Valmistele tiedosto lataamista varten.
Valitse toimipisteen nimi vasemmasta yläkulmasta ja siirry sitten kohtaan Asetukset > Tuonti ja vienti > Tuo tiedostosta.
Pudota tiedosto latausalueelle tai valitse alue, josta voit valita tiedoston laitteeltasi. Vaihtoehtoisesti voit valita aiemmin lataamasi tiedoston Olemassa oleva tiedosto -alasvetovalikosta. Voit tuoda kerrallaan yhden tiedoston. Tuetut tiedostotyypit ovat XLSX, XLS ja XML. Tiedoston koko ei saa olla yli 5 MB.
Valitse tuontimalli kohdassa Provet-malli -alasvetovalikosta.
Valitse Seuraava.
Siirry Sovitus-sivulle, jossa autat järjestelmää ymmärtämään lähdedatasi. Sovita lähdedatasi Provetin tietokenttiin vaaditulla tavalla.
Tiedostosi sarakkeet näkyvät vasemmalla yhdessä kaikkien automaattisesti sovitettujen tietokenttien kanssa.
Sovittamattomat Provet-kentät näkyvät oikealla. Vedä ne kentät, joita tarvitset, vasemmalle täsmätäksesi ne lähdesarakkeisiin.
Joitakin kenttiä voidaan vaatia sovitukseen. Löydät ne omasta kategoriastaan oikealta.
Jotkin kentät saattavat vaatia alisovituksen. Tämä tarkoittaa, että avaat kentän muokkausta varten valkoisella kynäpainikkeella sen jälkeen, kun se on vasemmalla, ja teet tarvittavat muutokset tai sovitukset. Esimerkiksi jos tuot tuotteita eri ALV-prosenttien (arvonlisävero) kanssa, sinun on ehkä sovitettava tietosi manuaalisesti ryhmiin järjestelmässä, jos maahantuoja ei sovita asioita automaattisesti onnistuneesti.
Hyvin vasemmalla oleva Tila-sarakkeessa näkyy niiden kenttien sovitustila, joihin on tehty sovitus. Jos ne näkyvät muodossa “Yhdistetty”, kaiken pitäisi olla kunnossa. Jos ne näkyvät muodossa “Epätäydellinen”, avaa kenttä muokkausta varten ja tarkista, että kaikki elementit on tehty alisovituksella oikein siinä.
Valitse Seuraava.
Tarkista Esikatsele ja tuo-sivulla tuonnin tulokset rivi riviltä ja kenttä kentältä. Sivulla ilmoitetaan, onko jokin tuotu objekti uusi vai päivitetäänkö olemassa olevaa objektia. Mahdolliset virheet näytetään punaisella yhdessä virheilmoitusten kanssa. Voit viedä virheet Excel-tiedostona Vie/lataa virheet -painikkeella. Voit silti jatkaa tuontia, vaikka joitakin virheitä olisi; tällöin virheettömät rivit tuodaan. Esikatselu voi myös näyttää joitakin järjestelmän tekemiä automaattisia laskutoimituksia. Lisätietoja on artikkelissa Automatic Calculations in Import from File. Huomaa, että esikatselun lataaminen voi kestää jonkin aikaa tiedoston koosta ja mukana olevista tietotyypeistä riippuen.
Jos tiedosto sisältää yli 100 tuotetta, Provet lataa automaattisesti vain otoksen riveistä. Tämän jälkeen voit valita, haluatko ladata koko esikatselun Esikatsele kaikki merkinnät -painikkeella (tämä voi kestää kauemmin) vai jatkaa suoraan tuonnilla.
Kun olet tarkistanut esikatselun, valitse Aloita tietojen tuominen.
Sinut ohjataan Tuonnin edistyminen -sivulle, jossa voit seurata tuonnin edistymistä. Tuonti käsitellään taustalla, ja voit poistua sivulta tai päivittää sen halutessasi. Vihreä “onnistui”-tila näytetään, kun kaikki on suoritettu onnistuneesti. Tuonnin kokonaisaika riippuu yleensä tiedoston koosta; tyypillisesti tuonti ei saisi kestää pidempään kuin muutama minuutti. Jos tuonnin aikana epäonnistui jokin rivi, voit ladata virheet Toimenpiteet -sarakkeesta.
Huom: Tuonnit toimivat 250 tuotteen erissä, ja niille on aikakatkaisu 20 minuutin jälkeen. Päivitykset ovat nopeampia kuin uudet tuonnit, koska päivitettävät kentät kohdistetaan tiettyihin kenttiin.
Esimerkki: Jos tuodaan 1000 tuotetta, voi olla parempi jakaa se 2 tuontiin.
Lisävinkit ja huomioita sovitukseen
Voit muokata tietokenttien Lisää vaihtoehtoja vain sovitusvaiheessa sen jälkeen, kun olet sovittanut ne (eli kun on määritetty yhteys dataasi tai kun olet lisännyt uutta tietoa lisäämällä kentän).
Joihinkin kenttiin voi määrittää avainkentän Käytä avainkenttänä -vaihtoehdolla tietokentän kortissa. Tämän jälkeen järjestelmä yrittää etsiä olemassa olevia objekteja tietokannasta ja päivittää ne sen sijaan, että se loisi uusia tuotteita. Avainkentän käyttö on kriittistä, jos haluat päivittää olemassa olevia objekteja. Jos olet vienyt osan tiedoista järjestelmästä ja haluat päivittää ne ja tuoda ne sitten uudelleen, käytetään yleensä objektin ID:tä avainkenttänä täsmäystä varten, koska se on osa vientiä. Yleensä kaikki yksilölliset arvot voivat toimia avainkentän käyttöön. Edistyneissä tapauksissa on myös mahdollista käyttää useita avainkenttiä samanaikaisesti.
Jos tiedoston tietosarakkeiden nimet ovat täsmälleen samat kuin Provetissa, automaattisen sovituksen pitäisi tapahtua sovitusvaiheessa.
Automaattinen sovitus voi tapahtua myös alisovitettaville vaihtoehdoille. Esimerkiksi jos nimeät tuotteen alaryhmät tiedostossa samalla tavalla kuin ne on asetettu Provetissa, automaattisen alisovituksen pitäisi tapahtua.
Voit lisätä tuontiin myös uutta dataa (mukautettu oletus) vetämällä tietokentän sovitusvaiheen vasemman puolen alaosaan (alueen nimi “Vedä + pudota kenttä tähän lisätäksesi sen tuontiin”). Tämän jälkeen voit avata kentän muokkausta varten valkoisella kynäpainikkeella ja käyttää vaihtoehtoa “Korvaa kaikki oletusarvolla” uuden oletuksen asettamiseen. Kaikki tuodut tuotteet saavat sen jälkeen arvon uudeksi oletuksekseen.
Kun tuot tuotteita, voit edistyneenä vaihtoehtona luoda alaryhmiä suoraan tuonnin aikana. Tätä varten ovat tuotteen alaryhmä tasot 1, 2 ja 3 -kentät. Jos haluat vain sovittaa olemassa oleviin alaryhmiin, käytä tavallista Tuotteen alaryhmä -kenttää.
Sovitukseen käytettävissä olevat kentät riippuvat mallista, jonka valitset vaiheessa 4. Esimerkiksi Käyttäjät-mallia tuotaessa käytetään kenttiä, kuten ne on kuvattu artikkelissa Create and Manage User Accounts.