Mitä kotitoimitus on?
Kotitoimituksen avulla voit myydä tuotteita, joita klinikkasi ei pidä varastossa, ja toimittaa ne suoraan asiakkaille ulkoisen toimituskumppanin kautta. Vaikka kumppani hoitaa lähetyksen, sinä hallitset laskutuksen ja tilausten seurannan suoraan Provetissa.
Kun lisäät tuotteen ja määrität Käyttötapa-asetukseksi Kotitoimitus sekä viimeistelet laskun, tuotteesta tulee kotitoimitus-tilaus. Voit sen jälkeen seurata tilauksen tilaa Kotitoimitus-työpöydältä.
Kotitoimituksen käyttöönotto
Ennen kotitoimituksen käyttöä toiminto täytyy ottaa käyttöön toimipistetasolla:
Siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Liitännät > Kotitoimitus.
Valitse Ota käyttöön tuotteiden kotitoimitus-toiminnot.
Valitse Tallenna. Tämän jälkeen voit aloittaa tuotteiden merkitsemisen kotitoimitukseen käytettäviksi.
Käyttäjän oikeudet
Pystyäksesi katsomaan Kotitoimitus-työpöydän, käyttäjillä täytyy olla seuraava oikeus. Oikeustasoryhmiä katsotaan tai muokataan kohdassa Asetukset > Käyttäjät > Oikeustasoryhmät, ja valitse sitten oikeustasoryhmärivillä napin kuvake, jossa on kolme pistettä, minkä jälkeen valitse Oikeustason asetukset.
Kotitoimitukset (luku): Vaaditaan Kotitoimitus-työpöydän käyttöön. Oletuksena kaikille rooleille (Admin, Manager ja Users) on annettu pääsy.
Huomautus
Oikeus Kotitoimitukset näkyy vain oikeustasoryhmissä, kun kotitoimitus-toiminto on otettu käyttöön klinikan toimipisteelle.
Tuotteiden merkitseminen kotitoimitukseen käytettäviksi
Voit merkitä lääke-, tarvike- ja ruokatyyppisiä tuotteita kotitoimitukseen käytettäviksi seuraavilla tavoilla:
Tuotekortti
Kun luot tai muokkaat lääke-, tarvike- tai ruokatyyppistä tuotetta, valitse tuotekortilta Ota käyttöön kotitoimitus -valintaruutu.
Voit myös asettaa Kotitoimitus oletukseksi Käyttötapa, jos haluat, että se valitaan automaattisesti, kun tuotetta käytetään.
Hinnoittelun hallinta ja Hinnoittelutyökalu
Hinnoittelun hallinta: Jos hallitset tuotteita ja hintoja keskitetysti Hinnoittelun hallinnassa, voit hallita myös kyseisten tuotteiden kotitoimitusasetukset siellä. Lisätietoja: Luo keskitetty tuote.
Hinnoittelutyökalu: Jos käytät erähinnoittelun päivityksiä, käytä Hinnoittelutyökalua päivittääksesi kotitoimituslipun valituille tuotteille. Lisätietoja: Päivitä tuotteet tiettyyn toimipisteeseen Hinnoittelutyökalussa.
Tuotteiden tuonti
Kotitoimitus-ominaisuus voidaan sisällyttää tuotteiden tuontitiedostoihin, jolloin voit tehdä massapäivityksiä.
API
Jos organisaatiosi hallinnoi tuotetietoja API:n kautta, voit sisällyttää kotitoimitusasetuksen näihin päivityksiin. Näin ulkoiset järjestelmät voivat pitää tuotemääritykset synkronoituna.
Kotitoimitustuotteiden käyttäminen käynneillä, laskuissa ja käsikauppamyynnissä
Kun lisäät kotitoimitustuotteen käynnille, laskulle tai käsikauppamyyntiin, valitse Käyttötapa-pudotusvalikosta Kotitoimitus. Jos tuotteella on tuotekortilla oletuksena Kotitoimitus käyttötapana, tämä arvo valitaan automaattisesti.
Kun kotitoimitus valitaan toimitustavaksi, tuotteen ikkuna päivittyy automaattisesti siten, että vain relevantit kentät näkyvät. Se johtuu siitä, että tuote lähetetään suoraan ulkoisen kumppanin toimesta. Seuraavat vaihtoehdot eivät ole käytettävissä:
Varastopaikka, erän valinta ja varastovähennykset
Luovutusmaksut, ylläpidon tiedot ja varoajat
Tarratulostuksen vaihtoehdot
Kun tallennat ja viimeistelet laskun, tuotteesta tulee kotitoimitus-tilaus. Tilaus näkyy sen jälkeen Kotitoimitus-työpöydällä.
Hyvitä ja korvaa kotitoimitustuotteet
Jos haluat korvata kotitoimitustuotteen, joka tilattiin virheellisesti tai hylättiin, sinun täytyy ensin hyvittää tuote ja sen jälkeen luoda uusi tilaus käsikauppamyynnin kautta. Tilausten korvaaminen varmistaa, että historia on seurattavissa, koska korvaava tuote saa saman Tilaus ID:n kuin alkuperäinen.
Huomautus
Sinun täytyy viimeistellä korvaava lasku 72 tunnin lisäajan kuluessa, joka alkaa, kun viimeistelet alkuperäisen laskun.
Hyvitä kotitoimitustuote
Hyvittääksesi kotitoimitustuotteen sinun täytyy hyvittää linkitetty laskurivi. Kun viimeistelet hyvityslaskun, tuotteen tila muuttuu Hyvitetty -tilaan kotitoimitus-työpöydällä.
Avaa lasku.
Valitse Hyvityslasku tai jos käytät uutta viimeisteltyä laskusuunnittelua, klikkaa kolme pistettä oikeassa yläkulmassa ja valitse + Uusi hyvityslasku.
Valitse Hyvitä laskusta vain osa.
Valitse rivit, jotka haluat hyvittää.
Valitse Jatka.
Nyt luodaan hyvityslasku tuotteelle(t).
Jos hyvityslasku luotiin luonnoksena, viimeistele se valitsemalla Viimeistele lasku.
Jos käytät uutta viimeisteltyä laskusuunnittelua ja loit luonnoksen, valitse hyvityslaskun riviltä näkymäpainike (silmän kuvake). Valitse hyvityslaskun sivulla Viimeistele lasku hyvityslaskun viimeistelemiseksi.
Lisätietoja laskurivien hyvittämisestä on artikkelissa Hyvitä ja palauta tuote tai osa laskusta. Jos käytät uutta viimeisteltyä laskusuunnittelua, katso Viimeistele laskut.
Korvaa kotitoimitustuote
Korvataksesi hyvitetyn tuotteen aloita käsikauppamyynti. Järjestelmä sallii valita hyvitettyjä kotitoimitustuotteita, jotka on luotu 72 tunnin lisäajan kuluessa.
Luo uusi käsikauppamyynti.
Varmista, että tiedot (Asiakas ja eläin) vastaavat alkuperäistä tilausta.
Lisää korvaava tuote. Tuotteen dialogissa valitse, mitä tuotetta haluat korvata kohdassa Korvattava kotitoimituksen tuote olevasta pudotusvalikosta.
Tallenna.
Valitse Viimeistele lasku.
Kun lasku on viimeistelty, järjestelmä luo uuden kotitoimitustuotteen (samaan tilausnumeroon) ja päivittää alkuperäisen tuotteen tilan kohdasta 'Hyvitetty' kohtaan 'Korvattu'.
Huomautus
Jos et viimeistele korvaavaa laskua ennen 72 tunnin lisäajan päättymistä, järjestelmä ei luo korvausta, ja laskulle tulee varoitus
Kotitoimitus-työpöytä
Kotitoimitus-työpöytä näyttää kaikki kotitoimitus-tilaukset, jotka on luotu, kun laskut on viimeistelty. Käytä työpöytää tilausten hakemiseen ja suodattamiseen, tilojen seuraamiseen sekä toimitusten koordinointiin ulkoisen lähetyskumppanisi kanssa. Päästäksesi Kotitoimitus-työpöydän sivulle, siirry kohtaan Kirjaukset > Kotitoimitukset.
Jokainen rivi näyttää Tilaus ID:n, Tilauksen päivämäärä:n, Asiakas:n, Eläin:n, tuotteen Tuotteen nimen, Määrä:n, Reseptin kirjoittaja:n ja nykyisen Tilan. Käytä hakukenttää löytääksesi tietyt tilaukset asiakkaan, eläimen, tuotteen tai Tilaus ID:n perusteella. Suodatin Reseptin kirjoittaja rajaa listan tietyn eläinlääkärin luomiin tilauksiin; sarakkeessa näkyvät nimikirjaimet, mutta voit etsiä koko nimen suodattimesta.
Tilauksen päivämäärä: laskun viimeistelyn ja tilauksen luomisen aika.
Asiakas & eläin: Nämä sarakkeet sisältävät suorat linkit kyseisiin kirjauksiin.
Määrä: määrä valitun käyttökokon perusteella yksiköissä tai pakkauksissa.
Toimenpiteet-valikko: Valitse kolme pistettä tuotteen rivin lopusta nähdäksesi alkuperäisen laskutuksen.
Sarakkeen Tila avulla näet kotitoimitustuotteen nykyisen vaiheen. Käytä Tila-suodatinta löytääksesi tietyt tilaukset. Aktiivisten tilausten tilat päivittyvät automaattisesti ulkoisen lähetyskumppanin liitäntöjen kautta, vaikka voitkin vaihtaa Toimitettu- ja Peruttu-tiloja manuaalisesti työpöydällä.
Aktiiviset tilat
Toimitettu: Tilaus on viimeistelty ja jonotettu toimitettavaksi (sininen tunniste).
Peruttu: Tilaus on päätetty, eikä sitä toimiteta (punainen tunniste).
Vastaanotettu: Asiakas on vastaanottanut tilauksen ja tilaus on toimitettu (vihreä tunniste). Tämä tila päivittyy automaattisesti lähetyskumppanin liitännän kautta, eikä sitä voi muuttaa manuaalisesti.
Ei-aktiiviset tilat
Ei-aktiivisia tiloja ei voi muokata työpöydän kautta, ja ne näkyvät harmaana.
Hyvitetty: Kun hyvityslasku viimeistellään, tuotteen tila muuttuu Hyvitetty -tilaan. Tuote pysyy näkyvissä työpöydällä, mutta tuotteen nimi ja määrä näytetään yliviivatussa muodossa.
Korvattu: Jos tuote korvataan, alkuperäisen rivin tila on Korvattu. Korvaavalle tuotteelle luodaan uusi rivi, jossa säilyy sama Tilaus ID, mutta tila on Toimitettu (tai mikä tahansa muu aktiivinen tila).
Liitännät ja Webhookit
Voit yhdistää kotitoimituksen ulkoisiin toimitusjärjestelmiin webhookien ja API:n avulla.
Webhookit
Voit määrittää webhookin, joka käynnistyy, kun kotitoimitus-tilaus luodaan. Webhook lähettää tapahtumatiedot ulkoiseen järjestelmään, joka voi käynnistää toimitusprosessin.
API:n käyttö
Ulkopuolisten kumppanijärjestelmien on mahdollista käyttää API:a:
Kotitoimitus-tilausten hakemiseen.
Toimitusten ja asiakkaalle lähettämisen hallintaan.
Lisätietoja käytettävissä olevista endpoint-osoitteista ja pyyntömuodoista saat API-ohjeista. Kolmannen osapuolen sovellusten yhdistäminen Provetin kanssa
Maksamisen kulku
Kotitoimitustuotteiden maksut kerätään Provetissa osana normaalia laskutusprosessia käyntien tai käsikauppamyynnin yhteydessä. Kotitoimitus ei lisää erillistä maksuvaihetta, vaikka ulkoinen kumppani lähettäisi tuotteen.
Maksujen kirjaamisessa laskulle ei tapahdu muutosta. Käytä Provetissa omia tavallisia maksutapoja ja -prosesseja ja hoida toimitus erikseen valitsemasi kumppanin tai liitännän kautta.