Tässä artikkelissa on yleiskatsaus hoitosuunnitelmien asetuksiin ja ennakkotehtäviin Provetissa. Se kattaa organisaation asetukset, toimipisteasetukset, Provet Pay- ja Gravity Payments -integraatioiden määrittämisen sekä sen, miten tuotteet, alennukset ja tuoteryhmät asetetaan käytettäviksi hoitosuunnitelmissa.
Organisaation asetukset
Asetukset > Organisaatio > Hoitosuunnitelma (termi on määritelty kohdassa Mukautettu termi, katso alla)
Nämä asetukset ohjaavat hoitosuunnitelmia kaikissa organisaation toimipisteissä (jos sinulla on useampi).
Mukautettu termi: Voit lisätä oman yleisterminä hoitosuunnitelmalle. Termi näkyy järjestelmässä kaikkialla ja kaikissa asiakasasiakirjoissa.
Mahdollista tuotteiden vaihtaminen: Tämän asetuksen avulla voit valita, voiko tuotteita, kuten lääkkeitä, tarvikkeita tai ruokia, vaihtaa silloin, kun niitä käytetään hoitosuunnitelmista käynnin aikana. Esimerkiksi voit sallia tuotteiden korvaamisen, kun varasto on vähissä. Vaihtoehdot ovat: ei koskaan, aina, kun varasto on vähissä tai kun tuote on loppunut varastosta.
Vähäisen varaston raja: Tuotteen vaihtamista koskevassa Varasto vähissä -vaihtoehdossa määritä varaston raja pakkausten määränä. Jos tuotteen varastotaso on tämän rajan alapuolella, tuotetta voidaan vaihtaa.
Salli hintojen muuttaminen: Voit valita, voiko hoitosuunnitelman tuotteen hintoja muuttaa käyntisivulla.
Käytä nykyisiä tuotehintoja: Kun tämä valinta on tehty, hoitosuunnitelman tuotteen hintoja käytetään aina tuotteen asetuksissa määritettyjen hintojen mukaisesti, ja Salli hintojen muuttaminen -asetus on estetty.
Ilmoitus allekirjoituksen yhteydessä: Voit määrittää asiakastilaukseen liittyvän allekirjoitusilmoituksen. Jos jätät kentän tyhjäksi, käytetään oletusilmoitusta: 'Olen tarkistanut yllä olevan tiedon ja vahvistan, että asiakastiedot ovat oikein ja voimassa. Allekirjoittamalla hyväksyn käyttöehdot.'
Alennukset seuraaville suunnitelmille: Jos asiakkaalla on useampi kuin yksi eläin, jonka hän haluaa liittää hoitosuunnitelmaan, voit antaa alennuksen useammasta kuin yhdestä tilauksesta. Valitse tämä vaihtoehto ja määritä alennuksen määrä Alennus-kentässä omassa valuutassasi (sis. ALV). Jos ensimmäinen aktiivinen hoitosuunnitelma saa 'rauenut' -tilan, muut tilaukset menettävät alennuksen.
Peruutusmaksu: Tämän asetuksen avulla voit asettaa hoitosuunnitelmillesi oletusperuutusmaksun (omassa valuutassasi, sis. ALV). Maksu lisätään peruutuslaskuun, jos asiakas päättää peruuttaa suunnitelman ennen sopimuksen päättymistä. Oletusperuutusmaksua voidaan muuttaa asiakkaan tilauksen peruutuksen yhteydessä.
Käytä aktiivista toimipistettä ennakkomaksun laskussa: Kun tämä vaihtoehto on valittuna, aktiivinen toimipiste vastaanottaa ennakkomaksut. Jos vaihtoehtoa ei ole valittu, hoitosuunnitelman päätoimipiste vastaanottaa maksut.
Käytä aktiivista toimipistettä Provet-maksulaskussa: Kun tämä vaihtoehto on valittuna, aktiivinen toimipiste vastaanottaa Provet Pay -palvelun kautta maksetut maksut. Jos vaihtoehtoa ei ole valittu, hoitosuunnitelman päätoimipiste vastaanottaa maksut.
Yritä epäonnistunutta toistuvaa maksua uudelleen automaattisesti: Tämä koskee, kun Provet Pay on käytössä hoitosuunnitelman kuukausittaiseen laskutukseen.
Käytettävissä olevat maksutavat: Valitse maksutavat, jotka haluat näyttää hoitosuunnitelman tilausvaihtoehtoina: Ei määritetty, Kuukausittainen laskutus Provetin kautta, Sopimuskausi ennakkomaksuna, Kuukausittaiset toistuvat maksut Provet Payn kautta (jos käytössä), Kuukausittaiset toistuvat maksut Gravity Paymentsin kautta (jos käytössä).
Estä tilausten uusimistietojen muokkaus: Kun tämä vaihtoehto on valittuna, käyttäjät eivät voi muokata uusimisen aikataulua tai valita suunnitelmaa tilauksen uusimista varten.
Toimipisteasetukset
Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Hoitosuunnitelma
Nämä asetukset ohjaavat hoitosuunnitelmia tietyissä toimipisteissä.
Ota hoitosuunnitelma käyttöön: Kun tämä vaihtoehto on valittuna, hoitosuunnitelma-välilehti on käytettävissä kohdassa Asiakkaat & eläimet.
Korvaa tuotteet automaattisesti: Kun hoitosuunnitelmaan sisältyvä tuote lisätään suoraan käynnin tuotteisiin (ei hoitosuunnitelma-ikkunan kautta) ja tämä asetus on valittuna, tuote valitaan oletuksena hoitosuunnitelmasta. Jos asetusta ei ole valittuna, hoitosuunnitelmasta tuotteen käyttö on mahdollista valita, mutta sitä ei ole valittu oletuksena. Huomioi seuraavat:
Jos käytetään pakettia, joka sisältää hoitosuunnitelmatuotteen, ikkuna, jossa valitaan käytetäänkö tuotetta hoitosuunnitelmasta vai ei, ei näy. Tämä asetus ohjaa, käytetäänkö tuote automaattisesti hoitosuunnitelmasta vai ei (toimii vain ei-kiinteähintaisissa paketeissa).
Jos potilaan hoitosuunnitelmatilaukseen kuuluva tuote lisätään automaattisesti käynnille, esimerkiksi syytyyppi-asetuksen kautta, tämä asetus ohjaa, otetaanko tuote hoitosuunnitelmasta vai ei.
Lähetä sähköpostihuomautus epäonnistuneista toistuvista maksuista: Tämä koskee, kun Provet Pay on käytössä hoitosuunnitelman kuukausittaiseen laskutukseen.
Sähköpostin leipäteksti epäonnistuneille toistuville maksuille: Voit lisätä sähköpostin leipätekstin epäonnistuneita toistuvia maksuja varten.
Toistuvien maksujen määrittäminen Provet Paylla
Provet Pay voidaan käyttää asiakkaan hoitosuunnitelman kuukausittaiseen laskutukseen, kun asiakkaan laskutustietoihin on tallennettu oletusmaksukortti.
Nämä asetukset ohjaavat sitä, miten Provet Pay käsittelee epäonnistuneita toistuvia hoitosuunnitelmamaksuja.
Asetukset > Organisaatio > Hoitosuunnitelma:
Valitse Yritä epäonnistunutta toistuvaa maksua uudelleen automaattisesti -valintaruutu.
Lisää kohdassa Automaattisten uudelleenyritysten maksimimäärä maksuyritysten enimmäismäärä: kuinka monta kertaa Provet Pay yrittää maksua uudelleen ensimmäisen epäonnistuneen maksuyrityksen jälkeen.
Lisää kohdassa Automaattisten uudelleenyritysten väli maksuyritysten väli päivinä.
Lisää kohdassa Automaattisten uudelleenyritysten enimmäismäärä ennen suunnitelman keskeyttämistä niiden kertojen määrä, kuinka monta kertaa Provet Pay yrittää maksua uudelleen ennen kuin hoitosuunnitelma keskeytetään. Jos et lisää arvoa tähän, hoitosuunnitelma keskeytetään, kun kohdassa Automaattisten uudelleenyritysten maksimimäärä määritettyjen yritysten määrä on saavutettu.
Asetukset > Toimipiste > Hoitosuunnitelma:
Lähetä sähköpostihuomautus epäonnistuneista toistuvista maksuista: Kun tämä vaihtoehto on valittuna, sähköpostihuomautukset lähetetään asiakkaalle aina, kun Provet Payn toistuva maksu epäonnistuu.
Toistuvien maksujen määrittäminen Gravity Payments -integraatiolla
Gravity Payments -integraatio on saatavilla vain Yhdysvalloissa.
Integraatiota Gravity Payments integration voidaan käyttää asiakkaan hoitosuunnitelman kuukausittaiseen laskutukseen, kun asiakkaan laskutustietoihin on tallennettu oletusmaksukortti.
Ota Gravity Payments -integraation toistuvat maksut käyttöön näin:
Siirry kohtaan Asetukset > Yleinen > Toimipiste > Hoitosuunnitelma (ominaisuuden hoitosuunnitelman asetuksissa on voitu määrittää mukautettu termi)
Valitse Salli Gravity Payments -maksutapa toistuville maksuille.
Hoitosuunnitelmissa käytettävien tuoteryhmien ja alennusten määrittäminen
Laskutukseen käytettävien tuotteiden lisääminen
Hoitosuunnitelman laskutusta varten tarvitaan kaksi toimenpidetuotetta:
Tuote, jolla korvataan asiakkaan hoitosuunnitelmatilauksen kautta käyttämiensä tuotteiden kustannukset
Tuote, jolla veloitetaan kuukausittainen hoitosuunnitelmamaksu
Lisäksi peruutusmaksuun voi käyttää peruutusmaksutuotetta. Tuotetta ei välttämättä tarvita, mutta sitä voi käyttää erottamaan peruutusmaksu muista maksuista.
Määritä laskutustuotteet näin:
Siirry kohtaan Hinnasto > Tuotteet.
Valitse Tallenna > Lisää toimenpide.
Lisää toimenpiteelle kuvaava Nimi, esim. 'Hoitosuunnitelman tuotteen korvaus'/'Hoitosuunnitelman kuukausimaksu'/'Hoitosuunnitelman peruutusmaksu'. Muita tietoja ei tarvita.
Valitse Tallenna.
Hoitosuunnitelma-alennusten lisääminen
Jotta voit tarjota alennuksia osana hoitosuunnitelmiasi, sinun täytyy määrittää alennukset etukäteen, jotta niitä voidaan käyttää hoitosuunnitelmia luotaessa.
1. Lisää tagi hoitosuunnitelma-alennuksille
Siirry kohtaan Asetukset > Listat & mallipohjat > Tagit ja valitse Tallenna.
Lisää kuvaava Tagiteksti, esim. 'Health Plan Discounts'. Valitse tagin tekstin ja taustan värit ja lisää toimipiste, jossa tagi on käytettävissä.
Jos tagia käytetään vain hoitosuunnitelmissa, valitse kohdassa Käytettävissä seuraavissa: Eläin-vaihtoehto ja kohdassa Käytettävissä vain Hoitosuunnitelmat. Tagiit, joita käytetään vain hoitosuunnitelmissa, lisätään automaattisesti potilaille, jotka ovat tilanneet hoitosuunnitelman, joka sisältää tagin. Tällaisia tagiä ei voi lisätä tai poistaa käsin.
Valitse Tallenna.
2. Luo alennusohjelma
Siirry kohtaan Asetukset > Listat & mallipohjat > Alennukset ja valitse Lisää kohdassa Alennusohjelmat.
Lisää alennusohjelmalle kuvaava Nimi, esim. 'Health Plan Discount', sekä muut asiaankuuluvat asetukset, kuten alennusprosentti ja tuotteet, joilla alennusta tarjotaan.
Kohdassa Kenelle valitse hoitosuunnitelmatagi, jonka loit kohdassa 1. Lisää tagi hoitosuunnitelma-alennuksille.
Valitse Tallenna.
Tuoteryhmien lisääminen
Voit käyttää tuoteryhmiä lisätäksesi hoitosuunnitelmaan ryhmän toisiinsa liittyviä tuotteita, kuten matolääkkeitä. Tämän jälkeen sopiva tuote voidaan valita potilaalle tuoteryhmän vaihtoehdoista. Kun tuoteryhmiä muokataan, esimerkiksi jos käytöstä poistettu tuote korvataan toisella, kaikki hoitosuunnitelmat ja hoitosuunnitelmatilaukset, jotka sisältävät tuoteryhmän, päivitetään automaattisesti.
Huom: Kun hoitosuunnitelma sisältää tuoteryhmiä, tuotteiden kokonaishinnat ja säästöt riippuvat siitä, mitä tuotteita tuoteryhmistä käytetään tilausjakson aikana.
Hoitosuunnitelmien tuoteryhmät löytyvät kohdasta Asetukset > Listat & mallipohjat > Hoitosuunnitelma kohdasta Hoitosuunnitelman tuoteryhmät.
Lisää tuoteryhmä näin:
Valitse Uusi. Muokkaa hoitosuunnitelman tuoteryhmää -sivu avautuu.
Valitse Valittavissa hoitosuunnitelmamalleissa -valintaruutu, jotta tuoteryhmä on käytettävissä hoitosuunnitelmissa.
Lisää tuoteryhmälle kuvaava Tuoteryhmän nimi.
Valitse Tuotelista, josta haluat hakea tuotteita.
Kohdassa Tuotteiden käyttöjen määrä lisää enimmäismäärä tuotteita, joita tilaaja voi käyttää tuoteryhmästä, esim. kolme tuotetta kissanruokavalikoimasta (tai sama tuote kolme kertaa). Jos et halua rajoittaa käyttöä, valitse Rajoittamaton käyttö.
Kohdassa Tuoteryhmän ehdotetut arvot valitse, miten kokonaisarvo arvioidaan:
Minimi: Laskee arvioidun kokonaissumman ryhmän tuotteiden alhaisimpaan hintaan ja Tuotteiden käyttöjen määrä -arvoon perustuen.
Keskiarvo: Laskee arvioidun kokonaissumman ryhmän tuotteiden keskihintaan ja Tuotteiden käyttöjen määrä -arvoon perustuen.
Maksimi: Laskee arvioidun kokonaissumman ryhmän tuotteiden korkeimpaan hintaan ja Tuotteiden käyttöjen määrä -arvoon perustuen.
Kiinteä arvo: Voit määrittää arvioidun kokonaissumman manuaalisesti. Jos valitsit Rajoittamaton käyttö, voit valita vain tämän vaihtoehdon ja lisätä oman arvioidun arvon.
Kohdassa Tuotteet lisää tuotteet, jotka haluat sisällyttää tuoteryhmään. Voit etsiä tuotteita hakukentän avulla tai käyttää tuotenappeja.
Kun olet lisännyt tuotteen listaan, valitse rivin lopussa oleva kynänappi muokataksesi tuotteen ominaisuuksia:
Määrä: Lisää määrä, jonka tilaaja saa käyttää, esim. kolme pussia kissanruokaa.
Hinta: Lisää yksittäisen tuotteen hinta, esim. yksi pussi ruokaa.
Käytettävissä tilauksen päättymisen jälkeen: Joskus klinikka haluaa tehdä tiettyjä tuotteita potilaan saataville, vaikka tilaus olisi päättynyt. Esimerkiksi jos potilas on kuukausittaisella lääkekäynnillä mutta joutuu ohittamaan kuukauden jostain syystä, klinikka haluaa tarjota väliin jääneen hoidon. Tässä tapauksessa valitse tämä vaihtoehto kuukausituotteille ja aseta päivien määrä, jonka tuotetta voi käyttää tilauksen päättymisen jälkeen.
Valitse Tallenna.
Tuoteryhmien muokkaaminen ja poistaminen käytöstä
Kohdassa Asetukset > Listat & mallipohjat > Hoitosuunnitelma kohdassa Hoitosuunnitelman tuoteryhmät valitse tuoteryhmärivillä se kynänappi, jota haluat muokata.
Poista tuoteryhmä käytöstä niin, ettei sitä voi käyttää hoitosuunnitelmissa, tyhjentämällä Valittavissa hoitosuunnitelmamalleissa -valintaruutu. Tuoteryhmä arkistoidaan. Löydät arkistoidut tuoteryhmät käyttämällä Arkistoitu-suodatinta kohdassa Asetukset > Listat & mallipohjat > Hoitosuunnitelma kohdassa Hoitosuunnitelman tuoteryhmät. Voit muokata arkistoituja tuoteryhmiä ja aktivoida ne uudelleen.