Valmistele Provet terveyssuunnitelmia varten ennen ensimmäisen terveyssuunnitelman luomista. Valitse yrityksen ja toimipisteiden terveyssuunnitelma-asetukset ja ota toistuvat maksut käyttöön. Lisää sitten terveyssuunnitelmissa käytettävät tuotteet, alennukset ja tuoteryhmät.
Organisaation asetukset
Asetukset > Yritys > Terveyssuunnitelma (termi määritetään kohdassa Mukautettu termi, katso lisätietoja alta)
Nämä asetukset koskevat yrityksen kaikkien toimipisteiden terveyssuunnitelmia.
Mukautettu termi: Voit määrittää oman yleisen termin sanalle ”terveyssuunnitelma”. Termi näkyy kaikkialla järjestelmässä ja kaikissa asiakasasiakirjoissa.
Mahdollista tuotteiden vaihtaminen: Tällä asetuksella voit määrittää, voiko terveyssuunnitelmasta käytettävän tuotteen, kuten lääkkeen, tarvikkeen tai ruoan, vaihtaa käynnin aikana. Voit esimerkiksi sallia tuotteen vaihtamisen, kun sitä on varastossa vähän. Vaihtoehdot ovat ei koskaan, aina, kun varasto on vähissä tai kun tuote on loppunut varastosta.
Vähäisen varaston raja: Määritä tuotteiden vaihtamisen Varasto vähissä -vaihtoehdolle varastoraja pakkausten määränä. Tuote voidaan vaihtaa, jos sen varastotaso alittaa tämän rajan.
Salli hintojen muuttaminen: Voit määrittää, voiko terveyssuunnitelman tuotteiden hintoja muuttaa käyntisivulla.
Käytä nykyisiä tuotehintoja: Kun tämä vaihtoehto on valittu, käytetään aina tuotteen asetuksissa määritettyjä hintoja, eikä hintojen muuttaminen ole sallittua.
Ilmoitus allekirjoituksen yhteydessä: Voit määrittää asiakastilauksen sopimuksiin allekirjoitusilmoituksen. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, käytetään oletusilmoitusta: ”Olen tarkistanut yllä olevat tiedot ja vahvistan, että asiakkaan tiedot ovat oikein ja voimassa. Hyväksyn allekirjoituksellani käyttöehdot.”
Alennukset seuraaville suunnitelmille: Jos asiakkaalla on useampi lemmikki, jolle hän haluaa terveyssuunnitelman, voit antaa alennuksen useamman tilauksen tekemisestä. Valitse tämä vaihtoehto ja määritä alennuksen summa valuutassasi ALV mukaan lukien Alennus-kenttään. Jos ensimmäisen aktiivisen tilauksen tila muuttuu rauenneeksi, muiden tilausten alennus poistuu.
Käytä terveyssuunnitelman peruutuslaskuja: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat luoda terveyssuunnitelmatilauksista peruutuslaskuja. Tämän jälkeen Peruuta tilaus -valintaikkunassa näkyy Luo peruutuslasku -valintaruutu. Katso Terveyssuunnitelmatilauksen peruuttaminen.
Peruutusmaksu: Määritä terveyssuunnitelmille oletusperuutusmaksu valuutassasi ALV mukaan lukien. Jos peruutat terveyssuunnitelmatilauksen ennen sen päättymistä, Provet lisää maksun peruutuslaskuun. Voit muuttaa maksua tilausta peruuttaessasi. Tämä kenttä tulee näkyviin, kun valitset Käytä terveyssuunnitelman peruutuslaskuja.
Käytä ennakkomaksulaskussa aktiivista toimipistettä: Kun tämä vaihtoehto on valittu, ennakkomaksut vastaanottaa aktiivinen toimipiste. Jos vaihtoehtoa ei ole valittu, maksut vastaanottaa terveyssuunnitelman päätoimipiste.
Käytä Provet-maksulaskussa aktiivista toimipistettä: Kun tämä vaihtoehto on valittu, aktiivinen toimipiste vastaanottaa maksut, jotka tehdään Provet Pay -palvelun kautta. Jos vaihtoehtoa ei ole valittu, maksut vastaanottaa terveyssuunnitelman päätoimipiste.
Yritä epäonnistunutta toistuvaa maksua uudelleen automaattisesti: Asetus koskee terveyssuunnitelmien kuukausilaskutusta, kun käytössä on Provet Pay.
Käytettävissä olevat maksutavat: Valitse maksutavat, jotka haluat näyttää terveyssuunnitelmatilausten vaihtoehtoina: Ei määritetty, Kuukausilaskutus Provetin kautta, Sopimuskausi ennakkomaksuna, Kuukausittain toistuvat maksut Provet Pay:n kautta (jos käytössä) ja Kuukausittain toistuvat maksut Gravity Paymentsin kautta (jos käytössä).
Estä tilausten uusimistietojen muokkaus: Kun tämä vaihtoehto on valittu, käyttäjät eivät voi muokata uusimisaikataulua tai valita tilausta uusittavaksi.
Lähetä ilmoitussähköpostit tilaajille: Kun tämä vaihtoehto on valittu, Provet lähettää asiakkaille automaattisia sähköposteja terveyssuunnitelmatilauksesta. Sähköpostit koskevat tilauksen aktivointia, uusimista, peruutusta ja vanhenemista sekä maksumuistutuksia. Poista tämä valinta, jos kolmas osapuoli lähettää terveyssuunnitelmiin liittyvät sähköpostit asiakkaillesi.
Toimipisteen asetukset
Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Terveyssuunnitelma
Nämä asetukset koskevat tiettyjen toimipisteiden terveyssuunnitelmia.
Salli terveyssuunnitelma: Kun tämä vaihtoehto on valittu, Terveyssuunnitelma-sivu on käytettävissä kohdassa Laskutus.
Korvaa tuotteet automaattisesti: Asetus koskee tilannetta, jossa lisäät tuotteen eläimen terveyssuunnitelmasta suoraan käynnin tuotteisiin avaamatta terveyssuunnitelman valintaikkunaa. Kun tämä vaihtoehto on valittu, tuotteen käyttö terveyssuunnitelmasta on valmiiksi valittuna. Jos vaihtoehtoa ei ole valittu, voit silti käyttää tuotetta terveyssuunnitelmasta, mutta sinun on valittava kyseinen vaihtoehto itse. Asetus koskee myös seuraavia tilanteita:
Kun käytät pakettia, joka sisältää eläimen terveyssuunnitelmaan kuuluvan tuotteen, valintaikkuna, jossa kysytään, käytetäänkö tuotetta terveyssuunnitelmasta, ei avaudu. Tämä asetus määrittää, käyttääkö Provet tuotetta terveyssuunnitelmasta. Asetus koskee vain paketteja, joilla ei ole kiinteää hintaa.
Kun Provet lisää eläimen terveyssuunnitelmatilauksen tuotteen automaattisesti käynnille esimerkiksi käyntisyytyypin asetuksen perusteella, tämä asetus määrittää, käyttääkö Provet tuotetta terveyssuunnitelmasta.
Lähetä sähköpostihuomautus epäonnistuneista toistuvista maksuista: Asetus koskee terveyssuunnitelmien kuukausilaskutusta, kun käytössä on Provet Pay.
Sähköpostin leipäteksti epäonnistuneille toistuville maksuille: Voit lisätä tekstin epäonnistuneista toistuvista maksuista lähetettävään sähköpostiin.
Provet Payn toistuvien maksujen käyttöönotto
Provet Pay -palvelua voi käyttää asiakkaan terveyssuunnitelman kuukausilaskutukseen, kun asiakkaan laskutustietoihin on tallennettu oletusmaksukortti.
Näillä asetuksilla määritetään, miten Provet Pay käsittelee epäonnistuneet terveyssuunnitelman toistuvat maksut.
Asetukset > Yritys > Terveyssuunnitelma:
Valitse Yritä epäonnistunutta toistuvaa maksua uudelleen automaattisesti -valintaruutu.
Lisää kohtaan Automaattisten uudelleenyritysten maksimimäärä niiden maksuyritysten enimmäismäärä, jotka Provet Pay tekee ensimmäisen epäonnistuneen maksuyrityksen jälkeen.
Lisää kohtaan Automaattisten uudelleenyritysten väli maksuyritysten välinen päivien määrä.
Lisää kohtaan Automaattisten uudelleenyritysten enimmäismäärä ennen suunnitelman keskeyttämistä niiden maksuyritysten määrä, jotka Provet Pay tekee ennen terveyssuunnitelman keskeyttämistä. Jos et lisää tähän arvoa, terveyssuunnitelma keskeytetään, kun kohdassa Automaattisten uudelleenyritysten maksimimäärä määritetty yritysten määrä on saavutettu.
Asetukset > Toimipiste > Terveyssuunnitelma:
Lähetä sähköpostihuomautus epäonnistuneista toistuvista maksuista: Kun tämä vaihtoehto on valittu, asiakkaalle lähetetään sähköposti-ilmoitus aina, kun Provet Payn toistuva maksu epäonnistuu.
Toistuvien maksujen käyttöönotto Gravity Payments -liitännällä
Gravity Payments -liitäntä on käytettävissä vain Yhdysvalloissa.
Gravity Payments -liitäntää voi käyttää asiakkaan terveyssuunnitelman kuukausilaskutukseen, kun asiakkaan laskutustietoihin on tallennettu oletusmaksukortti.
Ota toistuvat maksut käyttöön Gravity Payments -liitännällä:
Siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Terveyssuunnitelma (ominaisuudelle on voitu määrittää mukautettu termi kohdassa terveyssuunnitelman asetukset).
Valitse Salli Gravity Payments -maksutapa toistuville maksuille.
Terveyssuunnitelmissa käytettävien tuoteryhmien ja alennusten määrittäminen
Lisää laskutuksessa käytettävät tuotteet
Terveyssuunnitelmien laskutukseen tarvitaan kaksi toimenpidetuotetta:
Tuote, jolla hyvitetään niiden tuotteiden kustannukset, joita asiakas käyttää terveyssuunnitelmatilauksen kautta
Tuote, jolla veloitetaan terveyssuunnitelman kuukausimaksu
Lisäksi peruutusmaksun laskutuksessa voidaan käyttää peruutusmaksutuotetta. Tuotetta ei tarvita, mutta sen avulla peruutusmaksu voidaan erottaa muista kuluista.
Määritä laskutustuotteet seuraavasti:
Siirry kohtaan Hinnasto > Tuotteet.
Valitse Lisää tuote > Lisää toimenpide.
Lisää toimenpiteelle kuvaava Nimi, esimerkiksi ”Terveyssuunnitelman tuotehyvitys”, ”Terveyssuunnitelman kuukausimaksu” tai ”Terveyssuunnitelman peruutusmaksu”. Muita tietoja ei tarvita.
Valitse Tallenna.
Lisää terveyssuunnitelmien alennukset
Jos haluat tarjota alennuksia osana terveyssuunnitelmia, määritä alennukset etukäteen, jotta niitä voi käyttää terveyssuunnitelmia luotaessa.
1. Lisää terveyssuunnitelmien alennuksille tagi
Siirry kohtaan Asetukset > Listat ja lomakkeet > Tagit ja valitse Tallenna.
Lisää tagille kuvaava Teksti, esimerkiksi ”Terveyssuunnitelmien alennukset”. Valitse tagin tekstin ja taustan värit sekä lisää toimipiste, jossa tagi on käytettävissä.
Jos tagia käytetään vain terveyssuunnitelmissa, valitse Käytettävissä seuraavissa:-kohdassa Eläin ja Käytettävissä vain -kohdassa Terveyssuunnitelmat. Vain terveyssuunnitelmissa käytettävät tagit lisätään automaattisesti niiden terveyssuunnitelman tilaajien eläimille, jonka terveyssuunnitelmaan tagi kuuluu. Näitä tageja ei voi lisätä tai poistaa manuaalisesti.
Valitse Tallenna.
2. Luo alennusohjelma
Siirry kohtaan Asetukset > Listat ja lomakkeet > Alennukset ja valitse Alennusohjelmat-kohdasta Tallenna.
Lisää alennusohjelmalle kuvaava Nimi, esimerkiksi ”Terveyssuunnitelman alennus”. Määritä muut tarvittavat asetukset, kuten alennusprosentti ja tuotteet, joihin alennus kohdistuu.
Valitse Kenelle-kohdassa kohdassa 1. Lisää terveyssuunnitelmien alennuksille tagi luomasi terveyssuunnitelmatagi.
Valitse Tallenna.
Lisää tuoteryhmiä
Voit lisätä terveyssuunnitelmaan tuoteryhmällä toisiinsa liittyviä tuotteita, kuten matolääkkeitä. Tämän jälkeen eläimelle voidaan valita sopiva tuote tuoteryhmän vaihtoehdoista. Kun tuoteryhmää muokataan, esimerkiksi korvataan poistunut tuote toisella, kaikki tuoteryhmän sisältävät terveyssuunnitelmat ja terveyssuunnitelmatilaukset päivitetään automaattisesti.
Huomautus: Jos terveyssuunnitelmassa on tuoteryhmiä, tuotteiden kokonaiskulut ja säästöt riippuvat siitä, mitä tuoteryhmien tuotteita käytetään tilauskauden aikana.
Terveyssuunnitelmien tuoteryhmät löytyvät kohdasta Asetukset > Listat ja lomakkeet > Terveyssuunnitelma, osion Terveyssuunnitelmien tuoteryhmät alta.
Lisää tuoteryhmä seuraavasti:
Valitse Uusi. Muokkaa terveyssuunnitelman tuoteryhmää -sivu avautuu.
Valitse Valittavissa terveyssuunnitelmien mallipohjissa -valintaruutu, jotta tuoteryhmää voi käyttää terveyssuunnitelmissa.
Lisää tuoteryhmälle kuvaava Tuoteryhmän nimi.
Valitse Tuotelista, josta haluat etsiä tuotteita.
Lisää kohtaan Tuotteiden käyttöjen määrä tuoteryhmästä käytettävien tuotteiden enimmäismäärä, esimerkiksi kolme tuotetta kissanruokavalikoimasta tai sama tuote kolme kertaa. Jos et halua rajoittaa käyttöä, valitse Rajoittamaton käyttö.
Valitse kohdassa Tuoteryhmän ehdotetut arvot, miten haluat kokonaisarvon laskettavan:
Minimi: Laskee ehdotetun kokonaisarvon tuoteryhmän tuotteiden alhaisimman hinnan ja Tuotteiden käyttöjen määrä -arvon perusteella.
Keskiarvo: Laskee ehdotetun kokonaisarvon tuoteryhmän tuotteiden keskihinnan ja Tuotteiden käyttöjen määrä -arvon perusteella.
Maksimi: Laskee ehdotetun kokonaisarvon tuoteryhmän tuotteiden korkeimman hinnan ja Tuotteiden käyttöjen määrä -arvon perusteella.
Kiinteä arvo: Voit määrittää ehdotetun kokonaisarvon manuaalisesti. Jos valitsit Rajoittamaton käyttö, tämä on ainoa valittavissa oleva vaihtoehto, ja voit lisätä oman ehdotetun arvon.
Lisää Tuotteet-kohdassa tuoteryhmään kuuluvat tuotteet. Voit etsiä tuotteita hakukentällä tai käyttää tuotepainikkeita.
Kun olet lisännyt tuotteen luetteloon, muokkaa sen ominaisuuksia valitsemalla rivin lopussa oleva kynäpainike:
Määrä: Lisää määrä, jonka tilaaja voi käyttää, esimerkiksi kolme kissanruokapussia.
Hinta: Lisää yksittäisen tuotteen hinta, esimerkiksi yhden ruokapussin hinta.
Käytettävissä tilauksen päättymisen jälkeen: Joskus klinikka haluaa tarjota eläimelle tiettyjä tuotteita myös tilauksen päätyttyä. Jos esimerkiksi eläin käyttää kuukausittaista lääkettä mutta yksi kuukausi on jäänyt väliin jostakin syystä, klinikka voi haluta tarjota puuttuneen hoidon. Valitse tässä tapauksessa tämä vaihtoehto kuukausittaisille tuotteille ja määritä päivien määrä, jonka ajan tuotetta voi käyttää tilauksen päättymisen jälkeen.
Valitse Tallenna.
Muokkaa ja passivoi tuoteryhmiä
Valitse muokattavan tuoteryhmän riviltä kynäpainike kohdassa Asetukset > Listat ja lomakkeet > Terveyssuunnitelma, osion Terveyssuunnitelmien tuoteryhmät alta.
Jos haluat passivoida tuoteryhmän niin, ettei sitä voi käyttää terveyssuunnitelmissa, poista valinta kohdasta Valittavissa terveyssuunnitelmien mallipohjissa. Tuoteryhmä arkistoidaan. Löydät arkistoidut tuoteryhmät käyttämällä Arkistoitu-suodatinta kohdassa Asetukset > Listat ja lomakkeet > Terveyssuunnitelma, osion Terveyssuunnitelmien tuoteryhmät alta. Voit muokata arkistoituja tuoteryhmiä ja aktivoida ne uudelleen.