Mitä kotitoimitus tarkoittaa?
Kotitoimituksen avulla voit myydä tuotteita, joita klinikkasi ei pidä varastossa, ja lähettää ne suoraan asiakkaille ulkoisen toimituskumppanin kautta. Kun kumppani hoitaa lähettämisen, sinä huolehdit laskutuksesta ja tilauksen seurannasta suoraan Provetissa.
Kun lisäät tuotteen ja asetat Käyttötapa-asetukseksi Kotitoimitus sekä viimeistelet laskun, siitä tulee kotitoimitus-tilaus. Tämän jälkeen voit seurata tilauksen tilaa Kotitoimitusten Työpöydällä.
Kotitoimitusten käyttöönotto
Ennen kotitoimitusten käyttöä ominaisuus on otettava käyttöön toimipistetietotasolla:
Valitse toimipisteen nimi vasemmasta yläkulmasta ja siirry sitten kohtaan Asetukset > Yleinen > Liitännät > Kotitoimitus.
Valitse Ota käyttöön tuotteiden kotitoimitus-toiminnot.
Valitse Tallenna. Tämän jälkeen voit aloittaa tuotteiden merkitsemisen saataville kotitoimitukseen.
Käyttöoikeudet
Jotta käyttäjä voi tarkastella Kotitoimitukset-työpöytää, tarvitaan seuraava oikeus. Jos haluat tarkastella tai muokata oikeusryhmiä, valitse toimipisteen nimi vasemmasta yläkulmasta, siirry kohtaan Asetukset > Käyttäjät > Oikeustasoryhmät ja valitse oikeusryhmärivillä kolmen pisteen painike, minkä jälkeen valitse Oikeustason asetukset.
Kotitoimitukset (lukuoikeus): Vaaditaan Kotitoimitukset-työpöydän käyttämiseen. Oletuksena kaikille rooleille (Admin, Manager ja Users) on myönnetty käyttöoikeus.
Huom: Kotitoimitukset-oikeus näkyy oikeusryhmissä vain silloin, kun kotitoimitus-ominaisuus on otettu käyttöön toimipisteessä.
Tuotteiden merkitseminen saataville kotitoimitukseen
Voit merkitä lääke-, tarvike- ja elintarviketuotteita kotitoimitukseen seuraavilla tavoilla:
Tuotekortti
Kun luot tai muokkaat lääke-, tarvike- tai elintarviketuotetta, valitse tuotekortista Ota käyttöön kotitoimitus-valintaruutu.
Voit myös asettaa Kotitoimitus oletukseksi Käyttötapa, jos haluat, että se valitaan automaattisesti, kun tuotetta käytetään.
Hinnaston hallinta ja Hinnoittelutyökalu
Hinnaston hallinta: Jos hallitset tuotteitasi ja hintoja keskitetysti Hinnaston hallinnassa, voit hallita siellä myös kotitoimituksen asetuksia näille tuotteille. Lisätietoja: Luo keskitetty tuote.
Hinnoittelutyökalu: Jos käytät massapäivityksiä hinnoittelussa, käytä Hinnoittelutyökalua päivittääksesi kotitoimituslipun valituille tuotteille. Lisätietoja: Päivitä tuotteet tietylle toimipisteelle Hinnoittelutyökalussa.
Tuotteiden tuonti
Kotitoimitus-attribuutti voidaan sisällyttää tuotetiedostojen tuontiin, jolloin voit tehdä massapäivityksiä.
API
Jos organisaatiosi hallinnoi tuotetietoja API:n kautta, voit sisällyttää kotitoimitus-asetuksen näihin päivityksiin. Näin ulkoiset järjestelmät voivat pitää tuotekonfiguraation synkronissa.
Kotitoimitustuotteiden käyttäminen käynneillä, laskuissa ja käsikauppamyynnissä
Kun lisäät kotitoimitustuotteen käynnille, laskulle tai käsikauppamyyntiin, sinun on valittava Kotitoimitus Käyttötapa-alasvetovalikosta. Jos tuotteella on Kotitoimitus asetettuna oletus Käyttötapa tuotekortissa, tämä arvo valitaan automaattisesti.
Kun kotitoimitus valitaan toimitustavaksi, tuotemodal päivittää näkymän automaattisesti piilottaakseen kentät, jotka eivät ole relevantteja, koska tuote lähetetään suoraan ulkoisen kumppanin toimesta. Seuraavat vaihtoehdot eivät ole käytettävissä:
Varastopaikka, erän valinta ja varastovähennykset
Jakelupalkkiot, ylläpidon tiedot ja varoajat
Tarratulostuksen asetukset
Kun tallennat ja viimeistelet laskun, tuotteesta tulee kotitoimitus-tilaus. Tilaus näkyy sen jälkeen Kotitoimitusten Työpöydällä.
Hyvitä ja korvaa kotitoimitustuotteet
Jos haluat korvata kotitoimitustuotteen, joka tilattiin virheellisesti tai hylättiin, sinun on ensin hyvittää tuote ja luotava sitten uusi tilaus käsikauppamyynnin kautta. Tilausten korvaaminen varmistaa, että historia on seurattavissa, koska korvaava tuote saa saman Tilaus ID:n kuin alkuperäinen.
Huom: Korvaavan laskun viimeistely on tehtävä 72 tunnin armonaikana, joka alkaa, kun viimeistelet alkuperäisen laskun.
Hyvitä kotitoimitustuote
Hyvittääksesi kotitoimitustuotteen sinun on hyvittää linkitetty laskurivi. Kun hyvityslasku on viimeistelty, tuotteen tila muuttuu Hyvitetty-tilaksi Kotitoimitukset-työpöydällä.
Avaa lasku.
Valitse Hyvityslasku tai jos käytät uutta viimeisteltyä laskunäkymää, napsauta kolmen pisteen painiketta oikeassa yläkulmassa ja valitse + Uusi hyvityslasku.
Valitse Hyvitä laskusta vain osa.
Valitse rivit, jotka haluat hyvittää.
Valitse Jatka.
Nyt on luotu hyvityslasku valitulle/valituille tuotteille.
Jos hyvityslasku luotiin luonnoksena, viimeistele se valitsemalla Viimeistele lasku.
Jos käytät uutta viimeisteltyä laskunäkymää ja loit luonnoksen, valitse hyvityslaskuriviltä näkymäpainike (silmän painike). Valitse hyvityslaskun sivulla Viimeistele lasku hyvityslaskun viimeistelemiseksi.
Lisätietoja laskurivien hyvittämisestä on artikkelissa Hyvitä ja palauta tuotteesta tai laskun osasta. Jos käytät uutta viimeisteltyä laskunäkymää, katso Laskujen viimeistely.
Korvaa kotitoimitustuote
Korvataksesi hyvitetyn tuotteen aloita käsikauppamyynti. Järjestelmä sallii valita hyvitetyt kotitoimitustuotteet, jotka on luotu 72 tunnin armonaikana.
Luo uusi käsikauppamyynti.
Varmista, että tiedot (Asiakas ja eläin) vastaavat alkuperäistä tilausta.
Lisää korvaava tuote. Tuoteikkunassa valitse se tuote, jonka haluat korvata Korvattava kotitoimituksen tuote -alasvetovalikosta.
Tallenna.
Valitse Viimeistele lasku.
Kun lasku on viimeistelty, järjestelmä luo uuden kotitoimitustuotteen (samalla tilausnumerolla) ja päivittää alkuperäisen tuotteen tilan muodosta 'Hyvitetty' arvoon 'Korvattu'.
Huom: Jos et viimeistele korvaavan laskun viimeistelyä ennen 72 tunnin armonaikaa päättyy, järjestelmä ei luo korvausta ja laskulle ilmestyy varoitus.
Kotitoimitusten Työpöytä
Kotitoimitusten Työpöytä näyttää kaikki kotitoimitus-tilaukset, jotka on luotu laskujen viimeistelyn yhteydessä. Käytä työpöytää tilausten hakemiseen ja suodattamiseen, tilojen seurantaan sekä toimitusten yhteensovittamiseen ulkoisen lähetyskumppanisi kanssa. Avaa Kotitoimitusten Työpöytä siirtymällä kohtaan Hoitotyö > Kotitoimitukset.
Jokaisella rivillä näkyvät Tilaus ID, Tilauksen päivämäärä, Asiakas, Eläin, Tuote, Määrä, Reseptin kirjoittaja sekä nykyinen Tila. Käytä hakukenttää tiettyjen tilausten löytämiseen asiakkaan, eläimen, tuotteen tai Tilaus ID:n perusteella. Reseptin kirjoittaja-suodatin rajaa listan tietyn eläinlääkärin luomiin tilauksiin; vaikka sarake näyttää nimikirjaimet, voit hakea suodatimessa koko nimellä.
Tilauksen päivämäärä: laskun viimeistelyn ja tilauksen luomisen aikaleima.
Asiakas & eläin: Nämä sarakkeet sisältävät suorat linkit kyseisiin tietoihin.
Määrä: määrä valitun käyttökokoa vastaavissa yksiköissä tai pakkauksissa.
Toimenpiteet-valikko: Valitse tuotteensa rivin lopussa oleva kolmen pisteen kohta, jos haluat tarkastella alkuperäistä laskutusta.
Sarakkeen Tila avulla näet kotitoimitustuotteen tämänhetkisen vaiheen. Käytä Tila-suodatinta löytääksesi tiettyjä tilauksia. Aktiivisten tilausten tilat päivittyvät automaattisesti ulkoisten lähetyskumppanien liitäntöjen kautta. Voit kuitenkin myös muuttaa Toimitettu- ja Peruttu-tiloja manuaalisesti työpöydällä.
Aktiiviset tilat
Toimitettu: tilaus on viimeistelty ja jonossa toimitusta varten (sininen merkki).
Peruttu: tilaus on päätetty eikä sitä toimiteta (punainen merkki).
Toimitettu: asiakas on vastaanottanut tilauksen ja toimitus on tehty (vihreä merkki). Tämä tila päivittyy automaattisesti lähetyskumppanin liitännän kautta eikä sitä voi muuttaa manuaalisesti.
Ei-aktiiviset tilat
Ei-aktiivisia tiloja ei voi muokata työpöydän kautta, ja ne näytetään harmaana.
Hyvitetty: Kun hyvityslasku on viimeistelty, tuotteen tila muuttuu Hyvitetty. Tuote pysyy näkyvissä työpöydällä, mutta tuotteen nimi ja määrä näytetään yliviivattuina.
Korvattu: Jos tuote korvataan, alkuperäisen rivin tila on Korvattu. Korvaavasta tuotteesta luodaan uusi rivi, jossa säilyy sama Tilaus ID, mutta tila näkyy muodossa Toimitettu (tai mikä tahansa muu aktiivinen tila).
Liitännät ja Webhookit
Voit integroida kotitoimituksen ulkoisten toimitusjärjestelmien kanssa käyttämällä webhookeja ja API:a.
Webhookit
Voit määrittää webhookin, joka käynnistyy, kun kotitoimitus-tilaus luodaan. Webhook lähettää tapahtumatiedot ulkoiselle järjestelmälle, joka voi aloittaa toimitusprosessin.
API:n käyttö
Ulkopuoliset kumppanijärjestelmät voivat käyttää API:a:
Kotitoimitus-tilausten hakemiseen.
Toimituksen ja lähettämisen hallintaan asiakkaalle.
Lisätietoja käytettävissä olevista päätepisteistä ja pyynnön muodoista on API:n ohjeistuksessa. Kolmannen osapuolen sovellusten integrointi Provetin kanssa
Maksun kulku
Kotitoimitustuotteiden maksut kerätään Provetissa normaalin laskutusprosessin yhteydessä käynneillä tai käsikauppamyynnissä. Kotitoimitus ei lisää erillistä maksuvaihetta, vaikka ulkoinen kumppani lähettäisi tuotteen.
Maksujen kirjaamiseen ei tule muutoksia laskuilla. Käytä Provetissa tavanomaisia maksutapoja ja -prosesseja ja käsittele toimitus erikseen valitsemasi kumppanin tai liitännän kautta.