Voit luoda, muokata, kopioida ja poistaa työvuoroja kohdassa Aikataulut > Työvuorot. Työvuorojen käyttäminen on suositeltavaa, koska se helpottaa ajanvarausten tekemistä ja henkilöstön käytettävissä olon määrittämistä. Voit luoda ja mukauttaa työvuoron tyyppejä tarpeen mukaan.
Asetukset
Tarkista nämä asetukset ennen kuin luot työvuoroja.
Valitse vasemman reunan valikon ylävasemmasta kulmasta klinikan nimen painike avataksesi toimipisteen valitsimen, ja valitse sitten luettelosta Asetukset. Tämä toimii, vaikka organisaatiollasi olisi yksi toimipiste tai useita. Huomaa, että Asetukset näkyvät vain käyttäjille, joilla on asianmukaiset oikeudet. Jos et näe Asetukset-kohtaa, ota yhteyttä toimipäällikköösi ja tarkista käyttöoikeutesi.
Työvuoron tyypit
Siirry kohtaan Asetukset > Toimipiste > Työvuoron tyypit.
Työvuoron tyypit määrittävät työvuoron luonteen ja sen, onko työvuoro varattavissa nettiajanvarauksessa vai onko se koko päivä -tapahtuma.
Luo uusi työvuoron tyyppi valitsemalla Tallenna-kohdan sijaan Tallenna (??) ei. To create: select Add. (Fixed below)
Voit luoda uuden työvuoron tyypin valitsemalla Tallenna? (Fix below)
Luo uusi työvuoron tyyppi valitsemalla Tallenna. Muokkaa olemassa olevaa työvuoron tyyppiä valitsemalla kynä-painike työvuoron tyypin riviltä.
Voit mukauttaa työvuoron tyypin toimintaa ja vuorovaikutusta muiden ominaisuuksien kanssa käytettävissä olevilla vaihtoehdoilla.
Ajanvaraukset: Kun tämä asetus on valittuna, työvuoro näkyy ajanvarauskalenterissa ja työvuorolle voidaan tehdä ajanvarauksia.
Nettiajanvaraus: Valitse tämä asetus, jos haluat, että työvuoro on käytettävissä nettiajanvarauksessa.
Koko päivä: Voit käyttää tätä asetusta työvuoroon, jota käytetään varaamaan toimisto-/aukioloaikoja. Esimerkiksi koko päivän työvuoroa voidaan käyttää yleisen vapaapäivän yhteydessä, kun klinikka on suljettu koko päivän ajan. Voit käyttää tätä työvuoron tyyppiä myös lyhyemmissä ajanjaksoissa ajanvarausta tehdessä.
Käynnin syy -tyypit: Tätä asetusta käytetään nettiajanvarauksessa ja kun asiakkaille näytetään käytettävissä olevat työvuorot. Esimerkiksi kun asiakas valitsee käynnin syyn, vain työvuorot, joille on asetettu tämä käynnin syy -tyyppi, näkyvät varattavissa ajanvaraukseen.
Päivitä nykyiset työvuorot: Kun päivität olemassa olevaa työvuoroa, valitse tämä asetus, jos haluat päivittää muutokset jo suunniteltuihin ajanvarauskalenterissa valmiiksi oleviin työvuoroihin.
Voit myös luoda työvuoromallipohjia, esimerkiksi lisäämällä mallipohjaan useita työvuoron tyyppejä. Tämä auttaa tekemään ajanvarausta tarkemmalla tasolla. Lue lisää työvuoromallipohjista.
Vakiovaraukset
Vakiovarausten avulla voit luoda standardin ajanvarauslohkon työvuorojen aikataulutuksessa niin kauan kuin aikataulutuksen aika vastaa määritettyä vakiovarauksen aikaa.
Valitse + Vakiovaraus.
Määritä aloitus- ja päättymisaika.
Lisää ajanvaraukseen Käynnin syy (vapaa teksti).
Valitse tarvittaessa Käynnin syytyyppi.
Valitse Tallenna.
Kun lisäät työvuoron vakiovarauksella, ajanvaraus näkyy automaattisesti kalenterissa. Voit siirtää sen toiseen aikaan tai peruuttaa sen yksittäisen päivän osalta tarvittaessa. Voit myös luoda useita vakiovarauksia yhdelle työvuoron tyypille.
Osastot
Jos tarvitset ajanvarausta tehdessäsi alatoimipisteitä (osastot), sinun täytyy lisätä osastot asetuksiin.
Siirry kohtaan Asetukset > Toimipiste > Osastot ja valitse Lisää. Lisää osastolle koodi, jonka tunnistaminen on helppoa. Muokkaa tai poista olemassa oleva osasto valitsemalla kynä- tai roskakoripainike osaston riviltä.
Tiimit
Jos haluat käyttää tiimejä ajanvarauksissa, sinun täytyy lisätä tiimit asetuksiin.
Siirry kohtaan Asetukset > Toimipiste > Tiimit ja valitse Lisää. Lisää tiimille koodi, jonka tunnistaminen on helppoa. Muokkaa tai poista olemassa oleva tiimi valitsemalla kynä- tai roskakoripainike tiimin riviltä.
Voit määrittää tiimin tietylle osastolle tai lisätä sen itsenäiseksi tiimiksi.
Muut asetukset
Siirry kohtaan Asetukset > Toimipiste > Aikatauluta & Kalenteri seuraavia vaihtoehtoja varten:
Aikatauluta & Kalenteri
Viikonloput kalenterissa: Valitse tämä asetus, jos haluat sisällyttää viikonloppupäivät kalenteriin.
Viikon ensimmäinen päivä: Valitse, mikä viikonpäivä näytetään viikon ensimmäisenä päivänä kalenterissa.
Kalenterin aikavälit: Tämän asetuksen avulla voit määrittää jokaisen kalenteriaikavälin keston. Aikaväli voi olla välillä 5 minuuttia–60 minuuttia.
Päivän ensimmäinen tunti ja Päivän viimeinen tunti: Näiden asetusten avulla voit määrittää kalenterissa näkyvät aukiolotuntisi.
Näytä työvuorojen ajat ja tyypit kalenterissa: Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat näyttää työvuorojen ajat ja tyypit ajanvarauskalenterissa.
Käyttäjäprofiilin vaihtoehdot
Jokainen käyttäjä voi määrittää Kalenterin syötteet -osion omissa profiiliasetuksissaan, jos haluaa käyttää ajanvaraus- ja työvuorokalenterin syötteitä. Näiden vaihtoehtojen avulla voit seurata tulevia tapahtumia miltä tahansa laitteelta. Syötteet viedään iCalendar-muodossa, jota tukevat kaikki tärkeimmät kalenteritoimittajat, kuten Google Calendar, Outlook ja iCal.
Kohdassa Käyttäjätiedot käyttäjät voivat lisäksi valita Estä ajanvaraukset työvuorojen ulkopuolella, jotta ajanvarauksia ei voi tehdä suunniteltujen työvuorojen ulkopuolelle.
Aikatauluta henkilöstön tai resurssien työvuorot
Siirry kohtaan Aikatauluta > Työvuorot ja valitse välilehti Työvuoron tyypit.
Valitse Aikatauluta kohdan Schedule for -vaihtoehdoista, haluatko aikatauluttaa työvuoron Käyttäjälle vai Resurssille, ja valitse sitten käyttäjä tai resurssi kentästä.
Valitse Osasto, jos haluat aikatauluttaa työvuoron tietylle osastolle. Jos valitset osaston, voit tarvittaessa valita myös Tiimi.
Valitse työvuoron tyyppi käytettävissä olevista vaihtoehdoista.
Valitse työvuoron kesto.
Valitse kaikki muut haluamasi vaihtoehdot, kuten se, onko työvuoro käytettävissä nettiajanvarauksessa tai onko se koko päivän työvuoro. Tämä täytetään automaattisesti, jos se on määritetty työvuoron asetuksissa. Voit myös lisätä työvuoroon tauon keston yhteyteen tai jakaa työvuoron pienemmiksi aikaväleiksi käyttämällä Aikavälin kesto -vaihtoehtoa.
Aikatauluta työvuoro valitsemalla mistä tahansa päivän sarakkeesta. Jos työvuorojen välillä on ristiriitoja, näet varoituksen.
Voit käyttää kalenterin vasemmalla puolella olevaa suodatinta valitaksesi, mitä haluat katsella ja miten. Huomaa, että vaikka et olisi valinnut henkilöstöä muualla, nämä vaihtoehdot määrittävät, mitkä sarakkeet näytetään. Esimerkiksi jos haluat nähdä vain henkilön, jolle olet parhaillaan aikatauluttamassa, valitse vain kyseinen henkilö henkilöstövaihtoehdoista. Jos Kaikki toimipisteen työvuorot on valittuna, voi näkyä useita käyttäjiä tai resursseja. Jos et näe odottamaasi, tarkista ja muokkaa vasemman puolen vaihtoehtoja.
Muokkaa tai poista työvuorot
Muokataksesi ja päivittääksesi aikataulutetun työvuoron valitse työvuoro työvuorokalenterista. Voit muokata työvuoron päivämäärää, aloitus- ja päättymisaikoja, osastoa ja tiimiä sekä määrittää ja muokata käynnin syy -tyyppejä, jotka ovat käytettävissä nettiajanvarauksessa työvuoron aikana. Voit myös poistaa työvuoron tarvittaessa.
Jos valitun työvuoron aikana on parhaillaan aikataulutettuja ajanvarauksia, ne näkyvät alhaalla kuvan mukaisesti. Jos sinun täytyy päivittää henkilöstön työvuoro, joka edellyttää nykyisten ajanvarausten uudelleen aikatauluttamista, voit käyttää Siirrä ajanvaraukset -painiketta siirtääksesi aikataulutetut ajanvaraukset nykyisestä henkilöstön työvuorosta toiseen.
Poista useita työvuoroja
Valitse Poista työvuorot työvuorokalenterin yläpuolelta.
Valitse käyttäjät ja/tai resurssit, joiden työvuorot haluat poistaa.
Valitse aloitus- ja päättymispäivämäärät sekä ajat, joilta haluat poistaa kaikki työvuorot. Työvuorot, jotka poistetaan ja Työvuorot, joita ei voi poistaa näkyvät alla. Työvuoroja, joille on aikataulutettu ajanvarauksia, ei voi poistaa. Katso yllä, miten ajanvaraukset siirretään.
Valitse Poista.
Kopioi työvuorot
Voit kopioida työvuoroja useille päiville tai viikoille.
Valitse Kopioi työvuorot. Avautuu ikkuna.
Kentässä Kopioi olemassa olevat vuorot tästä päivästä alkaen: valitse alkupäivämäärä, josta työvuorot kopioidaan, ja kentässä Kopioi olemassa olevat vuorot tähän päivään asti: loppupäivämäärä.
Kentässä Liitä kopioidut vuorot tästä päivästä eteenpäin: valitse kopioitujen työvuorojen aikataulutuksen aloituspäivämäärä.
Kentässä Toistomäärä määritä, kuinka monta kertaa valitut työvuorot lisätään kalenteriin.
Valitse käyttäjät ja/tai resurssit, joille työvuorot kopioidaan.
Valitse Tallenna.