Voit viimeistellä ja lähettää laskuja useille asiakkaille kerralla. Sen sijaan, että käsittelisit jokaisen laskun erikseen, voit valita joukon laskuja, valmistella ne, laatia sähköpostin ja lähettää kaiken yhdellä toimenpiteellä. Tämä säästää aikaa talous- ja vastaanottotiimissä säännöllisten laskutussyklien aikana.
Voit aloittaa tämän työnkulun kahdesta paikasta:
Laskut-luettelosta — kun haluat lähettää laskuja useille asiakkaille kerralla.
Yhden asiakkaan sivulta — kun haluat lähettää laskuja yhdelle asiakkaalle.
Ennen kuin aloitat
Varmista, että asiakkaiden sähköpostiosoitteet on tallennettu järjestelmään ennen lähettämistä.
Vain viimeistellyt laskut voidaan lähettää. Voit viimeistellä laskuluonnoksia osana tätä työnkulkua.
Aloita
Pääset Lähetä sähköpostina-painikkeeseen kahdesta paikasta:
Laskut-luettelosta:
Siirry kohtaan Laskutus > Laskut.
Käytä suodattimia tai hakukenttää rajataksesi listan niihin laskuihin, joita haluat käsitellä.
Valitse lasku klikkaamalla riviä. Toimintotyökalupalkki tulee sivun alaosaan. Lisääksesi lisää laskuja valintaasi, klikkaa muita rivejä tai valitse "Valitse sivulta kaikki" tai "Valitse kaikki", jolloin kaikki laskut otetaan mukaan kaikilta sivuilta.
Valitse työkalupalkista Toiminto > Lähetä sähköpostina.
Asiakkaan sivulta:
Avaa asiakkaan sivu.
Siirry kohtaan Laskutus > Laskut.
Valitse laskut, jotka haluat lähettää.
Valitse Toiminto > Lähetä sähköpostina.
Vaihe 1: Valmistele laskut
Valitsemasi laskut näkyvät Valmis-ryhmässä. Nämä ovat viimeisteltyjä laskuja, jotka voidaan lähettää.
Jos valinta sisältää laskuluonnoksia, näkyviin tulee myös Vaatii viimeistelyä-ryhmä. Laskuluonnokset on viimeisteltävä, ennen kuin ne voidaan lähettää.
Jos kaikki valitsemasi laskut ovat jo viimeisteltyjä, voit siirtyä suoraan seuraavaan vaiheeseen.
Jos Vaatii viimeistelyä-osio sisältää laskuluonnoksia, jotka haluat sisällyttää:
Valitse valintaruutu jokaisen laskuluonnoksen vierestä, jonka haluat viimeistellä, tai valitse Viimeistele kaikki laskuluonnokset valitaksesi ne kaikki. Jokaisen valitun laskun tila päivittyy näyttämään Laskuluonnos → Viimeistelty.
Valitse Jatka. Vahvistusikkuna avautuu.
Tarkista vahvistus. Ikkuna näyttää, kuinka monta laskua viimeistellään, ja varoittaa, että viimeisteltyjä laskuja ei voi muuttaa takaisin laskuluonnoksiksi. Jos mitä tahansa laskuja ei voi viimeistellä, klikkaa Näytä laskut, joita ei voi viimeistellä nähdäksesi syyn. Voit siirtyä näihin laskuihin ja ratkaista mahdolliset ongelmat ennen uudelleenyritystä.
Valitse Viimeistele ja jatka jatkaaksesi.
Avaa asiakastietue tai tarkastele laskua valitsemalla asiakkaan nimi tai laskunumero. Jokainen linkki avautuu uuteen välilehteen.
Jos valintasi sisältää laskuja asiakkaille, joilla on vaihtoehtoiset ALV-kannat, näytetään seuraava huomautus: "Jos valitut laskut sisältävät asiakastyyppejä, joilla on vaihtoehtoiset ALV-kannat, kyseiset kannat otetaan käyttöön automaattisesti." Mitään toimenpiteitä ei tarvita — oikeat kannat otetaan automaattisesti käyttöön viimeistelyn yhteydessä.
Huomio: Jos valinnassasi on asiakkaita, joilla ei ole sähköpostiosoitetta, ne on merkitty ennen lähettämistä. Nämä laskut jätetään pois lähetyksestä.
Vaihe 2: Tiedot ja liitteet
Valitse, mitä sisällytetään kunkin asiakkaan sähköpostiin. Seuraavat vaihtoehdot ovat käytettävissä:
Salli asiakkaan antaa palautetta
Maksukuittien liittäminen
Lasku/kuitti liitteenä
Sisällytä käynti & potilashistoria
Sisällytä hoitoyhteenveto
Sisällytä kotiutusohjeet
Huomaa, että Lisää kotiutusohjeet -vaihtoehto ei vaikuta käsikauppamyyntien laskuihin tai koontilaskuihin.
Valitse Jatka.
Vaihe 3: Laadi sähköposti
Valitse lähettäjä, ja sen jälkeen kirjoita sähköpostin aihe ja viestirunko sille viestille, joka lähetetään asiakkaille.
Jos haluat käyttää tallennettua mallipohjaa, valitse + Lisää sähköposti, etsi haluamasi mallipohja ja valitse Tallenna. Mallipohjan teksti lisätään sähköpostin viestirunkoon.
Valitse Jatka.
Vaihe 4: Tarkista ja lähetä
Tarkista yhteenveto ennen lähettämistä, mukaan lukien:
Asiakkaat, joille sähköposti lähetetään, heidän sähköpostiosoitteineen sekä kunkin asiakkaan laskut
Lähettäjä
Valitut tiedot ja liitteet
Aihe ja sähköpostin viestirunko
Jos jokin on muutettava, valitse Takaisin palataksesi kyseiseen vaiheeseen.
Kun olet valmis, valitse Lähetä sähköposti. Vahvistusviesti näytetään, kun sähköpostit on lähetetty onnistuneesti.
Yksi sähköposti lähetetään yhtä asiakasta kohden, ja siinä yhdistetään kaikki laskut sekä valitut liitteet yhdeksi viestiksi.
Lähettämisen jälkeen
Kun sähköpostit on lähetetty, jokainen lasku merkitään Lähetetty-tilaan Laskut-luettelossa, ja lähetyksen päivämäärä ja aika tallennetaan Lähetetty-sarakkeeseen.
Voit tarkastella lähetettyä sähköpostia asiakkaan Viestintä-välilehdeltä.