Tässä artikkelissa annetaan yleiskuvaus Provetin terveyssuunnitelmien asetuksista ja ennakkotehtävistä. Artikkeli käsittelee organisaation asetuksia, toimipisteiden asetuksia, Provet Pay- ja Gravity Payments -integraatioiden määrityksiä sekä sitä, miten terveyssuunnitelmissa käytettävät tuotteet, alennukset ja tuoteryhmät määritetään.
Organisaation asetukset
Asetukset > Organisaatio > 'Terveyssuunnitelma' (termi on määritetty kohdassa Mukautettu termi, katso alla)
Nämä asetukset ohjaavat terveyssuunnitelmia kaikissa organisaatiosi toimipisteissä (jos niitä on useampi).
Mukautettu termi: Voit lisätä järjestelmään oman yleistermin terveyssuunnitelmalle. Tämä termi näkyy kaikkialla järjestelmässä sekä kaikissa asiakirjoissa.
Mahdollista tuotteiden vaihtaminen: Tällä asetuksella voit valita, voiko terveyssuunnitelmaa käytettäessä konsultaatiossa tuotteita, kuten lääkkeitä, tarvikkeita tai ruokia, vaihtaa. Voit esimerkiksi sallia tuotteiden vaihtamisen, kun varasto on vähissä. Vaihtoehdot ovat: ei koskaan, aina, kun varasto on vähissä tai kun loppunut varastosta.
Vähäisen varaston raja: Kun käytössä on Varasto vähissä -vaihtoehto tuotteiden vaihtamiselle, määritä varastoraja pakkausten määränä. Jos tuotteen varastotaso on tämän rajan alapuolella, tuotetta voidaan vaihtaa.
Salli hintojen muuttaminen: Voit valita, voiko terveyssuunnitelman tuotteen hintaa muuttaa konsultaatio-sivulla.
Käytä nykyisiä tuotehintoja: Kun tämä vaihtoehto on valittuna, käytetään aina tuotteen asetuksissa määritettyjä hintoja eikä Salli hintojen muuttaminen ole käytössä.
Ilmoitus allekirjoituksen yhteydessä: Voit määrittää allekirjoitusilmoituksen asiakkaan tilaus-/sopimussopimuksiin. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, käytetään oletusilmoitusta: 'Olen tarkistanut yllä olevat tiedot ja vahvistan, että asiakkaan tiedot ovat oikein ja voimassa. Allekirjoittamalla hyväksyn käyttöehdot.'
Alennukset seuraaville suunnitelmille: Jos asiakkaalla on useampi kuin yksi lemmikki, jonka hän haluaa laittaa terveyssuunnitelmaan, voit antaa alennuksen, kun tilauksia on enemmän kuin yksi. Valitse tämä vaihtoehto ja määritä alennuksen määrä Alennus-kentässä käyttämälläsi valuutalla (sisältäen ALV:n). Jos ensimmäinen aktiivinen tilaus siirtyy rauennut-tilaan, muut tilaukset menettävät alennuksen.
Peruutusmaksu: Tällä asetuksella voit asettaa terveyssuunnitelmillesi oletusperuutusmaksun (käyttämäsi valuutalla, sisältäen ALV:n). Maksu lisätään peruutuslaskuun, jos asiakas päättää peruuttaa terveyssuunnitelman ennen sopimuksen päättymistä. Oletusperuutusmaksua voi muuttaa, kun asiakkaan tilaus peruutetaan.
Käytä aktiivista toimipistettä ennakkomaksulaskussa: Kun tämä vaihtoehto on valittuna, aktiivinen toimipiste vastaanottaa ennakkomaksut. Jos vaihtoehtoa ei ole valittuna, terveyssuunnitelman päätoimipiste vastaanottaa maksut.
Käytä aktiivista toimipistettä Provetin maksusuorituksissa: Kun tämä vaihtoehto on valittuna, aktiivinen toimipiste vastaanottaa maksusuoritukset, jotka on tehty Provet Pay-palvelun kautta. Jos vaihtoehtoa ei ole valittuna, terveyssuunnitelman päätoimipiste vastaanottaa maksut.
Yritä epäonnistunutta toistuvaa maksua uudelleen automaattisesti: Tämä koskee, kun Provet Pay on käytössä terveyssuunnitelmien kuukausittaiseen laskutukseen.
Käytettävissä olevat maksutavat: Valitse maksutavat, jotka haluat näyttää vaihtoehtoina terveyssuunnitelmien Tilaus-asetuksissa: Ei määritetty, Kuukausittainen laskutus Provetin kautta, Sopimuskausi ennakkomaksuna, Kuukausittaiset toistuvat maksut Provet Pay:n kautta (jos käytössä), Kuukausittaiset toistuvat maksut Gravity Paymentsin kautta (jos käytössä).
Estä tilausten uusimistietojen muokkaus: Kun tämä vaihtoehto on valittuna, käyttäjät eivät voi muokata uusimisaikataulua tai valita terveyssuunnitelmaa tilauksen uusimista varten.
Toimipisteiden asetukset
Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Terveyssuunnitelma
Nämä asetukset ohjaavat terveyssuunnitelmia tietyissä toimipisteissä.
Aktivoi terveyssuunnitelma: Kun tämä vaihtoehto on valittuna, terveyssuunnitelma-välilehti on käytettävissä kohdassa Asiakkaat & eläimet.
Korvaa tuotteet automaattisesti: Kun potilaan terveyssuunnitelmaan sisältyvä tuote lisätään suoraan konsultaatio-tuotteisiin (ei terveyssuunnitelma-keskustelun kautta), tuote valitaan oletuksena terveyssuunnitelmasta, kun tämä asetus on valittuna. Jos vaihtoehtoa ei ole valittuna, terveyssuunnitelman tuotteen käyttämisen vaihtoehto on käytettävissä, mutta sitä ei valita oletuksena. Huomioi seuraavat:
Jos käytetään pakettia, joka sisältää terveyssuunnitelmaan kuuluvan tuotteen, keskustelua tuotteen valitsemisesta terveyssuunnitelmasta tai sen käyttämättä jättämisestä ei näytetä. Tämä asetus ohjaa, käytetäänkö tuotetta automaattisesti terveyssuunnitelmasta vai ei (toimii vain ei-kiinteähintaisille paketeille).
Jos potilaan terveyssuunnitelman tilauksessa oleva tuote lisätään automaattisesti konsultaatioon, esimerkiksi syyn tyypin asetuksen kautta, tämä asetus ohjaa, otetaanko tuote terveyssuunnitelmasta vai ei.
Lähetä sähköpostihuomautus epäonnistuneista toistuvista maksuista: Tämä koskee, kun Provet Pay on käytössä terveyssuunnitelmien kuukausittaiseen laskutukseen.
Sähköpostin leipäteksti epäonnistuneille toistuville maksuille: Voit lisätä sähköpostin tekstin epäonnistuneille toistuville maksuille.
Provet Pay:n toistuvien maksujen määrittäminen
Provet Pay voidaan käyttää asiakkaan terveyssuunnitelman kuukausittaiseen laskutukseen, kun asiakkaan laskutustiedoissa on tallennettu oletusmaksukortti.
Nämä asetukset ohjaavat sitä, miten Provet Pay käsittelee epäonnistuneita terveyssuunnitelmien toistuvia maksuja.
Asetukset > Organisaatio > Terveyssuunnitelma:
Valitse Yritä epäonnistunutta toistuvaa maksua uudelleen automaattisesti -valintaruutu.
Automaattisten uudelleenyritysten maksimimäärä -kohdassa lisää maksun ensimmäisen epäonnistuneen yrityksen jälkeen tehtävien uudelleenyritysten enimmäismäärä.
Automaattisten uudelleenyritysten väli -kohdassa lisää maksuyritysten väliin tulevien päivien määrä.
Automaattisten uudelleenyritysten enimmäismäärä ennen suunnitelman keskeyttämistä -kohdassa lisää, kuinka monta kertaa Provet Pay yrittää maksua uudelleen ennen kuin terveyssuunnitelma keskeytetään. Jos et lisää arvoa tähän, terveyssuunnitelma keskeytetään, kun Automaattisten uudelleenyritysten maksimimäärä -kohtaan lisäämäsi määrä on saavutettu.
Asetukset > Toimipiste > Terveyssuunnitelma:
Lähetä sähköpostihuomautus epäonnistuneista toistuvista maksuista: Kun tämä vaihtoehto on valittuna, asiakkaalle lähetetään sähköpostihuomautus aina, kun Provet Pay:n toistuva maksu epäonnistuu.
Toistuvien maksujen määrittäminen Gravity Payments -integraatiolla
Gravity Payments -integraatio on saatavilla vain Yhdysvalloissa.
Integraatiota Gravity Payments -integraatio voidaan käyttää asiakkaan terveyssuunnitelman kuukausittaiseen laskutukseen, kun asiakkaan laskutustiedoissa on tallennettu oletusmaksukortti.
Ota toistuvat maksut käyttöön Gravity Payments -integraatiolla näin:
Siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Terveyssuunnitelma (ominaisuudelle voi olla määritelty mukautettu termi kohdassa terveyssuunnitelman asetukset)
Valitse Salli Gravity Payments -maksutapa toistuville maksuille.
Terveyssuunnitelmissa käytettävien tuoteryhmien ja alennusten määrittäminen
Laskutukseen käytettävien tuotteiden lisääminen
Terveyssuunnitelmien laskutusta varten tarvitaan kaksi toimenpidetuotetta:
Tuote, jota käytetään terveyssuunnitelman tilauksen kautta käytettyjen tuotteiden kustannusten korvaamiseen
Tuote, jota käytetään kuukausittaisen terveyssuunnitelmamaksun perimiseen
Lisäksi peruutusmaksun laskutukseen voidaan käyttää peruutusmaksutuotetta. Tämä tuote ei ole välttämätön, mutta sitä voidaan käyttää erottamaan peruutusmaksu muista maksuista.
Määritä laskutustuotteet näin:
Siirry kohtaan Hinnasto > Tuotteet.
Valitse Tallenna > Lisää toimenpide.
Lisää toimenpiteelle kuvaava Nimi, esim. 'Terveyssuunnitelman tuotteen korvaus'/'Terveyssuunnitelman kuukausimaksu'/'Terveyssuunnitelman peruutusmaksu'. Muita tietoja ei tarvita.
Valitse Tallenna.
Terveyssuunnitelman alennusten lisääminen
Jotta voit tarjota alennuksia osana terveyssuunnitelmia, sinun on määritettävä alennukset etukäteen, jotta niitä voidaan käyttää terveyssuunnitelmia luotaessa.
1. Lisää tuote tagi terveyssuunnitelman alennuksille.
Siirry kohtaan Asetukset > Listat & Mallipohjat > Tagit ja valitse Tallenna.
Lisää kuvaava Tagiteksti, esim. 'Terveyssuunnitelman alennukset', valitse tagin tekstille ja taustalle värit ja lisää toimipiste, jossa tagi on käytettävissä.
Jos tagi on tarkoitettu käytettäväksi vain terveyssuunnitelmissa, valitse Eläin-vaihtoehto kohdasta Käytettävissä seuraavissa: ja Terveyssuunnitelmat -vaihtoehto kohdasta Käytettävissä vain. Tagit, joita käytetään vain terveyssuunnitelmissa, lisätään automaattisesti potilaille, joilla on terveyssuunnitelma, joka sisältää tagin, eikä näitä tageja voi lisätä tai poistaa manuaalisesti.
Valitse Tallenna.
2. Luo alennusohjelma.
Siirry kohtaan Asetukset > Listat & Mallipohjat > Alennusohjelmat ja valitse Lisätty kohdasta Alennusohjelmat.
Lisää alennusohjelmalle kuvaava Nimi, esim. 'Terveyssuunnitelman alennus', sekä muut tarvittavat asetukset, kuten alennusprosentti ja tuotteet, joihin alennus kohdistuu.
Kohdassa Kenelle valitse terveyssuunnitelmatagi, jonka loit kohdassa 1. Lisää tuote tagi terveyssuunnitelman alennuksille.
Valitse Tallenna.
Tuoteryhmien lisääminen
Voit käyttää tuoteryhmiä lisätäksesi terveyssuunnitelmaan ryhmän toisiinsa liittyviä tuotteita, kuten madotustuotteet. Tämän jälkeen sopiva tuote voidaan valita potilaalle tuoteryhmän vaihtoehdoista. Kun tuoteryhmiä muokataan, esimerkiksi poistunut tuote korvataan toisella, kaikki terveyssuunnitelmat ja terveyssuunnitelmien tilaukset, jotka sisältävät tuoteryhmän, päivittyvät automaattisesti.
Huom: Kun terveyssuunnitelma sisältää tuoteryhmiä, kustannusten yhteissumma ja säästöt riippuvat siitä, mitä tuoteryhmistä käytetään tilausjakson aikana.
Löydät terveyssuunnitelmien tuoteryhmät kohdasta Asetukset > Listat & Mallipohjat > Terveyssuunnitelma kohdasta Terveyssuunnitelman tuoteryhmät.
Lisää tuoteryhmä näin:
Valitse Uusi. Avautuu sivu Muokkaa terveyssuunnitelman tuoteryhmää.
Valitse Valittavissa terveyssuunnitelmille -valintaruutu, jotta tuoteryhmä on käytettävissä terveyssuunnitelmissa.
Lisää tuoteryhmälle kuvaava Tuoteryhmän nimi.
Valitse Tuotelista, josta haluat hakea tuotteita.
Kohdassa Tuotteiden käyttöjen määrä lisää tuotteiden enimmäismäärä, jonka tilaaja voi käyttää tuoteryhmästä, esim. kolme kissanruoan tuotekassia valikoimasta (tai sama tuote kolme kertaa). Jos et halua rajoittaa käyttöä, valitse Rajoittamaton käyttö.
Kohdassa Tuoteryhmän ehdotetut arvot valitse, miten kokonaisarvo arvioidaan:
Minimi: Laskee arvioidun kokonaissumman ryhmän tuotteiden alhaisimpien hintojen ja Tuotteiden käyttöjen määrä-arvon perusteella.
Keskiarvo: Laskee arvioidun kokonaissumman ryhmän tuotteiden keskihintojen ja Tuotteiden käyttöjen määrä-arvon perusteella.
Maksimi: Laskee arvioidun kokonaissumman ryhmän tuotteiden korkeimpien hintojen ja Tuotteiden käyttöjen määrä-arvon perusteella.
Oma arvo: Voit määrittää arvioidun kokonaissumman manuaalisesti. Jos valitsit Rajoittamaton käyttö, voit valita vain tämän vaihtoehdon ja lisätä oman arvioidun arvon.
Kohdassa Tuotteet lisää tuotteet, jotka haluat sisällyttää tuoteryhmään. Voit etsiä tuotteita hakukentän avulla tai käyttää tuotepainikkeita.
Kun olet lisännyt tuotteen listaan, valitse rivin lopussa oleva kynäpainike muokataksesi tuotteen ominaisuuksia:
Määrä: Lisää määrä, jonka tilaaja saa käyttää, esim. kolme kassia kissanruokaa.
Hinta: Lisää yhden tuotteen hinta, esim. yksi kassillinen ruokaa.
Käytettävissä seuraavissa:: Joskus klinikka haluaa tehdä tiettyjä tuotteita potilaan saataville, vaikka tilaus olisi vanhentunut. Esimerkiksi jos potilas on kuukausittaisessa lääkityksessä mutta joutui ohittamaan kuukauden jostain syystä, klinikka haluaisi tarjota väliin jääneen hoidon. Valitse tässä tapauksessa tämä vaihtoehto kuukausittaisille tuotteille ja määritä päivien määrä, kuinka kauan tuotetta voi käyttää tilauksen päättymisen jälkeen.
Valitse Tallenna.
Tuoteryhmien muokkaaminen ja passivointi
Kohdassa Asetukset > Listat & Mallipohjat > Terveyssuunnitelma kohdasta Terveyssuunnitelman tuoteryhmät valitse kynäpainike sen tuoteryhmän riviltä, jota haluat muokata.
Poistaaksesi tuoteryhmän käytöstä niin, ettei sitä voi käyttää terveyssuunnitelmissa, poista Aktiivinen-valintaruudun valinta. Tuoteryhmä arkistoidaan. Löydät arkistoidut tuoteryhmät käyttämällä Arkistoitu-suodatinta kohdassa Asetukset > Listat & Mallipohjat > Terveyssuunnitelma kohdasta Terveyssuunnitelman tuoteryhmät. Voit muokata arkistoituja tuoteryhmiä ja aktivoida ne uudelleen.