Provetissa voi tuoda maksutiedostoja, joiden avulla viimeistellyt laskut merkitään automaattisesti maksetuiksi. Tämä vähentää maksusuoritusten käsittelyä käsin, kun tulevat pankkisuoritukset yhdistetään oikeisiin laskuihin viitenumeroiden perusteella. Maksutiedostojen tuontia voi käyttää myös vakuutuskorvausten käsittelyyn.
Voit tuoda pankin maksutiedoston, kuten tiliotteen vientitiedoston, tai itse täyttämäsi Excel-tiedoston.
Maksutiedostojen tarkastelu- ja latausoikeus sekä oikeus muuttaa yrityksen asetuksia määräytyvät käyttöoikeuksiesi mukaan.
Massamaksujen tuontityökalun nimi oli aiemmin Pankkisiirtojen käsittely. Nimi muutettiin, koska työkalulla voi nyt tuoda myös muita kuin pankin maksutiedostoja, esimerkiksi Excel-tiedostoja, joissa käytetään omia maksutapoja.
Muistiinpano: Massamaksujen tuontityökalu otetaan käyttöön klinikoilla vaiheittain. Jos työkalu ei vielä näy Provetissa, ota yhteyttä Provet-asiakasvastaavaan tai osoitteeseen support@provet.com.
Tuetut tiedostomuodot
Massamaksujen tuontityökalu hyväksyy seuraavat maksutiedostomuodot:
CAMT.053 ja CAMT.054 (ISO 20022 XML -muoto, yleisesti käytössä Euroopassa)
BGMax (käytössä pääasiassa Ruotsissa)
SEK ja SEK2 (käytössä pääasiassa Tanskassa)
Excel (.xlsx)
Jos haluat tuoda pankkitiedoston, varmista pankistasi, mitä tiedostomuotoa se käyttää tiliotteiden viennissä.
Excel-tiedoston tuontia varten voit käyttää lataussivulla olevaa esimerkkitiedostoa mallipohjana.
Laskujen automaattinen täsmäytys
Kun lataat maksutiedoston, Provet yrittää yhdistää jokaisen maksun viimeisteltyyn laskuun maksun sisältämän viitenumeron perusteella.
Jos vastaava lasku löytyy, rivi merkitään tilaan Kohdistettu.
Jos laskua ei löydy, rivi merkitään tilaan Kohdistamaton. Voit kohdistaa laskun käsin – katso alla oleva vaihe 5.
Automaattisessa täsmäytyksessä huomioidaan vain viimeisten 12 kuukauden laskut. Kohdista tätä vanhemmat laskut käsin.
Muistiinpano: Rivien täsmäytys laskuihin, joiden maksettavaa on 0, ohitetaan oletusarvoisesti, eikä näitä rivejä käsitellä.
Viitenumerot
Viitenumerot ovat yksilöllisiä tunnisteita, jotka luodaan laskun viimeistelyn yhteydessä. Ne tulostetaan laskuun pankkitilin tietojen yhteyteen. Kun asiakas lisää viitenumeron maksuun, Provet voi yhdistää pankkisuorituksen oikeaan laskuun automaattisesti.
Provet tukee seuraavia viitenumeromuotoja:
Suomalainen viitenumero (viitenumero)
Norjalainen viitenumero (KID)
Ruotsalainen viitenumero (OCR)
Kansainvälinen rakenteinen velkojan viite (ISO 11649 / SEPA)
Klinikalla käytettävä viitenumeromuoto määritetään Asetuksissa. Voit tarkastella tai päivittää asetuksia valitsemalla vasemmasta yläkulmasta toimipisteen nimen ja siirtymällä kohtaan Asetukset > Yleinen > Yritys > Organisaation asetukset. Valitse sitten Luo laskuille viitenumerot.
Muistiinpano: Nämä asetukset määritetään yleensä käyttöönoton yhteydessä. Muutokset voivat vaikuttaa työnkulkuihin ja vaatimustenmukaisuuteen. Ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan ennen muutosten tekemistä.
Ota maksutapa käyttöön massamaksujen tuontityökalussa
Tuodut maksut voidaan kohdistaa klinikan omiin maksutapoihin, kuten perintätoimistoon tai luottotappioon. Kukin maksutapa on otettava käyttöön yrityksen asetuksissa, ennen kuin sitä voi käyttää massamaksujen tuontityökalussa. Asetusten muuttamiseen tarvittavat oikeudet määräytyvät käyttöoikeuksiesi mukaan.
Valitse vasemmasta yläkulmasta toimipisteen nimi. Siirry sitten kohtaan Asetukset > Yleinen > Yritys ja valitse Maksutavat.
Valitse maksutavan riviltä muokkauspainike. Näyttöön avautuu Maksutavan muokkaus -valintaikkuna.
Valitse Bulk Payment -tuontityökalussa.
Valitse Tallenna.
Tuonnissa voi kohdistaa vain käytössä oleviin maksutapoihin. Maksutapataulukon Massatuonnissa-sarakkeesta näet, mitkä maksutavat ovat käytössä. Sama asetus on käytettävissä myös maksutapaa luotaessa valitsemalla Tallenna, eikä se ole oletusarvoisesti valittuna.
Excel-tiedoston maksutavat
Massamaksujen tuontityökalulla tuotava Excel-tiedosto voi sisältää maksutapasarakkeen (payment_method). Provet yhdistää kunkin rivin käytössä olevaan maksutapaan nimen perusteella.
Jos sarake on tyhjä, riville asetetaan maksutavaksi pankkisiirto tai vakuutuskorvaus, jos rivi vastaa vakuutuskorvaushakemusta. Pankkitiedostot käsitellään aina näin, koska niissä ei ole maksutapasaraketta.
Jos sarakkeessa on nimi, joka ei vastaa mitään käytössä olevaa maksutapaa, riville ei aseteta maksutapaa. Valitse maksutapa käsin kohdistusvaiheessa.
Tuo maksutiedosto
Tuo maksutiedosto ja hyväksy maksut Provetissa seuraavasti:
Siirry kohtaan Raportointi > Raportit, valitse Talous-suodatin ja avaa Massamaksujen tuontityökalu.
Aiemmin ladatut tiedostot näkyvät sivun alareunassa olevassa Äskettäin ladatut tiedostot -taulukossa. Taulukossa näkyvät tiedoston nimi, päivämäärä, tila ja käsiteltyjen tapahtumien määrä. Voit suodattaa tiedostoja tilan mukaan tai muuttaa tiedoston tilaa käsin valitsemalla tilan vieressä olevan muokkauskuvakkeen.
Käsittelemätön: tiedosto on ladattu, mutta sitä ei ole vielä tarkastettu.
Keskeneräinen: tiedostoa on käsitelty osittain. Tämä tila näkyy myös silloin, kun tiedostossa on maksuja, jotka eivät liity mihinkään Provetin laskuun. Jos olet käsitellyt tiedoston loppuun, voit vaihtaa tilaksi Valmis valitsemalla muokkauskuvakkeen.
Valmis: kaikki soveltuvat maksut on käsitelty.
Valitse Klikkaa tai pudota tiedostot tähän ladataksesi ja valitse maksutiedosto tai vedä tiedosto latausalueelle.
Varmista ennen lataamista, että tiedosto on tuetussa muodossa. Katso yllä oleva kohta Tuetut tiedostomuodot. Jotkin pankit vievät maksutiedostot oletusarvoisesti toisessa muodossa. Avaa tiedosto tarvittaessa ja tallenna se tuettuun muotoon ennen lataamista.
Valitse Seuraava. Provet lataa tiedoston ja näyttää suorituslistan.
Sarakkeiden otsikot tunnistetaan isoista ja pienistä kirjaimista sekä välilyönneistä ja alaviivoista riippumatta.
Jos tiedostossa on samalle kentälle kaksi saraketta, Provet hylkää tiedoston. Poista ylimääräinen sarake ja lataa tiedosto uudelleen.
Tuonnissa käyttämättömät sarakkeet luetellaan latauksen jälkeen, jotta voit tarkistaa, ettei mitään puutu.
Tarkista suorituslista. Kohdistamattomat rivit näkyvät punaisella korostettuina. Kunkin rivin tila on jokin seuraavista:
Kohdistettu: vastaava lasku löytyi.
Kohdistamaton: vastaavaa laskua ei löytynyt. Lasku on kohdistettava käsin. Rivillä näkyy tiedoston laskunumero, jotta näet, mitä haettiin.
Voit myös ohittaa yksittäisiä rivejä tai perua niiden ohituksen käsin. Vain tilassa Kohdistettu olevat rivit käsitellään.
Avaa kunkin Kohdistamaton-rivin lopussa oleva toimintopainike, niin Kohdista lasku maksuun -valintaikkuna avautuu. Valintaikkunassa näkyvät maksutiedot ja pankin raakadata. Etsi oikea lasku jollakin seuraavista kentistä:
Laskujen haku: hae maksajan nimellä tai laskun numerolla. Voit antaa laskun numeron siinä muodossa kuin se näkyy laskussa, myös etuliitteineen.
Asiakasnumero: hae asiakasnumerolla.
Vakuutuhakemushaku: hae hakemus ID:n, tapahtumanumeron tai hakemuksen viitteen perusteella.
Maksettavaa: hae laskulla avoinna olevan summan perusteella.
Asiakkaan maksettavaa: suodata asiakkaan maksettavan summan mukaan.
Vakuutusyhtiön maksettavaa: suodata vakuutusyhtiön maksettavan summan mukaan.
Hakutuloksissa näytetään vain viimeistellyt laskut.
Korosta oikea lasku valitsemalla se hakutuloksista ja valitse sitten Kohde valittu. Rivin tilaksi vaihtuu Kohdistettu.
Muistiinpano: Jos maksua ei voi kohdistaa mihinkään laskuun, jätä rivi tilaan Kohdistamaton. Voit sulkea valintaikkunan kohdistamatta maksua valitsemalla Sulje.
Tarkista, että kullekin riville on valittu oikea maksutapa.
Vahvista tuonti valitsemalla Hyväksy. Provet merkitsee vastaavat laskut maksetuiksi ja näyttää käsiteltyjen maksujen yhteenvedon. Tiedoston tilaksi vaihtuu Valmis. Jos jotakin maksua ei voitu kohdistaa, katso lisätiedot Virheet-sarakkeesta.
Jos tiedostossa on maksuja, jotka eivät liity mihinkään laskuun, tiedoston tilaksi voi jäädä Keskeneräinen. Kun olet käsitellyt tiedoston loppuun, voit vaihtaa sen tilaksi Valmis valitsemalla muokkauskuvakkeen.
Vianmääritys
Mihin maksujen tuontitoiminto katosi?
Pankkisiirtojen käsittely -työkalun nimi on nyt Massamaksujen tuontityökalu. Työkalulla voi tuoda pankkitiedostosta tai Excel-tiedostosta viitemaksuja suoraan laskuille. Siirry kohtaan Raportointi > Raportit, valitse Talous-suodatin ja avaa Massamaksujen tuontityökalu.
Miksi tiedostoa ei tunnisteta?
Jos pankki toimittaa BGMax-tiedoston .txt-tiedostona, muuta tiedostopäätteeksi .bgi ennen lataamista. Näin Provet tunnistaa tiedoston oikein.
Miksi tiedoston lataaminen kestää kauan?
Poista tiedostonimestä välilyönnit ja yritä ladata tiedosto uudelleen.
Miksi vakuutusmaksut näkyvät pankkisiirtoina?
Vakuutusyhtiöiden maksut voidaan joskus luokitella pankkisiirroiksi vakuutuskorvausten sijaan. Jos näin käy, valitse oikea maksutyyppi käsin kohdistusvaiheessa.
Miksi tiedoston lataaminen aiheuttaa täsmäytysvirheitä?
Eri tiedostomuotojen, kuten FI:n ja CAMT:n, yhdistäminen yhteen tiedostoon voi aiheuttaa täsmäytysvirheitä. Käytä eri maksutiedostomuodoille erillisiä tiedostoja tai pankkitilejä.
Miksi vakuutusmaksu kohdistui väärään laskuun?
Provet ei aina pysty päättelemään automaattisesti, pitäisikö maksu kohdistaa asiakkaan vai vakuutusyhtiön maksuksi. Jos näin käy, valitse oikea lasku käsin kohdistusvaiheessa.
Miksi vakuutusmaksu ei täsmännyt automaattisesti?
Jotkin vakuutusliitännät eivät käytä rakenteista viitenumeroa. Sen sijaan Provet etsii tunnisteita maksun viestitekstistä. Jos viestissä on kirjoitusvirhe tai se ei ole odotetussa muodossa, automaattinen täsmäytys voi epäonnistua. Valitse oikea lasku käsin kohdistusvaiheessa.
Miksi lasku ei täsmännyt automaattisesti, vaikka viitenumero on oikein?
Automaattisessa täsmäytyksessä huomioidaan vain viimeisten 12 kuukauden laskut. Kohdista tätä vanhemmat laskut käsin kohdistusvaiheessa.
Käytänkö massamaksujen tuontityökalua vai maksusuoritusten kirjaamisraporttia?
Kirjaa maksusuorituksia -raportissa ei voi tuoda tiedostoja, mutta sen avulla voit kopioida maksutavan ensimmäiseltä riviltä kaikille riveille. Käytä massamaksujen tuontityökalua, kun tuot tiedoston.