Provet tukee pankkimaksutiedostojen tuontia, jotta viimeistellyt laskut voidaan merkitä automaattisesti maksetuiksi. Tämä vähentää käsin tehtävää maksujen käsittelyä, kun saapuvat pankkitapahtumat täsmäytetään oikeisiin laskuihin viitenumeroiden avulla. Pankkimaksutiedostojen tuontia voidaan käyttää myös vakuutuskorvausmaksujen käsittelyyn.
Mahdollisuus tarkastella ja ladata pankkimaksutiedostoja riippuu käyttöoikeuksistasi.
Huom.: Tämän ominaisuuden käytettävyys riippuu siitä, tukeeko pankkisi alla lueteltuja tiedostomuotoja. Jos et näe Provetissa Pankkisiirtojen käsittely-toimintoa, ota yhteyttä Provet-tilisi yhteyshenkilöön tai support@provet.com.
Tuetut tiedostomuodot
Ota yhteyttä pankkiisi ja varmista, mitä muotoa ne käyttävät tiliotteiden viennissä. Provet hyväksyy seuraavat tiedostomuodot:
CAMT.053 ja CAMT.054 (ISO 20022 XML -muoto, yleinen erityisesti Euroopassa)
BGMax (käytetään pääasiassa Ruotsissa)
SEK ja SEK2 (käytetään pääasiassa Tanskassa)
Automaattisen laskuntäsmäyksen toiminta
Kun lataat pankkimaksutiedoston, Provet yrittää täsmäyttää jokaisen maksun viimeisteltyyn laskuun maksun mukana tulevan viitenumeron perusteella.
Jos täsmäys löytyy, rivi merkitään Kohdistettu.
Jos täsmäystä ei löydy, rivi merkitään Kohdistamaton. Voit määrittää laskun käsin — katso vaihe 5 alla.
Huom.: Rivit, jotka täsmäytetään automaattisesti laskuihin, joiden Summa on 0, ohitetaan oletuksena, eikä niitä käsitellä.
Viitenumerot
Viitenumerot ovat yksilöllisiä tunnisteita, jotka luodaan, kun lasku viimeistellään. Ne tulostetaan laskun mukana pankkitilin tiedot -osioon. Kun asiakas sisällyttää viitenumeron maksutietoihin, Provet voi täsmäyttää pankkitapahtuman oikeaan laskuun automaattisesti.
Provet tukee seuraavia viitenumeromuotoja:
Suomalainen viitenumero (viitenumero)
Norwegian reference number (KID)
Swedish reference number (OCR)
International Structured Creditor Reference (ISO 11649 / SEPA)
Laskun viitenumeromuoto, jota toimipisteesi käyttää, määritetään kohdassa Asetukset. Voit tarkastella tai päivittää asetukset valitsemalla toimipisteen nimi vasemmasta yläkulmasta ja siirtymällä sitten kohtaan Asetukset > Yleinen > Yritys > Organisaation asetukset ja valitsemalla Luo laskuille viitenumerot.
Huom.: Nämä asetukset määritetään yleensä käyttöönoton yhteydessä. Muutokset voivat vaikuttaa työnkulkuun ja vaatimustenmukaisuuteen. Ota yhteyttä järjestelmänvalvojaan ennen muutosten tekemistä.
Pankkimaksutiedoston tuonti
Kun tuot pankkimaksutiedoston ja hyväksyt maksut Provetissa:
Siirry kohtaan Raportointi > Raportit, valitse Taloustiedot-suodatin ja avaa Pankkisiirtojen käsittely.
Aiemmin ladatut tiedostot näkyvät sivun alareunassa taulukossa Äskettäin ladatut tiedostot. Taulukossa näkyvät tiedoston nimi, päivämäärä, tila ja käsiteltyjen tapahtumien määrä. Voit suodattaa tiedostoja tilan mukaan tai vaihtaa tiedoston tilan käsin valitsemalla muokkauskuvakkeen tilan vierestä.
Käsittelemätön: tiedosto on ladattu, mutta sitä ei ole vielä tarkastettu.
Keskeneräinen: tiedostoa on käsitelty osittain. Tämä tila näkyy myös, jos tiedosto sisältää maksuja, jotka eivät liity mihinkään laskuun Provetissa. Kun olet saanut tiedoston käsittelyn valmiiksi, voit vaihtaa tilan käsin Valmis käyttämällä muokkauskuvaketta.
Valmis: kaikki soveltuvat maksut on käsitelty.
Valitse Valitse tiedosto ja valitse pankkimaksutiedostosi.
Varmista, että tiedosto on tuetussa muodossa ennen lataamista. Katso Tuetut tiedostomuodot yllä. Osa pankeista vie pankkimaksutiedostoja oletuksena eri muodossa. Jos tarvitaan, avaa tiedosto ja tallenna se tuetussa muodossa ennen lataamista.
Valitse Seuraava. Provet lataa tiedoston ja näyttää tapahtumalistan.
Tarkista tapahtumalista. Kohdistamaton-rivit korostetaan punaisella. Jokaisessa rivissä näkyy jokin seuraavista tiloista:
Kohdistettu: vastaava lasku löytyi.
Kohdistamaton: vastaavaa laskua ei löytynyt. Sinun on määritettävä lasku käsin.
Voit myös ohittaa tai ottaa yksittäisiä rivejä käsittelyyn käsin. Vain rivit, joiden tila on Kohdistettu, käsitellään.
Jokaisen Kohdistamaton-rivin lopussa valitse toimintopainike, jotta avaat Kohdista lasku maksuun -ikkunan. Ikkunassa näkyvät maksun tiedot ja raakadata pankista. Hae oikea lasku jollakin seuraavista kentistä:
Laskujen haku: hae maksajan nimellä tai laskun numerolla.
Asiakasnumero: hae asiakasnumerolla.
Vakuutuhakemushaku: hae hakemus ID:n, tapahtumanumeron tai viitteen perusteella.
Maksettavaa: hae laskun avoinna olevalla määrällä.
Asiakkaan maksettavaa: suodata asiakkaan maksettavaksi tulevan määrän mukaan.
Vakuutusyhtiön maksettavaa: suodata vakuutusyhtiön maksettavan määrän mukaan.
Hakutuloksissa näytetään vain viimeistellyt laskut.
Valitse oikea lasku tuloksista, jotta se korostuu, ja valitse sitten Kohde valittu. Rivin tila muuttuu Kohdistettu.
Huom.: Jos maksurivi ei liity mihinkään laskuun, jätä se tilaan Kohdistamaton. Voit sulkea ikkunan ilman kohdistusta valitsemalla Sulje.
Jos tiedosto sisältää vakuutuskorvausmaksuja, varmista, että kyseisten rivien maksutyyppi on valittu oikein.
Valitse Hyväksy tuonnin vahvistamiseksi. Provet merkitsee täsmäytetyt laskut maksetuiksi ja näyttää yhteenvedon käsitellyistä maksuista. Tiedoston tila muuttuu Valmis. Jos kaikkia maksuja ei voitu kohdistaa, tarkista lisätiedot Virheet-sarakkeesta.
Jos tiedosto sisältää maksuja, jotka eivät liity mihinkään laskuun, tiedoston tila voi jäädä Keskeneräinen. Kun olet saanut käsittelyn valmiiksi, voit vaihtaa tiedoston tilan käsin Valmis käyttämällä muokkauskuvaketta.
Vianmääritys
Miksi tiedostoa ei tunnisteta?
Jos pankkisi toimittaa BGMax-tiedoston .txt-muodossa, nimeä tiedostopääte .bgi ennen lataamista. Näin Provet tunnistaa tiedoston oikein.
Miksi tiedoston lataaminen kestää kauan?
Poista kaikki välilyönnit tiedostonimestä ja yritä latausta uudelleen.
Miksi vakuutusmaksut näkyvät pankkisiirtoina?
Vakuutusyhtiöiltä tulevat maksut voidaan joskus luokitella Bank payments -maksuiksi Insurance claims -tyyppisten vakuutuskorvaushakemusten sijaan. Jos näin käy, valitse oikea maksutapa käsin kohdistusvaiheessa.
Miksi saan täsmäysvirheitä ladatessani tiedostoa?
Erilaisten tiedostomuotojen, kuten FI ja CAMT, yhdistäminen yhteen tiedostoon voi aiheuttaa täsmäysvirheitä. Käytä erillisiä tiedostoja tai erillisiä pankkitilejä eri maksutiedostomuodoille.
Miksi vakuutusmaksu täsmäytetään väärään laskuun?
Provet ei välttämättä aina pysty määrittämään automaattisesti, pitäisikö maksu kohdistaa asiakkaan maksuksi vai vakuutusmaksuksi. Jos näin käy, valitse oikea lasku käsin kohdistusvaiheessa.
Miksi vakuutusmaksun automaattinen täsmäys epäonnistui?
Kaikki vakuutuksiin liittyvät liitännät eivät käytä jäsenneltyä viitenumeroa. Provet etsii tunnisteita sen sijaan maksun viestitekstistä. Jos viestissä on kirjoitusvirhe tai se ei noudata odotettua muotoa, automaattinen täsmäys voi epäonnistua. Valitse oikea lasku käsin kohdistusvaiheessa.