Työvuorojen standardointi on nopeampaa ja helpompaa, kun käytät valmiita työvuoromallipohjia. Voit käyttää työvuoromallipohjia henkilöstön koko päivän aikataulun suunnitteluun ja järjestämiseen, mukaan lukien yön yli -käynnit.
Luo työvuoromallipohja
Työvuoromallipohjat käyttävät työvuoron tyyppejä, jotka on ensin luotava toimipisteen asetuksissa.
Huomaa, että työvuoromallipohjat ovat sidottuja aktiiviseen toimipisteeseen. Tämä tarkoittaa, että yhden toimipisteen alla luotuja mallipohjia ei voi käyttää muissa toimipisteissä.
Voit luoda työvuoromallipohjia mallin asetuksissa:
Siirry kohtaan Asetukset > Listat & Mallipohjat > Mallipohjat > Työvuoromallipohjat.
Valitse Tallenna.
Täytä vaaditut tiedot:
Lisää Nimi työvuoromallipohjalle. Esimerkiksi nimi kuten "Morning MWF" voi tarkoittaa mallipohjaa aamuvuorolle maanantaisin, keskiviikkoisin ja perjantaisin.
Voit halutessasi lisätä yksilöivän Koodi, jota henkilöstö voi käyttää mallipohjan tunnistamiseen ja etsimiseen.
Valitse Aktiivinen, jotta mallipohja on käytettävissä ajanvaraukseen.
Jos työvuoron kesto ulottuu yli yhden kalenteripäivän, valitse Kahden päivän mallipohja. Lisätietoja on kohdassa Luo kahden päivän työvuoromallipohja.
Avaa osio työvuorojen luomista varten valitsemalla Lisää lohko.
Voit luoda useita aikalohkoja, esimerkiksi jos haluat, että työvuoromallipohja sisältää sekä aamun että iltapäivän aikajakson.
Aika tulee lisätä muodossa '00:00 am/pm', kun käytössä on Yhdysvaltain 12 tunnin kellomuoto. Muiden aluekohtaisten asetusten osalta on käytettävissä 24 tunnin kellomuoto.
Luo työvuoro kalenterissa napsauttamalla ja vetämällä.
Täytä vaaditut tiedot:
Valitse Työvuoron tyyppi. Käytettävissä olevat vaihtoehdot riippuvat asetuksissa luoduista työvuoron tyypeistä.
Valitse tarvittaessa Osasto ja Tiimi. Käytettävissä olevat vaihtoehdot riippuvat asetuksissa luoduista osastoista ja tiimeistä. Jos et käytä osastoja ja/tai tiimejä, jätä nämä tyhjiksi.
Voit säätää Alku- ja Loppu-aikoja tarvittaessa.
Vaihtoehto Näytä nettiajanvarauksessa on käytettävissä, jos työvuoron tyyppi on määritetty saataville nettiajanvarauksessa. Valitse tämä valintaruutu, jos haluat työvuoron olevan käytettävissä nettiajanvarauksessa.
Voit lisätä lisätietoja Muistiinpano-kenttään.
Valitse Tallenna.
Voit muokata olemassa olevaa työvuorolohkoa valitsemalla sen. Tällöin avautuu muokkausikkuna.
Luo kaikki tarvittavat työvuoron tyypin lohkot edellä olevien vaiheiden mukaisesti. Huomaa, että työvuorolohkot eivät voi olla päällekkäisiä ajallisesti.
Luo kahden päivän työvuoromallipohja
Kahden päivän työvuoromallipohjia käytetään, kun työvuoron aikajakso alkaa yhdeltä kalenteripäivältä ja jatkuu seuraavalle. Esimerkiksi yövuoro voi alkaa illalla ja päättyä seuraavana päivänä.
Luo kahden päivän työvuoromallipohja näin:
Siirry kohtaan Asetukset > Listat & Mallipohjat > Mallipohjat > Työvuoromallipohjat.
Valitse Tallenna.
Valitse Kahden päivän mallipohja -vaihtoehto ja täytä muut tiedot kuten kohdassa Vaihe 3.
Valitse Lisää lohko määrittääksesi työvuoron keston aikolohkot. Kalenteripäivät täytyy erottaa kahdella aikolohkolla. Ensimmäisen täytyy päättyä klo 11.59 tai 23.59 ja toisen täytyy alkaa klo 12.00 tai 00.00.
Jatka kohdasta Vaihe 5.
Aikatauluta henkilöstön työvuorot työvuoromallipohjien avulla
Siirry kohtaan Aikataulut > Työvuorot > Työvuoromallipohjat.
Valitse käyttäjä tai resurssi, jolle haluat aikatauluttaa työvuoron, ja varmista, että sama käyttäjä tai resurssi on valittuna vasemman puolen suodattimissa. Kun aikataulutat yö- tai iltavuoroja normaalin päivänäkymän ulkopuolella, poista Käytä päivänäkymää -vaihtoehdon valinta (jos vaihtoehto on käytössä).
Etsi ja valitse työvuoromallipohja, jota haluat käyttää.
Valitse Työvuoron pituus -vaihtoehto, jos haluat jakaa työvuoron yksittäisiin vapaisiin aikoihin. Yksittäisten aikolohkojen aikatauluttaminen on suositeltavaa, jos työvuoro on käytettävissä nettiajanvarauksessa. Voit poistaa yksittäisiä työvuorojen aikolohkoja ja jättää vain osan.
Säädä kalenterinäkymää tarvittaessa käyttämällä vasemman puolen kalenterisuodattimia.
Napsauta kalenterista kalenteripäivää ja aikatauluta valittu työvuoromallipohja. Näet vihreän vahvistusviestin, kun aikataulutus onnistui, tai punaisen viestin, jos tapahtui virheitä.
Poista ja kopioi työvuoromallipohjat
Katso Työvuorojen hallinta.