E-lasku on digitaalinen lasku, joka lähetetään suoraan vastaanottajalle sähköisen laskutusverkon kautta sähköpostin tai tulostuksen sijaan. E-laskutus on käytettävissä Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa ja Virossa.
E-laskutus ei ole käytössä oletuksena. Aktivoi se klinikallesi ottamalla yhteyttä Provet-tuki.
Vaatimukset
Ennen kuin voit lähettää e-laskuja, varmista, että seuraavat asiat ovat kunnossa:
Tuki on aktivoinut e-laskutuksen klinikallesi.
Klinikan toimipisteprofiili on valmis yhteystietojen, yritystietojen ja pankkitietojen osalta, mukaan lukien International Bank Account Number (IBAN) ja Bank Identifier Code (BIC). Tarkista tai päivitä klinikan toimipisteprofiili kohdasta Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Toimipisteprofiili.
Laskuttamasi asiakas sijaitsee tuetussa maassa.
Asiakkaan e-laskutustietojen määrittäminen
Kun e-laskutus on aktivoitu, asiakastietosivulle ilmestyy kaksi uutta kenttää:
Verkkolaskun osoite
Verkkolaskun operaattoritunnus (välittäjätunnus)
Voit tallentaa kunkin asiakkaan e-laskutustiedot näihin kenttiin, jolloin tiedot täyttyvät valmiiksi, kun lähetät tulevia laskuja. Voit myös syöttää tai päivittää nämä tiedot suoraan yksittäisen laskun lähettämisen yhteydessä.
Huom: Jos täytät asiakkaan e-laskutustiedot sen jälkeen, kun lasku on jo viimeistelty, tietoja ei siirretä automaattisesti kyseiseen laskuun. Varmista, että asiakkaan e-laskutustiedot on tallennettu asiakasrekisteriin ennen laskun viimeistelyä.
E-laskuosoitteiden muodot maittain
Suomi
Suomessa e-laskuosoitetta kutsutaan OVT-tunnukseksi. Se perustuu yrityksen Y-tunnukseen siten, että eteen lisätään 0037. Esimerkiksi: 003712345678.
Ruotsi
Ruotsissa e-laskuosoitteet noudattavat PEPPOL-standardia. PEPPOL ID on tyypillisesti organisaation rekisteröintinumero, ja etuliitteenä ovat ruotsalaisissa organisaatioissa yleensä 0007. Esimerkiksi: 0007:5565671513.
Norja
Norjassa e-laskuosoitteet on rekisteröity EHF 3.0 -muodossa ELMA- tai PEPPOL-rekisteriin. Lähettäjän tunniste perustuu klinikan toimipisteasetuksissa määritettyyn BIC-numeroon.
Tanska
Tanskassa e-laskuosoitteet noudattavat PEPPOL-standardia muodossa: 0088:[EAN number].
Viro
Virossa e-laskuosoitteet noudattavat PEPPOL-standardia muodossa: 0191:[EAN number].
E-laskun lähettäminen
E-laskuja voidaan lähettää vain laskuille, jotka on viimeistelty ja jotka ovat täysin maksamattomia. E-lasku lähettää laskun kokonaissumman. Jos laskulle on jo kohdistettu osasuoritus, käytä sen sijaan sähköpostia tai tulostusta.
Huom: Jokaisesta lähetetystä e-laskusta peritään maksu. Tämä pätee myös silloin, vaikka laskua ei saataisi perille vastaanottajalle virheellisten osoitetietojen vuoksi. Varmista, että kaikki tiedot ovat oikein ennen lähettämistä.
Avaa viimeistelty lasku.
Valitse Lähetä verkkolasku.
Tarkista vastaanottajan verkkolaskun osoite ja verkkolaskun operaattoritunnus (välittäjätunnus). Jos asiakkaan tiedot tallennettiin asiakasrekisteriin ennen laskun viimeistelyä, ne täyttyvät valmiiksi. Voit muokata niitä täällä ennen lähettämistä.
Syötä Viitenumero-kenttään vastaanottajan viite. Tämä kenttä on pakollinen.
Syötä halutessasi lisätietoja Viitenumero 2 -kenttään (maksimissaan 62 merkkiä). Vastaanottajan järjestelmä ei välttämättä näytä pidempiä viestejä kokonaan — vastaanottajan on ehkä avattava liitetty PDF nähdäksesi koko tekstin.
Klikkaa Lähetä.
Valintaikkuna sulkeutuu, kun lasku on lähetetty onnistuneesti.
Vianmääritys
Miksi saan validointivirheitä, kun lähetän e-laskun?
Ennen lähettämistä järjestelmä tarkistaa, että kaikki vaaditut tiedot ovat mukana. Jos ongelmia ilmenee, näytetään virheilmoitus, eikä laskua voi lähettää, ennen kuin ongelmat on ratkaistu. Tarkista, että asiakkaan verkkolaskun osoite ja verkkolaskun operaattoritunnus (välittäjätunnus) ovat oikein, ja että klinikan toimipisteprofiili on valmis.
Miksi näen varoituksen puuttuvista IBAN- tai BIC-numeroista?
Jos näet varoituksen puuttuvasta International Bank Account Number (IBAN) tai Bank Identifier Code (BIC), lisää nämä tiedot klinikan toimipisteprofiiliin ennen e-laskujen lähettämistä.
Siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Toimipisteprofiili.
Valitse Muokkaa.
Syötä IBAN ja BIC.
Valitse Tallenna.
Palaa laskulle ja yritä lähettämistä uudelleen.
Miksi asiakkaan e-laskutustiedot eivät täyty automaattisesti?
E-laskutustiedot täyttyvät valmiiksi vain, jos ne on tallennettu asiakasrekisteriin ennen laskun viimeistelyä. Jos tiedot lisättiin viimeistelyn jälkeen, syötä ne manuaalisesti lähetysnäytössä.