Voit viimeistellä ja lähettää laskuja usealle asiakkaalle yhdellä kertaa. Sen sijaan, että käsittelisit kutakin laskua erikseen, voit valita joukon laskuja, valmistella ne, luoda sähköpostin ja lähettää kaiken kerralla. Tämä säästää taloustiimin ja vastaanottohenkilöstön aikaa.
Voit aloittaa tämän prosessin kahdesta paikasta:
Laskut -luettelo – lähettääksesi laskuja usealle asiakkaalle kerralla.
Asiakkaan sivu - lähettääksesi useita laskuja tietylle asiakkaalle.
Ennen kuin aloitat
Varmista, että asiakkaan sähköpostiosoitteet on tallennettu järjestelmään ennen lähettämistä.
Vain viimeisteltyjä laskuja voidaan lähettää. Voit viimeistellä luonnoslaskut osana tätä prosessia.
Näin pääset alkuun
Voit käyttää Lähetä sähköpostilla -painiketta kahdesta eri paikasta:
Laskut -listauksesta:
Siirry Kirjaukset > Laskut.
Käytä suodattimia tai hakukenttää rajoittaaksesi hakua niihin laskuihin, joita haluat käsitellä.
Klikkaa laskuriviä valitaksesi laskun. Toimintopalkki ilmestyy sivun alareunaan. Lisääksesi lisää laskuja valintaasi, klikkaa muita rivejä tai valitse "Valitse kaikki sivulla" tai "Valitse kaikki" ottaaksesi mukaan kaikki sivulla näkyvät tai haetut laskut.
Valitse toimintapalkista Toimenpiteet > Lähetä sähköpostilla.
Asiakkaan sivulta:
Siirry asiakkaan tietoihin.
Siirry Laskutus > Laskut.
Valitse laskut, jotka haluat lähettää.
Valitse Toimenpiteet > Lähetä sähköpostilla.
Vaihe 1: Valmistele Laskut
Valitut laskut näkyvät Valmis -ryhmässä. Nämä ovat viimeisteltyjä laskuja, jotka ovat valmiita lähetettäväksi.
Jos valintasi sisältää luonnoslaskuja, näkymässä on myös Täytyy viimeistellä-ryhmä. Luonnoslaskut on viimeisteltävä, ennen kuin ne voidaan lähettää.
Jos kaikki valitut laskut on jo viimeistelty, voit siirtyä suoraan seuraavaan vaiheeseen.
Jos Täytyy viimeistellä -ryhmässä on luonnoslaskuja, jotka haluat sisällyttää lähetykseen:
Valitse valintaruutu jokaiselle luonnokselle, jonka haluat viimeistellä, tai valitse Viimeistele kaikki luonnoslaskut valitaksesi kaikki kerralla. Kunkin valitun laskun tila päivittyy näyttämään Luonnos → Viimeistelty.
Valitse Jatka. Vahvistusdialogi avautuu.
Tarkista vahvistusikkunan sisältö. Dialogi näyttää kuinka monta laskua viimeistellään ja varoittaa, että viimeisteltyjä laskuja ei voi muuttaa takaisin luonnostilaan. Jos laskuja ei voida viimeistellä, klikkaa Näytä laskut, joita ei voida viimeistellä nähdäksesi syyn. Voit navigoida näihin laskuihin ratkaistaksesi mahdolliset ongelmat ennen kuin yrität uudelleen.
Valitse Viimeistele ja jatka jatkaaksesi.
Avataksesi asiakkaan tiedot tai tarkistaa laskun, valitse asiakkaan nimi tai laskun numero. Jokainen linkki avautuu uudessa välilehdessä.
Jos valintasi sisältää laskuja asiakkaille, joilla on vaihtoehtoisia ALV-kantoja, seuraava ilmoitus näytetään: "Jos valituissa laskuissa on asiakastyyppejä, joilla on vaihtoehtoisia ALV-kantoja, näitä kantoja sovelletaan automaattisesti." Toimenpiteitä ei siis tarvita – oikeat hinnat otetaan automaattisesti huomioon laskun viimeistelyn aikana.
Huomaa
Jos valitsemallasi asiakkaalla ei ole sähköpostiosoitetta, se on merkitty ennen lähettämistä. Nämä laskut jätetään lähettämättä.
Vaihe 2: Tiedot ja liitteet
Valitse, mitä sisällytetään jokaisen asiakkaan sähköpostiin. Seuraavat vaihtoehdot ovat käytettävissä:
Annetaanko asiakkaan jättää palautetta
Maksukuitit liitteenä
Lasku/kuitti liitteenä
Sisällytä käynti- & potilashistoria
Sisällytä hoitoyhteenveto
Sisällytä kotiutusohjeet
Huomaa, että Sisällytä kotiutusohjeet -vaihtoehto ei vaikuta käsikauppamyynteihin tai koontilaskuihin.
Valitse Jatka.
Vaihe 3: Laadi sähköposti
Valitse lähettäjä, ja kirjoita sitten viestin aihe sekä sähköpostin sisältö, joka lähetetään asiakkaille.
Jos haluat käyttää valmiiksi tallennettua mallipohjaa, valitse + Lisää sähköpostipohja, etsi malli jota haluat käyttää, ja valitse Lisää. Mallipohjan teksti lisätään sähköpostin runkoon.
Valitse Jatka.
Vaihe 4: Tarkista ja lähetä
Tarkista yhteenveto ennen lähettämistä, mukaan lukien:
Asiakkaat, joille sähköposti lähetetään, mukaan lukien heidän sähköpostiosoitteensa ja kullekin asiakkaalle lähetettävänä olevat laskut
Lähettäjä
Valitut tiedot ja liitteet
Aiherivi ja sähköpostin runko
Jos jotain on muutettava, valitse Takaisin palataksesi kyseiseen vaiheeseen.
Kun olet valmis, valitse Lähetä sähköposti. Vahvistusviesti näytetään, kun sähköpostit on lähetetty onnistuneesti.
Yksi sähköposti lähetetään per asiakas, yhdistäen kaikki laskut ja valitut liitteet yhteen viestiin.
Lähetyksen jälkeen
Kun sähköpostit on lähetetty, jokainen lasku saa Laskut listauksessa Lähetetty -merkinnän, ja päivämäärä ja kellonaika kirjautuu Lähetetty -sarakkeeseen.
Voit tarkastella lähetettyä sähköpostia asiakkaan tiedoissa Viestintä -välilehdellä.