti avautuu Käyntejä-välilehdelle.
Raportissa on kolme välilehteä:
Käyntejä-välilehdellä näkyy itse raportti.
Aikataulutettu-välilehdellä näkyvät ajastamasi viennit.
Jaettu-välilehdellä näkyvät sähköpostitse lähetetyt raportit.
Milloin tiedot päivittyvät
Raportissa ei käytetä reaaliaikaisia käyntikirjauksia. Tiedot päivittyvät kahdesti päivässä, ja päivitysajat näkyvät raportin oikeassa yläkulmassa. Edellisen päivityksen jälkeen kirjatut käynnit näkyvät seuraavan päivityksen jälkeen. Jos haluat nähdä tilanteen juuri nyt, käytä kalenteria ja käyntilistoja.
Mittaripalkin tiedot
Taulukon yläpuolella näkyy seitsemän lukua. Ne kaikki lasketaan uudelleen, kun muutat suodattimia.
Tunnusluku | Mitä luku kertoo |
Käyntejä yhteensä | Suodattimia vastaavien käyntien määrä |
Odotusajan mediaani | Itsepalvelukirjautumisen ja käynnin alkamisen välisen odotusajan keskimmäinen arvo |
Keston mediaani | Käynnin keston keskimmäinen arvo |
Kokonaisajan mediaani | Itsepalvelukirjautumisesta kotiutukseen kuluvan ajan keskimmäinen arvo |
Kokonaistuotto | Suodattimia vastaaviin käynteihin liittyvien laskujen bruttosumma |
Keskimääräinen tuotto | Käyntikohtainen laskujen bruttosumma |
Ensikäyntien osuus | Niiden käyntien osuus, joilla asiakas on ensikertalainen |
Huomio: Kolme aikaan liittyvää lukua ovat mediaaneja, eivät keskiarvoja. Muutama viikoiksi avoimeksi jäänyt käynti voisi vääristää keskiarvoa huomattavasti. Mediaani kuvaa tilannetta luotettavammin.
Jos haluat nähdä eläinlääkärikohtaiset luvut, aseta Ryhmittele-asetukseksi Eläinlääkäri. Uusinta-asiakkaiden osuus on 100 % miinus ensikäyntien osuus.
Aloita tallennetusta näkymästä
Raportissa on kuusi valmista näkymää. Kukin näkymä sisältää suodattimia, jotka muuten pitäisi määrittää itse.
Näkymä | Mitä se näyttää |
Oletus | Käynnit viimeisiltä 30 päivältä |
Ensikäyntiasiakkaat (viimeiset 30 päivää) | Vain ensikäyntiasiakkaat, ryhmiteltynä eläinlääkärin mukaan |
Pitkät odotusajat | Yli 20 minuutin odotusajat, pisimmät ensin |
Tuotto toimipisteittäin (viimeiset 30 päivää) | Viimeiset 30 päivää, ryhmiteltynä toimipisteen mukaan |
Laskuttamattomat käynnit | Käynnit, joihin ei liity laskua, uusimmat ensin |
Tämän päivän käynnit | Tälle päivälle päivätyt käynnit |
Jos haluat tallentaa näkymästä oman version, muuta sen suodattimia ja valitse näkymävälilehtien oikeasta reunasta Tallenna näkymä. Luo uusi näkymä valitsemalla näkymävälilehtien lopussa oleva +.
Ryhmittele ja valitse sarakkeet
Valitse Näyttö, taulukon yläpuolella olevan työkalurivin ensimmäinen painike. Sen kautta voit käyttää kahta toimintoa:
Ryhmittele kokoaa listan luvuiksi, esimerkiksi eläinlääkärin tai toimipisteen mukaan. Oletusarvo on Ei mitään.
Näytä sarakkeet -toiminnolla voit etsiä sarakkeita ja näyttää tai piilottaa niitä.
Neljä hyödyllistä saraketta on piilotettu. Saat ne näkyviin valitsemalla Näytä sarakkeet:
Kokonaisaika
Kotiutuksen odotusaika
Kotiutettu
Maksettu summa
Suodata raporttia
Oletusarvoisesti raportti näyttää käynnit viimeisiltä 30 päivältä. Tämän määrittää suodatin Käynnin päivämäärä on Viimeiset 30 päivää. Lisää suodatin valitsemalla + Lisää suodatin tai tyhjennä kaikki suodattimet valitsemalla Nollaa suodattimet.
Käytettävissä ovat seuraavat suodattimet:
Käynnin päivämäärä
Toimipiste
Eläinlääkäri
Käynnin status
Potilastyyppi
Asiakastyyppi
Ensikäyntiasiakas
Käynnin tyyppi
Maksun tila
Onko laskua
Käynnin syy
Käyntisyytyyppi
Odotusaika yli (min)
Ajasta raportti
Voit ajastaa raportin toistuvan lähetyksen sen sijaan, että veisit sen manuaalisesti. Ajasta raportti näin:
Valitse oikeasta yläkulmasta Aikatauluta.
Määritä Aloituspäivämäärä ja Aika. Aikavyöhyke näkyy kellonajan alla.
Valitse Toistuvuus.
Valitse kohdassa Vientimuoto joko CSV-tiedosto tai XLSX-taulukko.
Jos haluat käyttää määrittämiäsi suodattimia, jätä Käytä suodatinta raporttiin valituksi. Käytettyjen suodattimien määrä näkyy sen alla.
Tarkista Tarkistus-paneeli. Siinä aikataulu kerrotaan selkokielellä ja näytetään kolme seuraavaa lähetyspäivää.
Valitse Luo aikataulu.
Aikataulu näkyy Aikataulutettu-välilehdellä. Voit etsiä aikatauluja ja suodattaa niitä tilan Aktiivinen tai Pysäytetty mukaan.
Vie ja jaa raportti
Lataa raportti nykyisillä suodattimilla valitsemalla oikeasta yläkulmasta Vie.
Lähetä raportti sähköpostitse valitsemalla oikeasta yläkulmasta Jaa. Lähettämäsi raportit näkyvät Jaettu-välilehdellä. Voit etsiä niitä sähköpostiosoitteen perusteella ja suodattaa tilan Lähetetty, Kesken tai Epäonnistui mukaan.
Käyntiaikojen mittaaminen
Kaikki aikaan liittyvät luvut perustuvat neljään käynnille kirjattuun aikaan: Kirjattu sisään, Aloitettu, Merkitty valmiiksi ja Kotiutettu. Kukin luku kertoo kahden ajankohdan välisen ajan.
Luku | Alkaen | Osoitteeseen |
Odotusaika | Kirjattu sisään | Aloitettu |
Kesto | Aloitettu | Merkitty valmiiksi |
Kotiutuksen odotusaika | Merkitty valmiiksi | Kotiutettu |
Kokonaisaika | Kirjattu sisään | Kotiutettu |
Huomio: Aikaan liittyvä luku jää tyhjäksi, jos jompikumpi sen kahdesta ajankohdasta puuttuu. Ilman ajanvarausta saapuneita ja puhelimitse tehtyjä käyntejä ei usein kirjata sisään eikä aloiteta, joten niiden odotusaika jää tyhjäksi nollan sijaan. Jos klinikalla ei kirjata potilaita sisään, kaikkien käyntien odotusaika jää tyhjäksi. Tämä johtuu käyntien kirjaustavasta, eikä ole raportin virhe.
Tuottoluvut ovat bruttosummia
Kokonaistuotto ja keskimääräinen tuotto näyttävät käyntiin liittyvien laskujen bruttosumman maksun tilasta riippumatta. Alennuksia ja hyvityslaskuja ei vähennetä. Tuottoluku ei tarkoita, että käynti olisi maksettu. Voit rajata listaa maksun tilan mukaan lisäämällä Maksun tila -suodattimen.
Ensikäyntiasiakkaiden laskentatapa
Ensikäyntiasiakkaalla ei ole aiempia käyntejä kirjattuna kyseisen käynnin ajankohtana. Laskenta perustuu vain käyntihistoriaan, joten myös asiakas, joka on ostanut tuotteita mutta jolla ei ole koskaan ollut käyntiä, lasketaan ensikäyntiasiakkaaksi. Jos klinikka siirtyi Provet-järjestelmään, historia ulottuu vain siirrettyihin käyntitietoihin asti.
Mitä raportissa ei näy
Käyntiraportissa ei näy:
diagnooseja tai hoitotuloksia
reaaliaikaisia tietoja, sillä luvut päivittyvät päivitysaikoina
miten ajanvaraus on tehty
käynnin ja siihen liittyvien seurantakäyntien välisiä yhteyksiä
Palaa vanhaan raporttiin
Vanha Käyntien määrä -raportti on edelleen käytettävissä. Avaa se valitsemalla Käyntiraportin oikeasta yläkulmasta kolmen pisteen painike (⋯) ja sitten Vaihda vanhaan raporttiin.