Velalliset ja velkojat -raportti listaa avoinna olevat laskut (toimipisteelle maksettavat) sekä mahdolliset asiakkaalle kuuluvat hyvitykset (toimipisteen maksettavaa asiakkaalle). Raportissa taloustiedot on ryhmitelty sen mukaan, kuinka kauan ne ovat olleet avoinna, ja lisäksi siinä esitetään asiakkaalle takaisin maksettavan hyvityksen määrä (toimipisteen vastuu). Raportti voidaan ajaa joko vakuutusten taloustietojen kanssa tai ilman.
Voit käyttää tätä raporttia esimerkiksi avoinna olevien laskujen seurantaan, talouskoontikirjeiden lähettämiseen asiakkaille tai pienten saldojen kirjaamiseen pois.
Huom.: Luonnos-tilassa olevia laskuja ei näytetä Velalliset ja velkojat -raportissa.
Kun raportti luodaan ensimmäisen kerran, sen sisältö tallennetaan palvelimelle 10 minuuttia. Jos tänä aikana raportti luodaan uudelleen ilman muutoksia suodattimiin, näytetään tallennettu sisältö. Jos haluat luoda uutta sisältöä, sinun täytyy muuttaa vähintään yhtä suodattimen arvoa ja luoda raportti sitten uudelleen.
Siirry kohtaan Raportointi > Raportit > Velalliset ja velkojat.
Valitse Luo-välilehdeltä haluamasi suodattimet.
Tee raportti: Valitse, haluatko luoda raportin asiakkaille vai vakuutusyhtiöille. Jos valitset Asiakkaat, raportti näyttää asiakkaat, joilta on sinulle saatavaa ja/tai asiakkaat, joille sinulla on maksettavaa. Jos valitset Vakuutusyhtiöt, raportti näyttää vakuutusyhtiöt, joilta sinulla on saatavaa.
Näytä: Velalliset & velkojat-vaihtoehto näyttää sekä asiakkaat, joilta on sinulle saatavaa ja/tai asiakkaat, joille sinulla on maksettavaa. Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitsit Asiakkaat suodattimessa Tee raportti. Velalliset-vaihtoehto näyttää asiakkaat tai vakuutusyhtiöt, joilta on sinulle saatavaa. Velkojat-vaihtoehto näyttää asiakkaat, joilla on laskuja, joiden eräsumma on pienempi kuin 0, sekä asiakkaat, joilla on käyttämättömiä ennakkomaksuja. Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitsit Asiakkaat suodattimessa Tee raportti. Jos Ei velkaa on käytettävissä suodattimessa Näytä, sitä voidaan käyttää, kun lähetetään asiakkaalle maksukehotus-kirjeitä.
Päivämäärä: Valitse päivämäärä, jota raportin luonti koskee. Useimmiten raportti luodaan kuluvan kuukauden viimeisen päivän loppuun saakka, mukaan lukien minuutti ennen keskiyötä (23:59). Listatut laskut riippuvat asetuksesta Päivämäärän suodatustapa. Jos et valitse päivämäärää, käytetään tämän päivän päivämäärää. Jos valitset menneisyyden päivämäärän, raportti näyttää tiedot siltä päivältä, mikä voi poiketa merkittävästi nykyisestä.
Toimipiste: Jos sinulla on useita toimipisteitä, valitse, haluatko luoda yhden raportin kaikille toimipisteille vai erillisen raportin jokaiselle toimipisteelle.
Toimipisteiden ryhmä: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos käytät toimipisteryhmiä. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, raportti ei suodata ryhmän mukaan, vaan luo kaikki toimipisteryhmät yhdessä. Lue lisää toimipisteryhmistä.
Älä huomioi maksamattomia vakuutuskorvauksia: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitsit Asiakkaat suodattimessa Tee raportti. Kun valitset tämän vaihtoehdon, maksamattomia vakuutuskorvauksia ei sisällytetä asiakkaan maksettavaa -summaan. Jos et valitse tätä vaihtoehtoa, maksamattomat vakuutuskorvaukset sisällytetään asiakkaan maksettavaa -summaan.
Ennakkomaksut: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitsit Asiakkaat suodattimessa Tee raportti. Kun valitset tämän vaihtoehdon, raportti näyttää asiakkaat, joilla on käyttämättömiä ennakkomaksuja. Jos et valitse tätä vaihtoehtoa, ennakkomaksutiedot eivät sisälly raporttiin. Jos haluat nähdä vain asiakkaat, joilla on maksamatonta velkaa, älä valitse tätä vaihtoehtoa.
Näytä vanhat asiakasnumerot: Jos olet hiljattain siirtynyt toisesta järjestelmästä, voit käyttää tätä vaihtoehtoa näyttämään edellisen järjestelmän vanhat tunnukset, jotta erääntyvien summaa voidaan yhteensovittaa.
Päiväjaksot: Voit valita olemassa olevan vaihtoehdon tai luoda mukautettuja päiväjaksoja. Raportti näyttää päiväjaksosarakkeet tämän asetuksen perusteella.
Päivämäärän suodatustapa: Valitse, suodatetaanko laskuja laskun päivämäärän (päivä, jolloin lasku on viimeistelty) vai laskun eräpäivän perusteella. Huomaa, että laskun viimeistelypäivä on eri kuin laskun luontipäivä. Jos valitset Laskun päivämäärä, raportti näyttää kaikki saldot, joiden kirjauspäivä on valittuun päivämäärään ja kellonaikaan saakka, mukaan lukien valittu päivämäärä ja kellonaika. Jos valitset Laskun eräpäivä, raportti näyttää vain saldot, jotka ovat erääntyneet valittuun päivämäärään ja kellonaikaan mennessä.
Suodata asiakastagit: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitsit Asiakkaat suodattimessa Tee raportti. Jos käytät tageja, voit luoda raportin tietyille asiakkaille niiden tagien perusteella. Esimerkiksi jos sinulla on asiakkaita, joilla on mukautetut maksuehdot, voit luoda heidän raporttinsa erikseen lisäämällä tähän liittyvän tagin. Voit syöttää kenttään useita tageja. Katso myös seuraava suodatin.
Sulje pois seuraavat tagit: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos valitsit Asiakkaat suodattimessa Tee raportti. Jos sinulla on asiakkaita, joita et halua nähdä säännöllisessä raportissasi, voit syöttää heidän taginsa tähän kenttään, jolloin heidän lasku-/ennakkomaksutietonsa jätetään raportista pois. Esimerkiksi kun luot perusraportin ja haluat jättää pois asiakkaat, joilla on mukautetut maksuehdot, voit lisätä heidän taginsa tähän. Kenttään voi syöttää useita tageja.
Asiakastyyppi: Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos Ota käyttöön asiakastyypit -asetus on käytössä organisaation asetuksissa. Valitse, haluatko sisällyttää raporttiin Sisäinen asiakas, Tutkimus vai Ulkoinen asiakas -asiakkaita. Asiakkaat sisällytetään raporttiin sen asiakastyypin perusteella, joka on voimassa laskun viimeistelyhetkellä. Jos et halua käyttää suodatinta, valitse ei valintaa -vaihtoehto (- - - - - -).
Valitse Luo raportti. Organisaation koosta riippuen tämä voi kestää muutaman minuutin.
Yhteensä-sarakkeessa näkyy se kokonaismäärä, joka asiakkaan tai vakuutusyhtiön on maksettava toimipisteelle, tai se määrä, jonka toimipisteen on maksettava asiakkaalle. Jos raportti luodaan asiakkaille ja ennakkomaksut-valintaruutu on valittuna, ennakkomaksut vähennetään kokonaismäärästä.
Päiväjaksosarakkeet näyttävät määrät, jotka ovat erääntyneet valittujen Päiväjaksot-suodattimen aikavälien perusteella. Esimerkiksi jos toimipiste käyttää suodatinta 0-30-60-90+, 0-30-laskut eivät tyypillisesti ole vielä erääntyneitä, 31-60-sarakkeessa näkyvät laskut, jotka ovat 30+ päivää myöhässä jne. Kun velka on jokin muu kuin 0, sarakkeen arvon päälle viemällä näkyy työkaluvihje, jossa näkyy laskunumero, eräpäivä ja eräsumma laskukohtaisesti. Jos velka koostuu yli 10 laskusta, voit tulostaa Excel-viennin tietojen tarkastelua varten.
Kun Ennakkomaksut-suodatin on valittuna, Ennakkomaksut-sarakkeessa näkyy asiakkaan tilillä olevien käyttämättömien ennakkomaksujen määrä.
Raportin alareunassa näkyvät kunkin sarakkeen summat.
Valitse Vie / Tulosta-painikevalikosta vaihtoehto, jolla raportin tiedot tallennetaan johonkin käytettävissä olevista muodoista. Voit tämän jälkeen käsitellä tietoja tarpeidesi mukaan, esimerkiksi Excelissä.
Jos dataa on paljon, on suositeltavaa valita Lähetä sähköpostina ja antaa raportin muodostua taustalla.
Täsmäytä raportti kirjanpitojärjestelmääsi
Seuraavassa on esimerkki suositelluista suodatusasetuksista täsmäytystä varten. Vaatimukset voivat vaihdella kirjanpitojärjestelmäsi ja paikallisten käytäntöjen mukaan.
Tyhjennä Älä huomioi maksamattomia vakuutuskorvauksia -valintaruutu.
Valitse Ennakkomaksut -valintaruutu, jotta myös asiakkaat, joilla on vain käyttämättömiä ennakkomaksuja, sisällytetään.
Valitse päivämäärä ja kellonaika, jota haluat täsmäyttää.
Jos sinulla on useita toimipisteitä, valitse, luodaanko raportti kaikille paikoille yhdessä vai erikseen.
Aseta Päivämäärän suodatustapa arvoksi Laskun päivämäärä.
Valitse Luo raportti.
Lähetä talouskoonti asiakkaalle
Voit lähettää talouskoontikirjeen asiakkaille. Tämä toiminto käyttää talouskirjeiden mallipohjia, jotka on luotu kohdassa Asetukset > Tulostusasetukset > Talouskoonti.
Käsitelläksesi talouskoontikirjettä valitse raportin yläoikeasta kulmasta Aloita käsittely. Näyttöön tulee ajastin, joka näyttää, kuinka paljon aikaa on jäljellä valita tieto, jonka haluat sisällyttää kirjeeseen.
Valitse aikaväli, jonka aikana laskut erääntyvät, jotta asiakkaat, joilla on erääntyviä laskuja kyseisellä aikavälillä, tulevat mukaan.
Valitse asiakaslistan alapuolelta Kirjausta per sivu -alasvetovalikosta, kuinka monta tietuetta haluat sisällyttää yhdelle sivulle. Sivun valikko näyttää, montako sivua kirjeeseen tulee valituilla suodattimilla.
Valitse sivun alalaidan toimintovalikosta Käsittele-painike. Valitse toiminnosta se talouskirje, jonka haluat lähettää. Jos toimintovalikkoa ei näy, varmista, että olet valinnut kohdassa 2 jonkin aikavälivaihtoehdon. Talouskirjeen esikatselu avautuu, ja siinä näkyy lista asiakkaista, joille kirje lähetetään.
Huom.: Velkakirjeen käsittelyä varten talouskirjeen mallipohja täytyy määrittää ensin. Jos mallipohjaa ei ole saatavilla, sinun täytyy luoda se ennen jatkamista kohdassa Asetukset > Tulostusasetukset > Talouskoonti.
Valitse esikatselunäytössä lähetys- ja tulostusasetukset:
Voit tulostaa talouskirjeen kaikille, lähettää kirjeen sähköpostilla niille asiakkaille, joille on tallennettu sähköpostiosoite, ja tulostaa kirjeen muille, tai tulostaa kirjeen kaikille ja lähettää sähköpostin niille, joille sähköpostiosoite on tallennettu.
Voit liittää kirjeeseen valitun aikavälin laskut.
Voit liittää sähköpostiin hoitoyhteenvedon.
Jotta tiedät, mikä viimeisin talouskirje asiakkaalle on lähetetty, voit valita Merkitse käsitellyksi. Kirje tallennetaan asiakkaiden muistiinpanoihin ja viestintäluetteloon Viestintä-välilehdellä asiakassivulla.
Oikealla puolella oleva esikatselu näyttää, miltä talouskirje näyttää.
Valitse Käsittele.
Kun luot kirjettä, huomioi, että asiakirjan keskellä oleva taulukko sisältää listan kaikista laskuista, joiden eräpäivä on raportin luontihetkellä, mukaan lukien ne, jotka ovat myöhässä yli 30 päivän aikavälin.
Tarvittavat käyttäjäoikeudet
Asetukset > Käyttäjät > Oikeustasoryhmät
Raportin käyttöön käyttäjillä tulee olla omalle oikeustasoryhmälleen 'tarkastelu'- ja 'kirjoitus'-oikeudet seuraaviin asetuksiin:
'Asetukset -sivu'
'Tulostusasetukset'
'Raportit -sivu'
'Talousraportit' (kaikkien talousraporttien käyttöön)
'Talousraporttien Velalliset ja velkojat -raportit' (vain tämän tietyn raportin käyttöön)