Seuraavat asetukset auttavat sinua hallinnoimaan kirjanpitotietojasi ja parantamaan taloudellista raportointia. Suosittelemme, että tarkistat nämä asetukset ennen taloudellisten integraatioiden määrittämistä.
Tilinumeron hallinta
Tilinumeroiden lisääminen Provet -asetuksiin on yksi tärkeimmistä tehtävistä asioista, sillä tilinumerot ovat olennainen osa tarkkojen ja perusteellisten raporttien tuottamista, jotka antavat hyvän kuvan klinikkasi taloudesta.
Lisää kaikki kirjanpidossa käytettävät tilinumerot, esimerkiksi alv, maksutavat jne. Jos käytät erillistä kirjanpitojärjestelmää, kuten Quickbooksia tai Xeroa, käytä samoja tilinumeroita kuin kirjanpitojärjestelmässäsi. Jos et käytä ulkoista kirjanpitojärjestelmää, voit luoda oman tilinumerojärjestelmän. Suosittelemme, että teet tämän yhteistyössä kirjanpitäjäsi/CPA:n kanssa.
Lisää tilinumeroita
Siirry osoitteeseen Asetukset > Organisaatio > Tilinumeron hallinta.
Valitse Tilinumeroluettelo -osiossa Lisää.
Lisää tili Numero ja lyhyt Kuvaus.
Valitse Tallenna.
Ota tilinumeron vahvistus käyttöön
Kaikissa erissä on aina oltava tilinumero. Voit ottaa tilinumeron vahvistuksen käyttöön, jotta tilinumerot vaaditaan tuotaessa uusia nimikeluetteloita:
Kohdassa Asetukset > Organisaatio > Tilinumeron hallinta, avaa muokkaustila valitsemalla kynäpainike osion otsikon vieressä, valitse sitten Ota tilinumeron vahvistus käyttöön maahantuojassa -valintaruutu ja tallenna.
ALV/Verohallinto
Joillakin markkinoilla käytetään useita arvonlisäverokantoja/verokantoja. Yhdistä käyttämäsi alv-/veroryhmät tilinumeroihisi.
Siirry osoitteeseen Asetukset > Arvonlisäveron hallinta / Verojen hallinta:
Jos haluat lisätä uuden alv-/veroryhmän, valitse Add.
Jos haluat liittää olemassa olevan alv- tai veroryhmän tilinumeroon, valitse alv- tai veroryhmän rivin kynänappi ja lisää tilinumero tilinumero -kenttään.
Voit arkistoida arvonlisävero-/veroryhmät, joita et käytä, valitsemalla arvonlisävero-/veroryhmärivin roskakoriin-painikkeen.
Maksutavat
Kohdassa Asetukset > Organisaatio > Maksutavat, yhdistä käyttämäsi maksutavat tilinumeroihin:
Jos haluat lisätä uuden maksutavan, valitse Add. Jos haluat liittää olemassa olevan maksutavan tilinumeroon, valitse maksutaparivin kynäpainike. Lisää tilinumero tilinumero -kenttään.
Huomaa
Maksutapakoodit 0-15 on määritelty järjestelmässä valmiiksi. Voit muokata näiden maksutapojen nimiä (esimerkiksi muuttaa "Card" muotoon "Credit card"), mutta et voi muuttaa käyttötapaa (esimerkiksi käteisestä shekiksi).
Kuponki-/kuponkiasetukset
Jos käytät kuponkeja/seteleitä, siirry osoitteeseen Asetukset > Organisaatio > Kupongit ja varmista, että kuponki-/setelimaksujen lisääminen on sallittu vain valmiisiin laskuihin:
Näytä/salli kuponkien lisääminen valmiisiin laskuihin: Valitse tämä asetus, jos haluat näyttää kuponkiosion laskun sivulla, kun lasku on viimeistelty.
Näytä/salli kuponkien lisääminen laskuluonnoksiin: Älä valitse tätä asetusta. Kupongit/setelit tulisi lisätä aina laskun viimeistelyn jälkeen ja ennen muita maksutapoja.
Ennakkomaksun ja laskun tilinumeron asetukset
Kohdassa Asetukset > Klinikan sijainti > Tilinumerot aseta seuraavat asetukset:
Ota käyttöön tilinumeroiden käyttö: Valitse tämä asetus, jos haluat sisällyttää tilinumerokentän kohteen asetuksiin.
Vaadi tilinumerot: Valitse tämä asetus, jos haluat vaatia kohteiden tilinumerot.
Valitse Account number for -kenttiin laskujen, ennakkomaksujen ja vakuutusyhtiön laskujen tilinumerot. Kun lähetät vakuutushakemuksen, laskun loppusumma voidaan jakaa asiakkaan ja vakuutusyhtiön kesken.
Anonyymi myynti
Kohdassa Asetukset > Klinikan sijainti > Klinikan sijaintiasetukset, valitse tai poista valinta Salli nimetön myynti -asetuksesta sen mukaan, haluatko sallia myynnin käveleville asiakkaille ja asiakkaille, joilla ei ole tiliäsi. Koska palautukset ja palautukset ovat ongelmallisia anonyymin myynnin yhteydessä, suosittelemme luomaan asiakkaan, jota käytetään anonyymiä myyntiä varten.
Oletusklinikan sijainti Asetukset
Seuraavat asetukset osoitteessa Asetukset > Klinikan sijainti > Klinikan sijaintiasetukset ovat suositeltavia. Huomaa kuitenkin, että klinikkasi tarpeet voivat poiketa niistä. Esimerkiksi ennakkomaksut ovat valinnaisia, mutta ne auttavat hyvityslaskutuksen työnkulkua.
Ota käyttöön automaattinen tilikausien lukitus: Tilikauden lukitseminen on valinnainen asetus, mutta sitä suositellaan maksujen takautuvuuden estämiseksi.
Ota laskun loppusumman pyöristys käyttöön: Jos päätät käyttää pyöristämistä, pyöristettävällä erällä on oltava myös tilinumero.
Luottotodistuksen päivämäärälogiikka: Hyvityslaskujen tulisi aina käyttää tämän päivän päivämäärää nykyisenä päivämääränä.
Hyvityslaskun määrällinen rajoitus: Hyvityslaskussa ei saa olla enempää nimikerivejä kuin alkuperäisessä laskussa. Sen vuoksi määrällinen rajoitus on otettava käyttöön, jotta alkuperäinen lasku ja hyvityslasku ovat tasapainossa keskenään.
Laskun asetukset
Kohdassa Asetukset > Klinikan sijainti > Laskut aseta seuraavat asetukset:
Ei maksuja ennen laskun päivämäärää: Valitse tämä asetus, jos haluat estää käyttäjiä tekemästä maksuja takautuvasti.
Sisällytä toissijaisen omistajan nimi laskun maksajan tietoihin: Valitse tämä asetus, jos haluat, että laskuihin voidaan lisätä toinen maksaja/asiakas.
Kohdassa Prefix for normal invoices ja Prefix for credit note voit lisätä etuliitteitä ja tunnisteita, jotka näkyvät laskun otsikoissa eri laskutyypeille.
Laskun kopio
Jos haluat tulostaa laskuista useita kopioita, voit merkitä ne kopioiksi. Alkuperäisen laskun tulostamisen jälkeen seuraavat tulosteet merkitään kopioiksi.
Siirry osoitteeseen Asetukset > Tulostusasetukset > Lasku ja valitse Merkitse kopiot.
Päivän lopun raportin asetukset
On suositeltavaa, että laadit aina päivän lopun raportin, kun suljet klinikkasi päiväksi. Ympäri vuorokauden auki oleville sairaaloille suositellaan, että valitset ajankohdan, joka sopii liiketoimintaasi ja on johdonmukainen päivästä toiseen.
Tätä raporttia voidaan kuvata täsmäytysraportiksi. Vaikka maksulajeilla on summa, voit jättää sen huomiotta ja keskittyä yksittäisten maksulajirivien täsmäyttämiseen.
Huomaa
Varmista, että maksutavan näyttäminen loppuraportissa on valittuna kunkin maksutavan osalta kohdassa Asetukset > Organisaatio > Maksutavat: Muokkaa maksutapaa valitsemalla maksutaparivin kynäpainike ja valitse Päivän lopussa -valintaruutu. Lue lisää maksutapa-asetuksista.
Raportti voidaan valinnaisesti näyttää yksityiskohtaisella asettelulla käyttämällä seuraavia asetuksia osoitteessa Asetukset > Tulostusasetukset > Päivän loppu (valitse haluamasi asetukset):
Näytä laskun kokonaismyynti ilman arvonlisäveroa
Näytä laskun kokonaismyyntivero
Näytä alennukset
Näytä velallisten / velkojien yhteenveto
Näytä ennakkomaksut
Raportin asetukset
Päivän lopun raportin avulla voit myös luoda saldoraportin. Jotta saldoraportti olisi tarkka, sinun on määritettävä kuhunkin maksutapaan liittyvät tilinumerot kohdassa Asetukset > Klinikan sijainti > Raportointi. Lisäksi on suositeltavaa määrittää asetukset alla olevan kuvan mukaisesti.
Enable payment corrections on end of day reports: Tätä asetusta ei suositella, koska maksuvirheitä ei pitäisi korjata raportilla vaan varsinaisella laskulla ennen raportin luomista.
Älä salli päivän lopun raportin sulkemista, jos valitulla aikavälillä on laskuluonnoksia: Valitse tämä asetus, jos haluat, että raportin luominen ei saa sisältää laskuluonnoksia.
Käytä viimeisimmän päivän lopun raportin lopetusajankohtaa oletusarvoisena aloitusajankohtana: Tätä asetusta suositellaan. Jotta raportti olisi tarkka ja jotta varmistut siitä, ettei mitään tapahtumia jää huomaamatta, on helpointa käyttää seuraavan raportin alkamisajankohtana viimeisintä päivämäärää ja kellonaikaa, jolloin viimeinen päivän lopun raportti luotiin.
Vakuutusasetukset
Siirry osoitteeseen Asetukset > Klinikan sijainti > Vakuutus määrittääksesi vakuutushakemustoiminnon asetukset.
Salli vakuutuskorvausten lisääminen lopullisille laskuille ei suositella, ja Salli vakuutuskorvausten lisääminen laskuluonnoksille suositellaan, koska vakuutuskorvaukset tulisi lähettää vakuutusyhtiöille vasta, kun lasku on vielä luonnostilassa. Kun klinikka saa korvauksen, laskuluonnos voidaan viimeistellä ja maksaa osittain tai kokonaan.
Lisäksi suositellaan seuraavia asetuksia:
Alennuksen tilinumerot
Alennuksille suositellaan erillisiä tilinumeroita. Sinulla voi olla erityyppisiä alennuksia (henkilökunta-alennukset, ruoka-alennukset jne.), ja jokaisella alennustyypillä olisi oltava oma alennuserä, joka on liitetty alennustilinumeroon. Alennusominaisuutta voidaan käyttää eri tavoin, ja on tärkeää käyttää aina samaa rutiinia. Katso myös seuraava kohta Kiinteähintaiset niput.
Kiinteähintaiset paketit
Nipuissa voi joskus olla kiinteä hinta, esimerkiksi siksi, että ne tarjoavat säästöjä verrattuna siihen, että tuotteet ostettaisiin erikseen. Kiinteähintaisissa nipuissa käytetään "kiinteähintaista nimikettä" hintaeron hoitamiseen.
Jos sinulla on esimerkiksi kiinteähintainen kissojen sterilointi- ja sterilointikokonaisuus, määritä kiinteähintainen toimenpide-erä. Kun luot kiinteähintaista erää, muista antaa erälle tilinumero. Tämä erä ei näy laskussa, ja sitä käytetään vain raporteissa osoittamaan asiakkaidesi kiinteällä hinnalla saama arvo. Tämä auttaa sinua seuraamaan alennuksia.