El informe de consulta muestra cómo funcionan las consultas de tu clínica: cuánto esperan los clientes, cuánto duran las consultas, cuánto se factura y cuántas corresponden a clientes que acuden por primera vez. El informe agrupa y suma los datos por ti, así que no tienes que exportarlos y volver a organizarlos en una hoja de cálculo. Sustituye al antiguo informe de Recuento de consultas. Lo encontrarás en Informes > Informes > Consultas.
Abrir el informe de consulta
Necesitas el permiso Informes de rendimiento del grupo de permisos Informes. Los roles Admin, Manager y Reports lo incluyen por defecto. Si no ves el informe, pide al administrador de tu clínica que verifique tus permisos. No hace falta configurar nada más.
Para abrir el informe:
En el panel lateral, selecciona Informes > Informes.
En la lista de informes, selecciona Consultas.
El informe se abre en la pestaña Consultas.
El informe tiene tres pestañas:
Consultas muestra el informe.
Programado muestra las exportaciones que has programado.
Compartido muestra los informes con la etiqueta Enviada por email.
Cuándo se actualizan los datos
El informe no utiliza los registros de consultas en tiempo real. Los datos se actualizan dos veces al día y las horas de actualización aparecen en la parte superior derecha del informe. Las consultas registradas después de la última actualización aparecerán tras la siguiente. Para consultar lo que ocurre en este momento, utiliza el calendario y las listas de consultas.
Qué muestra la barra de métricas
Sobre la tabla aparecen siete cifras. Todas se recalculan al modificar los filtros.
Métrica | Qué indica |
Total de consultas | Número de consultas que coinciden con los filtros |
Tiempo de espera mediano | El punto medio del tiempo entre el Registro y el inicio de la consulta |
Duración mediana | La duración intermedia de una consulta |
Tiempo total mediano | El punto medio del tiempo desde el Registro hasta el Alta |
Ingresos totales | Importe bruto facturado en las consultas coincidentes |
Ingresos promedio | Importe bruto facturado por consulta |
Porcentaje de clientes nuevos | Porcentaje de consultas de clientes que acuden por primera vez |
Nota: Las tres cifras de duración son medianas, no promedios. Unas pocas consultas que permanecieran abiertas durante semanas harían que el promedio se alejara mucho de lo habitual. La mediana sigue siendo representativa.
Para ver las cifras de cada veterinario, configura Agrupar por como Veterinario. El porcentaje de clientes que repiten es el 100 % menos el porcentaje de clientes nuevos.
Empezar con una vista guardada
El informe incluye seis vistas. Cada una contiene un conjunto de filtros que, de otro modo, tendrías que configurar manualmente.
Vista | Qué muestra |
Por defecto | Consultas de los Últimos 30 días |
Clientes nuevos (últimos 30 días) | Solo clientes nuevos, agrupados por veterinario |
Tiempos de espera largos | Esperas superiores a 20 minutos, ordenadas de mayor a menor |
Ingresos por departamento (últimos 30 días) | Últimos 30 días, agrupados por departamento |
Consultas sin facturar | Consultas sin factura, con Lo más nuevo primero |
Consultas de hoy | Consultas con fecha de hoy |
Para guardar tu propia versión de una vista, modifica sus filtros y selecciona Guardar vista en el extremo derecho de las pestañas de vistas. Para crear una vista nueva, selecciona + al final de las pestañas de vistas.
Agrupar y elegir columnas
Selecciona Mostrar, el primer botón de la barra de herramientas situada sobre la tabla. Incluye dos controles:
Agrupar por convierte la lista en totales, por ejemplo, por veterinario o por departamento. Por defecto, está configurado como Ninguna.
Gestionar columnas permite buscar columnas y mostrar u ocultar cada una.
Hay cuatro columnas útiles que permanecen ocultas hasta que las activas en Gestionar columnas:
Tiempo total
Tiempo de cobro
Dado de alta
Importe pagado
Filtrar el informe
Por defecto, el informe muestra las consultas de los últimos 30 días mediante el filtro Fecha de consulta con el valor Últimos 30 días. Selecciona + Agregar filtro para añadir un filtro o Reiniciar filtros para limpiar todo.
Estos son los filtros disponibles:
Fecha de consulta
Clinica
Veterinario
Estado de la consulta
Tipo de paciente
Tipo de cliente
Cliente nuevo
Tipo de consulta
Estado del pago
Tiene factura
Reclamación
Tipo de visita
Tiempo de espera superior a (Mín)
Programar el informe
Puedes recibir el informe de forma periódica en lugar de exportarlo manualmente. Para programarlo:
Selecciona Programar en la parte superior derecha.
Configura la Fecha de inicio y la Hora. Debajo de la hora aparece tu zona horaria.
Elige una Frecuencia.
En Formato de exportación, selecciona Archivo CSV o Hoja de cálculo XLSX.
Para aplicar los filtros configurados, deja seleccionada la opción Aplicar filtro al informe. Debajo se muestra el número de filtros aplicados.
Revisa el panel Revisión. Muestra la programación en lenguaje sencillo y las próximas fechas de envío.
Selecciona Crear programación.
La programación aparece en la pestaña Programado. Allí puedes buscar programaciones y filtrarlas por Activo o En pausa.
Exportar y compartir el informe
Para descargar el informe con los filtros actuales, selecciona Exportar en la parte superior derecha.
Para enviar el informe por correo electrónico, selecciona Compartir en la parte superior derecha. Los informes que envíes aparecen en la pestaña Compartido, donde puedes buscar por dirección de correo electrónico y filtrar por Enviado, Pendiente o Fallido.
Cómo se miden los tiempos de las consultas
Todas las cifras de duración se calculan a partir de cuatro horas registradas en la consulta: En sala de espera, Iniciada, Terminado y Dado de alta. Cada cifra corresponde al intervalo entre dos de ellas.
Cifra | Desde: | A |
Tiempo de espera | En sala de espera | Iniciada |
Duración | Iniciada | Terminado |
Tiempo de cobro | Terminado | Dado de alta |
Tiempo total | En sala de espera | Dado de alta |
Nota: Una cifra de duración queda en blanco si falta una de las horas que la componen. A menudo, las consultas sin cita previa y las telefónicas no tienen hora de Registro ni de inicio, por lo que su tiempo de espera queda en blanco en lugar de mostrar cero. Si tu clínica no registra la llegada de los pacientes, el tiempo de espera estará en blanco en todas las consultas. Esto se debe a cómo se registran las consultas, no a un error del informe.
Los ingresos son importes brutos
Los ingresos totales y los ingresos promedio muestran el importe bruto facturado asociado a la consulta, independientemente del estado del pago. No se descuentan los descuentos ni las facturas rectificativas. Que aparezca un importe no significa que la consulta esté pagada. Para limitar la lista por estado del pago, añade el filtro Estado del pago.
Cómo se cuentan los clientes nuevos
Se considera cliente nuevo a quien no tenía ninguna consulta anterior registrada en el momento de esa consulta. Solo se tiene en cuenta el historial de consultas, así que un cliente que haya comprado productos pero nunca haya tenido una consulta también cuenta como nuevo. Si tu clínica migró a Provet, el historial solo abarca los datos de consultas migrados.
Qué información no muestra el informe
El informe de consulta no muestra:
diagnósticos ni resultados de tratamientos
datos en tiempo real, ya que las cifras se actualizan en los horarios indicados
cómo se reservó una cita
vínculos entre una consulta y sus visitas de seguimiento
Volver al informe antiguo
El antiguo informe de Recuento de consultas sigue disponible. Para abrirlo, selecciona el botón de puntos suspensivos (⋯) en la parte superior derecha del informe de consulta y, después, selecciona Cambiar al informe antiguo.