Velalliset ja velkojat -raportti näyttää avoinna olevat laskut (klinikin saatava) sekä mahdolliset hyvitykset, jotka ovat asiakkaalle maksettavia (klinikin velka). Raportti ryhmittelee taloustiedot sen mukaan, kuinka kauan laskut ovat olleet avoinna, ja näyttää asiakkaalle palautettavan hyvityksen määrän (tulkitaan klinikan vastuuksi). Raportti voidaan ajaa joko vakuutusten taloustietojen kanssa tai ilman niitä.
Voit käyttää raporttia esimerkiksi avoinna olevien laskujen seurantaan, talouskoontikirjeiden lähettämiseen asiakkaille tai pienten saldoveloitusten kirjaamiseen.
Huom: ‘Luonnos’-tilassa olevia laskuja ei näytetä Velalliset ja velkojat -raportissa.
Kun raportti luodaan ensimmäisen kerran, sen sisältö tallennetaan palvelimelle 10 minuuttia. Jos tänä aikana raportti luodaan uudelleen muuttamatta suodattimia, tallennettu sisältö näytetään. Jos haluat luoda uutta sisältöä, sinun täytyy muuttaa vähintään yhtä suodattimen arvoa ja luoda raportti uudelleen.
Siirry kohtaan Raportointi > Raportit > Velalliset ja velkojat.
Valitse Luo-välilehdeltä suodattimet, joita haluat käyttää.
Tiedot raportista: Valitse, haluatko luoda raportin asiakkaille vai vakuutusyhtiöille. Jos valitset Asiakkaat, raportti näyttää ne asiakkaat, joilla on velkaa sinulle ja/tai ne asiakkaat, joille sinä olet velkaa. Jos valitset Vakuutusyhtiöt, raportti näyttää ne vakuutusyhtiöt, joilla on velkaa sinulle.
Näytä: Velalliset & velkojat -vaihtoehto näyttää sekä ne asiakkaat, joilla on velkaa sinulle ja/tai ne asiakkaat, joille sinä olet velkaa. Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitsit Asiakkaat suodattimessa kohdassa Tiedot raportista. Velalliset -vaihtoehto näyttää ne asiakkaat tai vakuutusyhtiöt, joilla on velkaa sinulle. Velkojat -vaihtoehto näyttää asiakkaat, joilla on lasku, jonka eräsumma on alle 0, sekä asiakkaat, joilla on käyttämättömiä ennakkomaksuja. Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitsit Asiakkaat suodattimessa kohdassa Tiedot raportista. Jos Ei velkaa -vaihtoehto on käytettävissä Näytä-suodattimessa, sitä voidaan käyttää, kun lähetetään perintäkirjeitä asiakkaille.
Päivämäärä: Valitse päivämäärä, jota raportin luomisessa käytetään. Useimmissa tapauksissa raportti luodaan kuluvan kuukauden viimeisen päivän loppuun asti, mukaan lukien minuutti ennen keskiyötä (23:59). Luettelossa olevat laskut riippuvat Päivämäärän suodatustapa -asetuksesta. Jos et valitse päivämäärää, käytetään tämän päivän päivämäärää. Jos valitset menneisyyteen sijoittuvan päivämäärän, raportti näyttää tiedot sellaisina kuin ne olivat tuolloin, mikä voi erota merkittävästi tämän päivän tilanteesta.
Toimipiste: Jos sinulla on useita toimipisteitä, valitse, haluatko luoda yhden raportin kaikille toimipisteille vai erillisen raportin jokaiselle toimipisteelle.
Toimipisteen ryhmä: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos käytät toimipisteiden ryhmiä. Jos jätät kentän tyhjäksi, raportti ei suodata ryhmän mukaan, vaan luo kaikki toimipisteiden ryhmät yhdessä. Lue lisää toimipisteiden ryhmistä.
Älä huomioi maksamattomia vakuutuskorvauksia: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitsit Asiakkaat suodattimessa kohdassa Tiedot raportista. Jos valitset tämän vaihtoehdon, maksamattomia vakuutuskorvauksia ei sisällytetä asiakkaan maksettavaa -määriin. Jos et valitse tätä vaihtoehtoa, maksamattomat vakuutuskorvaukset sisällytetään asiakkaan maksettavaa -määriin.
Ennakkomaksut: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitsit Asiakkaat suodattimessa kohdassa Tiedot raportista. Jos valitset tämän vaihtoehdon, raportti näyttää asiakkaat, joilla on käyttämättömiä ennakkomaksuja. Jos et valitse tätä vaihtoehtoa, ennakkomaksujen tiedot eivät sisälly raporttiin. Jos haluat nähdä vain asiakkaat, joilla on avoin velka, älä valitse tätä vaihtoehtoa.
Näytä vanhat asiakasnumerot: Jos olet hiljattain siirtynyt toisesta järjestelmästä, voit käyttää tätä vaihtoehtoa näyttämään edellisen järjestelmän vanhat ID:t, jotta erääntymissummien yhteensovitus helpottuu.
Päiväjaksot: Voit valita olemassa olevan vaihtoehdon tai luoda omat päiväjaksot. Raportissa näkyvät päiväjaksojen sarakkeet tämän asetuksen perusteella.
Päivämäärän suodatustapa: Valitse, haluatko suodattaa laskut laskun päivämäärän (päivämäärä, jolloin lasku on viimeistelty) vai laskun eräpäivän mukaan. Huomaa, että laskun viimeistelypäivä eroaa laskun luontipäivästä. Jos valitset Laskun päivämäärä, raportti näyttää kaikki saldot, joiden kirjauspäivä on valittuun päivämäärään ja kellonaikaan asti mukaan lukien. Jos valitset Laskun eräpäivä, raportti näyttää vain ne saldot, joiden on määrä olla avoinna valittuun päivämäärään ja kellonaikaan mennessä.
Suodata asiakastagien perusteella: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitsit Asiakkaat suodattimessa kohdassa Tiedot raportista. Jos käytät tageja, voit luoda raportin tietyille asiakkaille tagien perusteella. Esimerkiksi, jos sinulla on asiakkaita, joilla on mukautetut maksuehdot, voit luoda heidän raporttinsa erikseen lisäämällä tähän liittyvän tagin. Voit syöttää kenttään useita tageja. Katso myös seuraava suodatin.
Poissulje seuraavat tagit: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitsit Asiakkaat suodattimessa kohdassa Tiedot raportista. Jos sinulla on asiakkaita, joita et halua nähdä säännöllisessä raportissa, voit syöttää heidän taginsa tähän kenttään, jolloin heidän laskunsa/ennakkomaksutietonsa jätetään pois raportista. Esimerkiksi, kun luot perusraportin ja haluat jättää pois asiakkaat, joilla on mukautetut maksuehdot, voit lisätä heidän taginsa tähän. Voit syöttää kenttään useita tageja.
Asiakastyyppi: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos Ota käyttöön asiakastyypit on käytössä organisaation asetuksissa. Valitse, haluatko sisällyttää raporttiin Sisäinen asiakas, Tutkimus tai Ulkoinen asiakas. Asiakkaat sisällytetään raporttiin asiakastyypin perusteella laskun viimeistelyhetkellä. Jos et halua käyttää suodatinta, valitse ei valintaa -vaihtoehto (- - - - - -).
Valitse Luo raportti. Organisaation koosta riippuen tämän tekeminen voi kestää muutaman minuutin.
Yhteensä-sarakkeessa näkyy asiakkaan tai vakuutusyhtiön klinikille kuuluva kokonaismaksu tai se määrä, jonka klinikka on asiakkaalle velkaa. Jos raportti on luotu asiakkaille ja ennakkomaksut-valintaruutu on valittuna, ennakkomaksut vähennetään kokonaismäärästä.
Päiväjaksojen sarakkeissa näkyvät summat päiväjaksojen mukaan valitun Päiväjaksot suodattimella. Esimerkiksi, jos klinikka käyttää suodatinta 0-30-60-90+, 0-30-laskut eivät yleensä ole vielä erääntyneitä, ja sarake 31-60 näyttää laskut, jotka ovat olleet erääntyneinä 30+ päivää jne. Kun velka on jokin muu kuin 0, sarakkeen arvon osoittaminen avaa työkaluvihjeen, jossa näkyy laskun numero, eräpäivä ja eräsumma per lasku. Jos velka koostuu yli 10 laskusta, voit tulostaa Excel-viennin saadaksesi tiedot näkyviin.
Kun Ennakkomaksut -suodatin on valittuna, Ennakkomaksut-sarakkeessa näkyy asiakkaan tilillä olevien käyttämättömien ennakkomaksujen määrä.
Jokaisen sarakkeen summat näytetään raportin alalaidassa.
Valitse Vie / Tulosta -painikevalikosta, miten raportin tiedot tallennetaan yhteen käytettävissä olevista muodoista. Tämän jälkeen voit käsitellä tietoja tarpeidesi mukaan, esimerkiksi Excelissä.
Jos sinulla on suuri määrä dataa, on suositeltavaa valita Lähetä sähköpostilla ja antaa raportin muodostua taustalla.
Täsmäytä raportti kirjanpitojärjestelmääsi
Seuraavaksi on esimerkki suositelluista suodatusasetuksista täsmäytystä varten. Vaatimukset voivat vaihdella kirjanpitojärjestelmäsi ja paikallisten käytäntöjen mukaan.
Tyhjennä Älä huomioi maksamattomia vakuutuskorvauksia -valintaruutu.
Valitse Ennakkomaksut -valintaruutu, jotta mukaan sisältyvät myös asiakkaat, joilla on vain käyttämättömiä ennakkomaksuja.
Valitse päivämäärä ja aika, joiden mukaan haluat täsmäyttää.
Jos sinulla on useita toimipisteitä, valitse, luodaanko raportti kaikille toimipisteille yhdessä vai erikseen.
Aseta Päivämäärän suodatustapa arvoksi Laskun päivämäärä.
Valitse Luo raportti.
Lähetä talouskoonti asiakkaalle
Voit lähettää talouskoontikirjeen asiakkaille. Tämä toiminto käyttää talouskirjeiden mallipohjia, jotka on luotu kohdassa Asetukset > Tulostusasetukset > Talouskoonti.
Jos haluat käsitellä talouskoontikirjettä, valitse Aloita käsittely oikean yläkulman kohdasta raportin yläpuolelta. Näyttöön tulee ajastin, joka näyttää jäljellä olevan ajan sen tiedon valitsemiseen, jonka haluat sisällyttää kirjeeseen.
Valitse ajanjakso, jotta näytetään asiakkaat, joilla on laskuja erääntymässä kyseisenä ajanjaksona.
Valitse asiakaslistan alla olevasta Kirjausta per sivu -alasvetovalikosta, kuinka monta tietuetta haluat sisällyttää yhdelle sivulle. Sivun valikossa näkyy, montako sivua kirjeeseen tulee valituilla suodattimilla.
Valitse sivun alareunassa olevasta toiminto-valikosta Käsittele-painikkeella se talouskirje, jonka haluat lähettää. Jos toiminto-valikkoa ei näytetä, varmista, että olet valinnut jonkin ajanjaksoasetuksista vaiheessa 2. Talouskirjeen esikatselunäkymä avautuu ja näyttää listan asiakkaista, joille kirje lähetetään.
Huom: Velkakirjeen käsittelyä varten talouskirjeen mallipohja täytyy ensin määrittää. Jos mallipohjaa ei ole saatavilla, sinun on luotava se ennen jatkamista kohdassa Asetukset > Tulostusasetukset > Talouskoonti.
Esikatselunäytössä valitse lähetys- ja tulostusasetukset:
Voit tulostaa talouskirjeen kaikille, lähettää kirjeen sähköpostina niille asiakkaille, joille sähköpostiosoite on tallennettu, ja tulostaa kirjeen muille, tai tulostaa kirjeen kaikille ja lähettää sähköpostin niille, joilla on sähköpostiosoite.
Voit liittää valitun ajanjakson laskut kirjeeseen.
Voit liittää sähköpostiin hoitoyhteenvedon.
Jos haluat tietää, mikä oli viimeisin talouskirje, jonka asiakkaat ovat saaneet, valitse Merkitse käsitellyksi. Kirje tallennetaan asiakkaiden muistiinpanoihin ja viestintäluetteloon asiakkaan sivun Viestintä-välilehdellä.
Oikealla puolella oleva esikatselu näyttää, miltä talouskirje tulee näyttämään.
Valitse Käsittele.
Kun luot kirjettä, huomioi, että asiakirjan keskellä oleva taulukko näyttää listan kaikista raportin tekohetkellä erääntyvistä laskuista, mukaan lukien 30 päivän jakson jälkeen erääntyvät.
Vaaditut käyttäjän oikeudet
Asetukset > Käyttäjät > Oikeustasoryhmät
Päästäksesi raporttiin käyttäjillä täytyy olla omalle oikeustasoryhmälleen ’tarkastelu’- ja ’kirjoitus’-oikeudet seuraaviin asetuksiin:
’Asetukset -sivu’
’Tulostusasetukset’
’Raportit -sivu’
’Talousraportit’ (kaikkien talousraporttien käyttö)
’Talousraporttien Velalliset ja velkojat -raportit’ (vain tämän tietyn raportin käyttö)