Tilikauden lukitusasetukset ovat käytettävissä molemmilla tasoilla: Yritys ja Toimipiste. Asetusten tarkoitus on estää talouteen liittyvien tapahtumien kirjaaminen takautuvasti aiemmille ajanjaksoille, joiden kirjanpito on jo täsmäytetty, esimerkiksi edelliselle kuukaudelle tai vuodelle. Kun tilikausi on suljettu, talouteen liittyville tapahtumille, kuten laskuille tai maksusuorituksille, ei voi asettaa sulkemispäivää aiempaa päivämäärää.

Tilikauden lukitus otetaan käyttöön ja määritetään pääasiassa Toimipiste-tasolla kolmen asetuksen avulla. Näin kukin toimipiste voi hallita ja mukauttaa tilikauden sulkemista itsenäisesti. Tilikauden lukitusasetuksista on erityisesti hyötyä, kun kuukauden talousluvut halutaan lukita automaattisesti täsmäytyksen jälkeen.

Tilikauden lukitusasetukset löytyvät polusta Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Talous, osiosta Tilikaudet ja päivämäärät.

Tätä ensimmäistä tilikauden sulkemisasetusta voi käyttää käsin, tai sen arvo päivittyy automaattisesti, kun asetukset 2 ja 3 ovat käytössä. Asetukseen syötetään päivämäärä, esimerkiksi 03/04/2022. Syötetty päivämäärä määrittää rajan, jota aiemmaksi tapahtumien päivämäärää ei voi asettaa asetuksen ollessa käytössä.

Kun tämä asetus on käytössä, asetus 3 tulee näkyviin ja asetuksen 1 päivämäärä päivittyy automaattisesti. Automaattinen lukitus sulkee kunkin kuukauden ajallaan, joten tapahtumien päivämääriä ei voi asettaa takautuvasti jo täsmäytetylle kuukaudelle. Asetuksen 1 päivämääräksi tulee aina edellisen kuukauden viimeinen päivämäärä.

Tällä asetuksella määritetään kuukauden päivä, jolloin päivämäärä Varhaisin mahdollinen päivämäärä talouteen liittyville tapahtumille päivittyy automaattisesti. Päivämääräksi asetetaan tällöin edellisen kuukauden viimeinen päivä. Asetuksen muuttaminen ei päivitä varhaisinta mahdollista päivämäärää heti.

Esimerkki: muutat asetusta helmikuun 20. päivänä.

Valitse päivä, joka antaa kirjanpidosta vastaavalle henkilöstölle riittävästi aikaa edellisen kuukauden täsmäyttämiseen. Jos täsmäytys kestää tavallisesti 10 päivää, valitse päiväksi 10 tai jokin pian sen jälkeinen päivä. Myöhempi päivä antaa enemmän aikaa kirjata tapahtumia takautuvasti kuukaudelle, jonka kirjanpito on jo täsmäytetty.

Jos valittu päivämäärä (29, 30 tai 31) ei ole käytettävissä kuluvassa kuukaudessa, kyseisen kuukauden ehdoksi tulee kuukauden viimeinen käytettävissä oleva päivä.

Tilikauden sulkemista voi hallita myös Yritys-tasolla päivittämällä kolme asetusta käsin tarpeen mukaan.

Yrityksen tilikauden lukitusasetukset löytyvät polusta Asetukset > Yleinen > Yritys, osiosta Organisaation asetukset.

Tällä ensimmäisellä asetuksella toiminto otetaan käyttöön tai poistetaan käytöstä. Asetus tuo näkyviin asetukset 2 ja 3 sekä mahdollistaa tilikauden lukituksen hallinnan Yritys-tasolla.

Asetukseen 2 syötetään päivämäärä. Se vastaa Toimipiste-tason asetusta 1 ja määrittää päivämäärän, jota ennen tapahtumille ei voi asettaa päivämäärää. Asetusta käytetään yhdessä asetuksen 3 kanssa.

Tämä asetus on valintaruutu. Kun valitset sen ja tallennat asetukset, yllä olevan Yritys-asetuksen 2 päivämäärä korvaa aiemmin käsitellyn Toimipiste-asetuksen 1 päivämäärän. Valintaruudulla päivitetään kaikkien sijaintien tilikauden päättymispäivä käsin. Se ei käynnistä myöhempiä automaattisia päivämääräpäivityksiä.