Seuraavat asetukset auttavat sinua hallitsemaan kirjanpidon tietoja ja parantamaan talousraportointia. Suosittelemme, että tarkistat nämä asetukset ennen talousintegraatioiden käyttöönottoa.
Huom.: Jotta voit avata Asetukset, valitse toimipisteen nimi vasemmasta yläkulmasta ja valitse sitten avautuvasta valikosta Asetukset. Huomaa, että Asetukset näkyy vain käyttäjille, joilla on asianmukaiset oikeudet. Jos et näe Asetukset-kohtaa, ota yhteyttä järjestelmän pääkäyttäjään ja tarkista käyttöoikeutesi.
Kirjanpidon tilien hallinta
Kirjanpidon tilinumeroiden lisääminen Provet-asetuksiin on yksi tärkeimmistä tehtävistä, sillä tilinumerot ovat olennaisia raporttien tuottamisessa niin, että ne ovat tarkkoja, kattavia ja antavat hyvän kuvan klinikkasi taloudesta.
Lisää kaikki kirjanpidossasi käytettävät tilinumerot, esimerkiksi ALV, maksutavat jne. Jos käytät erillistä kirjanpitojärjestelmää, kuten Quickbooks tai Xero, käytä samoja tilinumeroita kuin kirjanpitojärjestelmässäsi. Jos et käytä ulkoista kirjanpitojärjestelmää, voit luoda oman tilinumeroiden numerointijärjestelmäsi. Suosittelemme, että teet tämän yhteistyössä kirjanpitäjäsi / CPA:si kanssa.
Lisää kirjanpidon tilinumeroita
Siirry kohtaan Asetukset > Yritys > Kirjanpidon tilien hallinta.
Valitse Kirjanpidon tilien lista -osiossa Tallenna.
Lisää kirjanpidon Kirjanpidon tilien hallinta ja lyhyt Kuvaus.
Valitse Tallenna.
Ota kirjanpidon tilinumeroiden vahvistus käyttöön
Kaikilla tuotteilla tulee aina olla kirjanpidon tilinumero. Voit ottaa käyttöön kirjanpidon tilinumeroiden vahvistuksen, jolloin tilinumero vaaditaan uusia tuotelistoja tuotaessa:
Valitse kohdassa Asetukset > Yritys > Kirjanpidon tilien hallinta osion otsikon vierestä kynän kuvake, jotta voit avata muokkaustilan, valitse sitten Ota käyttöön kirjanpidon tilit -valintaruutu ja tallenna.
ALV-/verohallinta
Joissakin maissa käytetään useita ALV-/verokantoja. Yhdistä käyttämäsi ALV-/veroryhmät kirjanpidon tilinumeroihisi.
Siirry kohtaan Asetukset > ALV-hallinta / Verohallinta:
Lisää uusi ALV-/veroryhmä valitsemalla Tallenna.
Yhdistääksesi olemassa olevan ALV-/veroryhmän kirjanpidon tilinumeroon valitse ALV-/veroryhmän rivin kynä ja lisää tilinumero kenttään Kirjanpidon tilit.
Voit arkistoida käyttämättömät ALV-/veroryhmät valitsemalla ALV-/veroryhmän rivin roskakorikuvakkeen.
Maksutavat
Siirry kohtaan Asetukset > Yritys > Maksutavat ja yhdistä käyttämäsi maksutavat kirjanpidon tilinumeroihin:
Lisätäksesi uuden maksutavan valitse Tallenna. Yhdistääksesi olemassa olevan maksutavan kirjanpidon tilinumeroon valitse maksutavan rivin kynä. Lisää tilinumero kenttään Kirjanpidon tilit.
Huom: Järjestelmässä on valmiiksi määritetty maksutapakoodit 0 - 15. Voit muokata näiden maksutapojen nimiä (esimerkiksi vaihda 'Kortti' -> 'Luottokortti'), mutta et voi muuttaa käyttötyyppiä (esimerkiksi käteisestä shekiksi).
Kuponki-/maksuseteliasetukset
Jos käytät kuponkeja/maksuseteleitä, siirry kohtaan Asetukset > Yritys > Kuponit ja varmista, että kuponki-/maksusetelimaksujen lisääminen on sallittu vain viimeistellyissä laskuissa:
Näytä/salli kuponkien lisääminen viimeistellyille laskuille: Valitse tämä asetus, jotta kupongit-osio näkyy laskun sivulla, kun lasku on viimeistelty.
Näytä/salli kuponkien lisääminen laskuluonnoksiin: Älä valitse tätä asetusta. Kupongit/maksuseteleitä tulee aina lisätä vasta laskun viimeistelyn jälkeen ja ennen muita maksutapoja.
Ennakkomaksu- ja laskun tilinumeroasetukset
Siirry kohtaan Asetukset > Toimipiste > Tilinumerot ja määritä seuraavat:
Ota käyttöön kirjanpidon tilit: Valitse tämä asetus, jotta tilinumerokenttä sisällytetään tuoteasetuksiin.
Vaadi kirjanpidon tilit: Valitse tämä asetus, jotta tilinumero vaaditaan tuotteille.
Kohdassa Kirjanpidon tilit -kentät valitse tilinumeroita laskuille, ennakkomaksuille ja vakuutusyhtiön laskuille. Kun lähetät vakuutuskorvausilmoituksen, laskun loppusumma voidaan jakaa asiakkaan ja vakuutusyhtiön kesken.
Anonyymit myynnit
Siirry kohtaan Asetukset > Toimipiste > Toimipisteen asetukset ja valitse tai poista valinta Estä anonyymit myynnit -asetuksesta sen mukaan, haluatko sallia myynnit asiakkaille, jotka tulevat paikan päälle (walk-in) ja asiakkaille, joilla ei ole tiliä kanssasi. Koska palautukset ja hyvitykset ovat ongelmallisia anonyymien myyntien yhteydessä, suosittelemme luomaan asiakkaan käytettäväksi anonyymeissa myynneissä.
Toimipisteen oletusasetukset
Seuraavat asetukset kohdassa Asetukset > Toimipiste > Toimipisteen asetukset suositellaan. Huomaa kuitenkin, että klinikkasi tarpeet voivat poiketa. Esimerkiksi ennakkomaksut ovat valinnaisia, mutta ne helpottavat hyvityslaskun käsittelyä.
Ota automaattinen tilikauden lukitus käyttöön: Tilikauden lukitus on valinnainen asetus, mutta suositeltu, jotta maksujen takautuvaa kirjaamista ei tehdä.
Ota käyttöön laskun loppusummien pyöristys: Jos päätät käyttää pyöristystä, pyöristettävällä tuotteella tulee myös olla kirjanpidon tilinumero.
Hyvityslaskun päivämäärälogiikka: Hyvityslaskuissa tulee aina käyttää tämän päivän päivämäärää nykyisenä päivämääränä.
Hyvityslaskun määrän rajoitus: Hyvityslasku ei saa sisältää useampia tuoterivejä kuin alkuperäinen lasku. Siksi määrän rajoitus kannattaa ottaa käyttöön, jotta alkuperäisen laskun ja hyvityslaskun saldo kumoavat toisensa.
Laskuasetukset
Siirry kohtaan Asetukset > Toimipiste > Laskut ja määritä seuraavat:
Ei maksuja ennen laskun päivämäärää: Valitse tämä asetus, jotta maksujen takautuvaa kirjaamista ei sallita.
Sisällytä toissijaisen omistajan nimi laskun maksajatiedoissa: Valitse tämä asetus, jos haluat pystyä lisäämään laskulle toisen maksajan/asiakkaan.
Kentissä Tavallisen laskun etuliite ja Hyvityslaskun etuliite voit lisätä etuliitteitä ja tageja, jotka näkyvät eri tyyppisten laskujen laskun otsikoissa.
Laskukopio
Jos haluat tulostaa useita laskukopioita, voit merkitä ne kopioiksi. Kun olet tulostanut alkuperäisen laskun, seuraavat tulosteet merkitään kopioiksi.
Siirry kohtaan Asetukset > Tulostusasetukset > Lasku ja valitse Merkitse kopiot.
Kassaraportin asetukset
On suositeltavaa, että luot aina kassaraportin, kun suljet klinikan päiväksi. Jos sairaalat ovat avoinna 24/7, on suositeltavaa valita aikamääre, joka sopii toimintaan ja on sama päivästä toiseen.
Tätä raporttia voidaan kuvata täsmäytysraportiksi. Vaikka maksutyypeillä on summa, voit jättää sen huomiotta ja keskittyä yksittäisten maksutyyppirivien täsmäyttämiseen.
Huom: Varmista, että vaihtoehto maksutavan näyttämisestä kassaraportissa on valittuna jokaiselle maksutavalle kohdassa Asetukset > Yritys > Maksutavat: valitse maksutavan rivin kynä muokataksesi maksutapaa ja valitse Kassaraportilla-valintaruutu. Lue lisää maksutapa-asetuksista.
Raportti voidaan halutessasi näyttää yksityiskohtaisella asettelulla seuraavien asetusten avulla kohdassa Asetukset > Tulostusasetukset > Kassaraportti (valitse haluamasi):
Näytä laskujen kokonaismyynti ilman ALV
Näytä laskun kokonaismyynnin vero
Näytä alennukset
Näytä velalliset / velkojat -yhteenveto
Näytä ennakkomaksut
Raportointiasetukset
Kassaraportin avulla voit luoda myös taseraportin. Jotta taseraportti olisi tarkka, sinun tulee määrittää kirjanpidon tilinumerot, jotka on yhdistetty jokaiseen maksutapaan kohdassa Asetukset > Toimipiste > Raportointi. Lisäksi suositellaan, että määrität asetukset alla olevan kuvan mukaisesti.
Ota maksun korjaukset käyttöön kassaraporteissa : Tätä asetusta ei suositella, koska maksujen virheitä ei pitäisi korjata raportissa, vaan itse laskussa ennen raportin luomista.
Älä salli kassaraportin sulkemista, mikäli valitulla aikajaksolla on laskuja luonnostilassa: Valitse tämä asetus, jos haluat pystyä luomaan raportin, johon sisältyy laskuja luonnostilassa.
Käytä viimeisimmän kassaraportin loppuaikaa oletusarvoisena alkamisaikana : Tätä asetusta suositellaan. Jotta raportti olisi tarkka ja jotta varmistetaan, ettet menetä yhtään tapahtumaa, on helpointa käyttää viimeisimmän kassaraportin loppupäivää ja -aikaa seuraavan raportin lähtökohtana.
Vakuutusasetukset
Määritä vakuutuskorvaustoiminnon asetukset siirtymällä kohtaan Asetukset > Toimipiste > Vakuutus.
Salli vakuutuskorvaushakemusten teko viimeistellyille laskuille. ei ole suositeltavaa ja Salli vakuutuskorvaushakemusten lisääminen laskuluonnoksiin on suositeltavaa, koska vakuutuskorvaushakemukset tulisi lähettää vakuutusyhtiöille vasta silloin, kun lasku on vielä luonnostilassa. Kun klinikka saa korvauksen, laskuluonnos voidaan viimeistellä ja maksaa joko osittain tai kokonaan.
Lisäksi suositellaan seuraavia asetuksia:
Alennusten tilinumerot
Alennuksille on suositeltavaa käyttää erillisiä tilinumeroita. Sinulla voi olla erilaisia alennustyyppejä (henkilökunnan alennukset, ruoka-alennukset jne.) ja jokaisella alennustyypillä tulisi olla oma alennustuote, joka on linkitetty alennuksen tilinumeroon. Alennustoimintoa voi käyttää eri tavoin, ja on tärkeää käyttää aina samaa toimintatapaa. Katso myös seuraava osio Kiinteähintaiset paketit.
Kiinteähintaiset paketit
Paketilla voi joskus olla kiinteä hinta, esimerkiksi tarjotakseen säästöä verrattuna siihen, että tuotteet ostetaan erikseen. Kiinteähintaiset paketit hyödyntävät "kiinteän hinnan tuote" -tyyppiä käsittelemään hintojen välistä erotusta.
Esimerkiksi jos sinulla on kissojen sterilointi/kastrointi -paketti kiinteällä hinnalla, määritä kiinteän hinnan toimenpidetuote. Kun luot kiinteän hinnan tuotteen, muista määrittää tuotteelle tilinumero. Tätä tuotetta ei näytetä laskulla, vaan sitä käytetään raporteissa näyttämään arvo, jonka asiakkaasi sai kiinteällä hinnalla. Tämä auttaa sinua seuraamaan alennuksia.