Velalliset ja velkojat -raportti listaa avoinna olevat laskut (clinicille maksettavat saatavat) sekä mahdolliset hyvitykset, jotka ovat asiakkaalle maksettavia (cliniciltä asiakkaalle maksettava osuus). Raportissa taloustiedot on ryhmitelty sen mukaan, kuinka kauan laskut ovat olleet avoinna, ja lisäksi näytetään asiakkaille palautettava hyvitysten määrä (tulkitaan klinikan vastuuksi). Raportti voidaan ajaa joko vakuutustietojen kanssa tai ilman vakuutustietoja.
Voit käyttää tätä raporttia esimerkiksi avoinna olevien laskujen seuraamiseen, talousyhteenvetokirjeiden lähettämiseen asiakkaille tai pienten saldojen kirjaamiseen pois.
Huom.: ”Luonnos”-tilassa olevia laskuja ei näytetä Velalliset ja velkojat -raportissa.
Kun raportti luodaan ensimmäisen kerran, sen sisältö tallennetaan palvelimelle 10 minuutin ajaksi. Jos tänä aikana raportti luodaan uudelleen ilman muutoksia suodattimiin, tallennettu sisältö näytetään. Jos haluat luoda uuden sisällön, sinun on muutettava vähintään yhtä suodattimen arvoa ja luotava raportti sitten uudelleen.
Siirry kohtaan Raportointi > Raportit > Velalliset ja velkojat.
Valitse Luo-välilehdeltä ne suodattimet, joita haluat käyttää.
Näytä raportti seuraavasta: Valitse, haluatko luoda raportin asiakkaille vai vakuutusyhtiöille. Jos valitset Asiakkaat, raportti näyttää sinulle rahaa velkaa olevat asiakkaat ja/tai asiakkaat, joille sinä olet velkaa. Jos valitset Vakuutusyhtiöt, raportti näyttää ne vakuutusyhtiöt, joille sinä olet rahaa velkaa.
Näytä: Velalliset & velkojat -vaihtoehto näyttää sekä sinulle rahaa velkaa olevat asiakkaat ja/tai sinulle velkaa olevat asiakkaat. Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitset Asiakkaat kohdassa Näytä raportti seuraavasta. Velalliset-vaihtoehto näyttää asiakkaat tai vakuutusyhtiöt, jotka ovat sinulle velkaa. Velkojat-vaihtoehto näyttää asiakkaat, joilla on laskuja, joiden eräsumma on pienempi kuin 0, sekä asiakkaat, joilla on käyttämättömiä ennakkomaksuja. Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitset Asiakkaat kohdassa Näytä raportti seuraavasta. Jos Ei velkaa -vaihtoehto on käytettävissä kohdassa Näytä, sitä voidaan käyttää, kun lähetät perintäkirjeitä asiakkaille.
Päivämäärä: Valitse päivämäärä, jota varten raportti luodaan. Useimmissa tapauksissa raportti luodaan kuluvan kuukauden viimeisen päivän loppuun saakka, mukaan lukien minuuttia vaille keskiyön (23:59). Luettelossa olevat laskut riippuvat asetuksesta Päivämäärän suodatustapa. Jos yhtään päivämäärää ei ole valittu, käytetään tämän päivän päivämäärää. Jos valitset päivämäärän menneisyydestä, raportti näyttää tiedot sellaisina kuin ne olivat tuona päivänä, mikä voi poiketa merkittävästi tämän päivän tiedoista.
Toimipiste: Jos sinulla on useita toimipisteitä, valitse, haluatko luoda yhden raportin kaikille toimipisteille vai erillisen raportin jokaiselle toimipisteelle.
Toimipisteiden ryhmä: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos käytät toimipisteryhmiä. Jos jätät kentän tyhjäksi, raporttia ei suodateta ryhmän mukaan, vaan kaikki toimipisteryhmät luodaan yhdessä. Lue lisää toimipisteryhmistä.
Älä huomioi maksamattomia vakuutuskorvauksia: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitsit Asiakkaat kohdassa Näytä raportti seuraavasta. Jos valitset tämän vaihtoehdon, maksamattomia vakuutuskorvauksia ei sisällytetä asiakkaan maksettavaa -summiin. Jos et valitse tätä vaihtoehtoa, maksamattomat vakuutuskorvaukset sisällytetään asiakkaan maksettavaa -summiin.
Ennakkomaksut: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitsit Asiakkaat kohdassa Näytä raportti seuraavasta. Jos valitset tämän vaihtoehdon, raportti näyttää asiakkaat, joilla on käyttämättömiä ennakkomaksuja. Jos et valitse tätä vaihtoehtoa, ennakkomaksutietoja ei sisällytetä raporttiin. Jos haluat nähdä vain asiakkaat, joilla on avoinna oleva velka, älä valitse tätä vaihtoehtoa.
Näytä vanhat asiakasnumerot: Jos olet hiljattain siirtynyt toisesta järjestelmästä, voit käyttää tätä vaihtoehtoa näyttämään edellisen järjestelmän vanhat ID:t, jotta eräsumma voidaan sovittaa paremmin.
Päiväjaksot: Voit valita olemassa olevan vaihtoehdon tai luoda mukautettuja päiväjaksoja. Raportissa näytetään päiväjaksojen sarakkeet tämän asetuksen perusteella.
Päivämäärän suodatustapa: Valitse, haluatko suodattaa laskut laskun päivämäärän (eli päivämäärän, jolloin lasku viimeisteltiin) vai laskun eräpäivän mukaan. Huomaa, että laskun viimeistelypäivä on eri kuin laskun luontipäivä. Jos valitset Laskun päivämäärä, raportti näyttää kaikki saldot, joiden kirjauspäivämäärä on valittuun päivämäärään ja kellonaikaan saakka mukaan lukien. Jos valitset Eräpäivä, raportti näyttää vain ne saldot, jotka ovat erääntyneet valittuun päivämäärään ja kellonaikaan mennessä.
Suodata asiakastagit: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitsit Asiakkaat kohdassa Näytä raportti seuraavasta. Jos käytät tageja, voit luoda raportin tiettyjen asiakkaiden osalta tagien perusteella. Esimerkiksi jos sinulla on asiakkaita, joilla on mukautetut maksuehdot, voit luoda heidän raporttinsa erikseen lisäämällä tähän kenttään liittyvän tagin. Voit syöttää useita tageja. Katso myös seuraava suodatin.
Poissulje seuraavat tagit: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitsit Asiakkaat kohdassa Näytä raportti seuraavasta. Jos sinulla on asiakkaita, joita et halua nähdä tavallisessa raportissasi, voit syöttää heidän taginsa tähän kenttään ja näin poissulkea heidän laskunsa/ennakkomaksutietonsa raportista. Esimerkiksi kun luot perusraportin ja haluat poissulkea asiakkaat, joilla on mukautetut maksuehdot, voit lisätä heidän taginsa tähän. Voit syöttää useita tageja kenttään.
Asiakastyyppi: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos Ota käyttöön asiakastyypit -asetus on käytössä organisaation asetuksissa. Valitse, haluatko sisällyttää raporttiin Sisäinen asiakas, Tutkimus vai Ulkoinen asiakas. Asiakkaat sisällytetään raporttiin sen perusteella, mikä asiakastyyppi oli valittuna laskun viimeistelyhetkellä. Jos et halua käyttää suodatinta, valitse ei-valintavaihtoehto (- - - - - -).
Valitse Luo raportti. Organisaation koosta riippuen tämä voi kestää muutaman minuutin.
Yhteensä -sarakkeessa näkyy se kokonaismäärä, jonka asiakas tai vakuutusyhtiö on velkaa klinikille, tai se määrä, jonka klinikka on velkaa asiakkaalle. Jos raportti luodaan asiakkaille ja ennakkomaksut-valintaruutu on valittuna, ennakkomaksut vähennetään kokonaismäärästä.
Päiväjaksojen sarakkeissa näkyvät määrät ajanjaksojen mukaan riippuen valitusta Päiväjaksot suodattimesta. Esimerkiksi jos klinikalla käytetään suodatinta 0-30-60-90+, 0-30-laskut eivät yleensä ole vielä myöhässä, 31-60-sarakkeessa näkyvät laskut, jotka ovat 30+ päivää myöhässä jne. Kun velka on jokin muu kuin 0, sarakkeen arvoa viemällä hiiren osoittimen päälle näet työkaluvihjeen, jossa näkyy laskunumero, eräpäivä ja eräsumma laskua kohti. Jos velka koostuu yli 10 laskusta, voit tulostaa Excel-viennin tietojen tarkastelua varten.
Kun Ennakkomaksut-suodatin on valittuna, Ennakkomaksut-sarakkeessa näkyy se määrä käyttämättömiä ennakkomaksuja, joita asiakkaalla on tilillään.
Jokaisen sarakkeen summat näkyvät raportin alareunassa.
Voit valita Vie / Tulosta -painikevalikosta vaihtoehdon tallentaaksesi raportin tiedot johonkin käytettävissä olevista muodoista. Tämän jälkeen voit käsitellä tietoja tarpeidesi mukaan, esimerkiksi Excelissä.
Jos sinulla on paljon tietoa, suosittelemme valitsemaan Lähetä sähköpostina ja antamaan raportin muodostua taustalla.
Sovita raportti kirjanpitojärjestelmääsi
Seuraavassa on esimerkki suositelluista suodatinasetuksista sovittamista varten. Vaatimukset voivat vaihdella kirjanpitojärjestelmästä ja paikallisista käytännöistä riippuen.
Poista valinta kohdasta Älä huomioi maksamattomia vakuutuskorvauksia.
Valitse Ennakkomaksut-valintaruutu, jotta mukaan otetaan myös asiakkaat, joilla on vain käyttämättömiä ennakkomaksuja.
Valitse päivämäärä ja kellonaika, jonka haluat sovittaa.
Jos sinulla on useita toimipisteitä, valitse, haluatko luoda raportin kaikille toimipisteille yhdessä vai erikseen.
Aseta Päivämäärän suodatustapa arvoksi Laskun päivämäärä.
Valitse Luo raportti.
Lähetä talousyhteenveto asiakkaalle
Voit lähettää asiakkaille talousyhteenvedon. Tämä toiminto käyttää talouskirjeiden mallipohjia, jotka on luotu kohdassa Asetukset > Tulostusasetukset > Talousyhteenveto.
Käsitelläksesi talousyhteenvetokirjettä valitse Aloita käsittely yläoikealta raportin yläpuolelta. Näkyviin tulee ajastin, joka näyttää, kuinka paljon aikaa sinulla on jäljellä, jotta voit valita tiedot, jotka sisällytetään kirjeeseen.
Valitse ajanjakso, jonka laskunsa erääntyviä asiakkaita haluat näyttää kyseiseltä ajanjaksolta.
Valitse asiakkaiden listan alapuolelta Kirjausta per sivu -alasvetovalikosta, kuinka monta tietuetta haluat sisällyttää yhdelle sivulle. Sivun valikko näyttää sivujen määrän, jonka kirje sisältää valituilla suodattimilla.
Valitse sivun alareunassa olevan toimintovalikon Käsittele-painikkeesta se talouskirje, jonka haluat lähettää. Jos toimintovalikkoa ei näy, varmista, että olet valinnut jonkin ajanjaksoista vaiheessa 2. Talouskirjeen esikatseluikkuna avautuu ja näyttää listan asiakkaista, joille kirje lähetetään.
Huom: velkakirjeen käsittelyä varten talouskirjeen mallipohja on ensin määritettävä. Jos mallipohjaa ei ole saatavilla, sinun on luotava se ennen jatkamista kohdassa Asetukset > Tulostusasetukset > Talousyhteenveto.
Valitse esikatseluikkunassa lähetys- ja tulostusasetukset:
Voit tulostaa talouskirjeen kaikille, lähettää kirjeen sähköpostilla niille asiakkaille, joilla on sähköpostiosoite tallennettuna Provetissa ja tulostaa kirjeen muille, tai tulostaa kirjeen kaikille ja lähettää sähköpostia niille, joilla on sähköpostiosoite.
Voit liittää valitun ajanjakson laskut kirjeeseen.
Voit liittää hoitoyhteenveto-osion sähköpostiin.
Voit merkitä, mikä oli viimeisin talouskirje, jonka asiakkaat vastaanottivat, valitsemalla Merkitse käsitellyksi. Kirje tallennetaan asiakkaiden muistiinpanoihin ja viestintälistaan asiakkaan sivun Viestintä-välilehdellä.
Oikealla oleva esikatselu näyttää, miltä talouskirje näyttää.
Valitse Käsittele.
Kun kirje luodaan, huomaa, että asiakirjan keskellä oleva taulukko näyttää luettelon kaikista raportin ajankohtana erääntyvistä laskuista, mukaan lukien ne, jotka ovat erääntyneet yli 30 päivän jakson.
Vaatimukset käyttäjän oikeuksille
Asetukset > Käyttäjät > Oikeustasoryhmät
Päästäksesi raporttiin käyttäjillä täytyy olla heidän oikeustasoryhmälleen oikeudet ”lukea” ja ”kirjoittaa” seuraaville asetuksille:
’Asetukset -sivu’
’Tulostusasetukset’
’Raportit -sivu’
’Talousraportit’ (kaikkien talousraporttien avaaminen)
’Talousraporttien Velalliset ja velkojat -raportit’ (vain tämän yksittäisen raportin avaaminen)