Johdanto
Nettiajanvaraus ennakkorekisteröintitoiminto mahdollistaa asiakkaillesi ennakkorekisteröitymisen ennen ajanvarausta verkkolomakkeella. Ennakkorekisteröinnin salliminen säästää aikaa vastaanotossa ja käynnin alussa. Se tarjoaa myös asiakkaille turvallisen ja yksityisen tavan jakaa henkilökohtaiset tietonsa, joita heidän muuten täytyisi antaa avoimella vastaanottoalueella.
Kun asiakas tekee nettiajanvarauksen tai kun Provetin ajanvarauskalenterissa varataan ajanvaraus, ajanvarauksen vahvistus- ja muistutusviesteihin sisältyy linkki ennakkorekisteröintisivulle, jossa he voivat tarkistaa tietonsa ja antaa muita alustavia tietoja.
Lisäksi voit sallia, että asiakkaat kirjautuvat itsepalveluna ajanvaraukseensa verkossa. Tämä vaihtoehto on käytettävissä, jos ennakkorekisteröinti on käytössä.
Ennakkorekisteröinti ja itsepalvelukirjautuminen ovat lisätoimintoja. Ota yhteyttä Provetin myyntiin tai asiakastukeen saadaksesi lisätietoja.
Ennakkorekisteröinnin määrittäminen
Siirry kohtaan Asetukset > Toimipiste > Asiakasviestintä ja valitse kynän kuvake.
Vieritä alas ja valitse Ota käyttöön ennakkorekisteröinti / itsepalvelukirjautuminen.
Jos käytät käyntisyytyyppejä, valitse käyntisyytyypit, joille haluat sallia ennakkorekisteröinnin kentässä Käytössä. Kun täällä mukana oleva käyntisyytyyppi valitaan ajanvaraukseen, ennakkorekisteröinnin linkki lisätään vahvistus- ja muistutusviesteihin. Jos jätät tämän kentän tyhjäksi, ennakkorekisteröinti on käytettävissä kaikille käyntisyytyypeille.
Kentässä Ennakkorekisteröinnin vahvistussähköpostin otsikko voit lisätä otsikon ennakkorekisteröintiosioon ajanvarauksen vahvistus- ja muistutusviesteissä. Jos jätät tämän kentän tyhjäksi, käytetään seuraavaa oletusotsikkoa: 'Jatka ennakkorekisteröintiin'.
Kentässä Ennakkarekisteröinnin vahvistussähköpostin sisältö voit lisätä leipätekstin ennakkorekisteröintiosioon ajanvarauksen vahvistus- ja muistutussähköpostiviesteissä. Huomaa, että leipätekstiä ei näytetä tekstiviesteissä, ainoastaan sähköposteissa. Jos jätät tämän kentän tyhjäksi, käytetään seuraavaa oletustekstiä: 'Ennakkorekisteröintitoiminto mahdollistaa henkilökohtaisen ja tietoturvallisen tavan jakaa/päivittää henkilötietojasi sekä tekee klinikalle saapumisesta miellyttävämpää ja nopeampaa sinulle ja lemmikillesi.'
Kentässä Ennakkorekisteröintinäkymän ohjeviesti voit lisätä mukautetun viestin ennakkorekisteröintilomakkeeseen.
Kentässä Ennakkorekisteröinnin vahvistussähköpostin otsikko voit lisätä mukautetun otsikon vahvistussähköpostiin, joka lähetetään ennakkorekisteröinnin viimeistelyn jälkeen.
Kentässä Ennakkarekisteröinnin vahvistussähköpostin sisältö voit lisätä sisältöä, joka näytetään vahvistussähköpostissa ennakkorekisteröinnin viimeistelyn jälkeen.
Valitse Tallenna kohdassa Asiakasviestintä, jotta muutokset otetaan käyttöön.
Esimerkki linkistä ennakkorekisteröintiin ajanvarauksen vahvistussähköpostissa:
Kaksivaiheinen tunnistautuminen kertaluontoisella salasanalla (OTP)
Käytä kaksivaiheista tunnistautumista ennakkorekisteröintiin: Kun tämä asetus on valittuna, asiakkaat saavat tunnistautumiskoodin tekstiviestitse, ja heidän on syötettävä se päästäkseen ennakkorekisteröintilomakkeeseen. Kaksivaiheinen tunnistautuminen lisää ylimääräisen tietoturvatason: jos vahvistussähköposti lähetetään vahingossa virheelliseen osoitteeseen, vastaanottaja ei pysty käyttämään ennakkorekisteröintilomaketta, ellei hän voi toimittaa tekstiviestillä lähetettyä tunnistautumiskoodia.
Ota kaksivaiheinen tunnistautuminen käyttöön siirtymällä kohtaan Asetukset > Toimipiste > Asiakasviestintä ja valitsemalla kynän kuvake. Valitse ennakkorekisteröinnin asetuksista Käytä kaksivaiheista tunnistautumista ennakkorekisteröintiin.
Tunnistustapa riippuu siitä, miten asiakas sai ennakkorekisteröintilinkin:
Jos asiakas sai linkin sähköpostitse, kertaluontoinen koodi lähetetään tekstiviestillä hänen puhelinnumeroonsa.
Jos asiakas sai linkin tekstiviestillä, kertaluontoinen koodi lähetetään hänen sähköpostiosoitteeseensa.
Varmistuksessa käytettävä yhteystieto on osittain peitetty tietoturvaa varten. Esimerkiksi puhelinnumero näkyy muodossa •••••1234 ja sähköpostiosoite muodossa j•••@example.com.
Asiakas syöttää kertaluontoisen salasanan vahvistusnäytöllä vahvistaakseen henkilöllisyytensä ja päästäkseen ennakkorekisteröintilomakkeeseen.
OTP-varmistusta varten sekä voimassa olevan sähköpostiosoitteen että puhelinnumeron on oltava tallennettuna asiakkaan tietoihin. Jos jompikumpi puuttuu, asiakas ei pysty viimeistelemään varmistusvaihetta.
Huom.: Jos asiakas ei syystä tai toisesta saanut vahvistussähköpostia tai tekstiviestiä, voit lähettää sen uudelleen muokkaamalla ajanvarausta ja tallentamalla sen uudelleen.
Itsepalvelukirjautumisen määrittäminen
Huom.: Voit ottaa itsepalvelukirjautumisen käyttöön, jos ennakkorekisteröinti on otettu käyttöön.
Siirry kohtaan Asetukset > Toimipiste > Asiakasviestintä ja valitse Salli itsepalvelukirjautuminen.
Aika minuutteina ennen sallittua sisäänkirjautumisaikaa: Tällä asetuksella voit määrittää, kuinka pitkään ennen ajanvarausta asiakkaat voivat kirjautua sisään. Esimerkiksi jos asetat arvoksi 30, asiakkaat eivät voi kirjautua sisään ennen kuin 30 minuuttia ennen ajanvaraustaan. Kun sisäänkirjautuminen ei ole vielä mahdollista, ajanvarausportaaliin näytetään viesti, esimerkiksi: 'Voit kirjautua sisään 30 minuuttia ennen ajanvaraustasi.'
Viesti onnistuneesta itsepalvelukirjautumisesta: Voit lisätä valinnaisen viestin, joka näytetään asiakkaille, kun he ovat kirjautuneet onnistuneesti sisään.
Osiosta Asiakkaan sijaintipaikat voit lisätä odotuspaikkoja, joista asiakkaat voivat valita kirjautuessaan sisään. Tämä on hyödyllistä, jos sinulla on asiakkaiden ja potilaiden käytössä useita eri odotusalueita. Lisää uusi odotuspaikka valitsemalla Tallenna. Voit muokata tai poistaa odotuspaikkoja käyttämällä kynä- ja roskakorikuvakkeita.
Voit pyytää asiakkaita toimittamaan potilaan sairaushistorian ennen ajanvarausta esittämällä alustavia kysymyksiä ennakkorekisteröinnissä. Koska kysymykset määritellään erikseen eri ajanvarauksen syiden perusteella, voit lisätä itseäsi koskevan ajanvarauksen luonteeseen liittyviä tarkentavia kysymyksiä.
Siirry kohtaan Asetukset > Listat & mallipohjat > Käynnin syy ja avaa käynnin syy, johon haluat lisätä kysymyksiä.
Vieritä syynäkymän alaosaan ja valitse + Ennakkokysymys.
Kirjoita kysymys kenttään Kysymys ja valitse sitten uudelleen + Ennakkokysymys, jos haluat lisätä lisää kysymyksiä.
Ennakkorekisteröinnin tietojen vastaanotto ja tarkistaminen
Linkki ennakkorekisteröintiin ja itsepalvelukirjautumiseen sisältyy asiakkaan ajanvarauksen vahvistussähköpostiin ja/tai tekstiviestiin. Huomioi seuraavat asiat:
Asiakkaan ja potilaan on oltava olemassa Provetissa, jotta asiakas voi käyttää ennakkorekisteröintiä. Asiakas ei voi lisätä uusia potilaita ennakkorekisteröintilomakkeella.
Varmista, että vahvistus-/muistutusviesti on valittuna lähetettäväksi, kun luot ajanvarauksen.
Varmista, että käyntiin on valittu eläinlääkäri.
Jos haluat asiakkaiden vastaavan alustaviin kysymyksiin ennen ajanvarausta, varmista, että valitulla käyntisyyllä on ennakkokysymykset asetettuna.
Huom.: Tällä hetkellä ennakkorekisteröintiä ja itsepalvelukirjautumista voi käyttää vain yhdelle potilaalle tehdyissä ajanvarauksissa. Jos ajanvaraukseen lisätään useampia potilaita, asiakas ei pysty syöttämään tai vahvistamaan tietojaan ennakkorekisteröinnissä.
Kun asiakas on täyttänyt tai päivittänyt tietonsa ennakkorekisteröintilomakkeella (ja valinnaisella itsepalvelukirjautumisella), voit tarkastella tietoja Provetissa. Voit tehdä tämän:
Ajanvarausikkunassa (ajanvarauskalenteri)
Sisäänkirjautumisikkunassa (kun ajanvaraus merkitään saapuneeksi)
Potilaan sivulla
Asiakkaan sivulla
Näillä sivuilla näytetään seuraava viesti:
Valitse muistiinpanoista linkki Vahvista tiedot tässä. Ennakkorekisteröinnin tietojen tarkistusikkuna avautuu. Provetissa tällä hetkellä tallennetut tiedot näytetään vasemmalla kohdissa Asiakastiedot Provetissa ja Eläimen tiedot Provetissa. Asiakkaan ennakkorekisteröinnissä toimittamat tiedot näytetään oikealla kohdissa Asiakkaan toimittamat uudet tiedot. Oletuksena näytetään vain ne kentät, joille asiakas on päivittänyt tietoja. Jos haluat nähdä kaikki asiakkaan ja potilaan tietokentät, myös ne, joita asiakas ei ole muuttanut, valitse Näytä kaikki kentät.
Hyväksy asiakkaan päivitykset valitsemalla nuolipainikkeet kenttien välissä. Jos haluat hyväksyä kaikki muutokset kerralla, valitse ylhäällä oleva Kaikki-nuolipainike. Asiakkaan päivitykset kopioidaan vasemmalla oleviin Provet-kenttiin. Voit myös muokata Provet-kenttiä manuaalisesti, jos haluat tehdä joitakin muutoksia asiakkaan toimittamiin tietoihin (esimerkiksi korjata kirjoitusvirheen).
Tallenna muutokset valitsemalla Päivitä.
Jos haluat poistaa asiakkaan päivitykset kokonaan, valitse Hylkää-painike. Huomaa, että kun vahvistat, et voi enää hakea ennakkorekisteröintitietoja.
Asiakkaan ohje: Ennakkorekisteröinnin ja itsepalvelukirjautumisen käyttö
Huom.: Voit luoda omat ohjeet asiakkaille näiden ohjeiden perusteella ja sisällyttää ohjeesi ennakkorekisteröintiviestiin tai klinikkasi verkkosivulle.
Valitse linkki ennakkorekisteröintisivulle ajanvarauksen vahvistus- tai muistutusviestissä (sähköposti ja/tai tekstiviesti).
Jos kaksivaiheinen tunnistautuminen on käytössä, vahvista henkilöllisyytesi syöttämällä kertaluontoinen salasana (OTP). Jos sait linkin sähköpostitse, koodi lähetetään tekstiviestillä puhelinnumeroosi. Jos sait linkin tekstiviestillä, koodi lähetetään sähköpostiosoitteeseesi.
Ennakkorekisteröintisivu on valmiiksi täytetty Provetissa profiilista saatavilla tiedoilla. Tarkista tiedot ja täytä puuttuvat kohdat tai päivitä olemassa olevat tiedot tarvittaessa.
Vastaa kaikkiin alustaviin kysymyksiin, joita voidaan sisällyttää käyntisi syyn perusteella.
Jos itsepalvelukirjautuminen on käytettävissä, voit merkitä itsesi saapuneeksi ja valita odotuspaikan.
Kun olet valmis, valitse Lähetä.