Una factura electrónica es una factura digital que se envía directamente al destinatario mediante una red de facturación electrónica, en lugar de enviarse por correo electrónico o impresión. La facturación electrónica está disponible en Finlandia, Suecia, Noruega, Dinamarca y Estonia.
La facturación electrónica no está activa de forma predeterminada. Para activarla en tu clínica, contacta con Soporte técnico de Provet.
Requisitos
Antes de poder enviar facturas electrónicas, asegúrate de que lo siguiente esté en su lugar:
El Soporte ha activado la facturación electrónica para tu clínica.
Tu perfil de ubicación de la clínica está completo con los datos de contacto, empresa y banca, incluidos tu International Bank Account Number (IBAN) y tu Código BIC. Para comprobar o actualizar el perfil de ubicación de tu clínica, ve a Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Perfil de la ubicación de la clínica.
El cliente al que estás facturando está ubicado en un país admitido.
Configurar los detalles de facturación electrónica del cliente
Una vez activada la facturación electrónica, aparecen dos campos nuevos en la página de Detalles del cliente:
Dirección electrónica de la factura electrónica
Identificador de operador de la factura electrónica
Puedes guardar los detalles de la facturación electrónica de cada cliente en estos campos para que la información se complete previamente cuando envíes futuras facturas. También puedes introducir o actualizar esta información directamente al enviar una factura individual.
Nota: Si rellenas los detalles de facturación electrónica del cliente después de que la factura ya se haya finalizado, la información no se trasladará automáticamente a esa factura. Asegúrate de que los detalles de facturación electrónica del cliente se guarden en el registro del cliente antes de finalizar la factura.
Formatos de dirección de facturación electrónica por país
Finlandia
En Finlandia, la dirección de facturación electrónica se denomina número OVT (OVT-tunnus). Se basa en el ID de la empresa (Y-tunnus), con el prefijo 0037 añadido al inicio. Por ejemplo: 003712345678.
Suecia
En Suecia las direcciones de facturación electrónica siguen el estándar PEPPOL. El PEPPOL ID suele ser el número de registro de la organización con el prefijo 0007 para las organizaciones suecas. Por ejemplo: 0007:5565671513.
Noruega
En Noruega, las direcciones de facturación electrónica se registran en el formato EHF 3.0 en el registro ELMA o PEPPOL. El ID del remitente se basa en el Código BIC configurado en la configuración de la ubicación de la clínica.
Dinamarca
En Dinamarca, las direcciones de facturación electrónica siguen el estándar PEPPOL, en el formato: 0088:[EAN number].
Estonia
En Estonia, las direcciones de facturación electrónica siguen el estándar PEPPOL, en el formato: 0191:[EAN number].
Enviar una factura electrónica
Solo se pueden enviar facturas electrónicas para facturas que estén finalizadas y totalmente sin pagar. La factura electrónica envía la cantidad total de la factura. Si ya se aplicó un pago parcial, utiliza el correo electrónico o la impresión.
Nota: Se cobra un importe por cada factura electrónica enviada. Esto se aplica incluso si la factura no puede llegar al destinatario debido a datos de dirección incorrectos. Asegúrate de que toda la información sea correcta antes de enviar.
Abre la factura finalizada.
Selecciona Enviar factura electrónica.
Verifica la dirección de facturación electrónica del destinatario y el Identificador de operador de la factura electrónica. Si los detalles del cliente se guardaron en el registro del cliente antes de que se finalizara la factura, se completan previamente. Puedes editarlos aquí antes de enviar.
En el campo Número de referencia, introduce la referencia del destinatario. Este campo es obligatorio.
Opcionalmente, introduce información adicional en el campo Número de referencia 2 (máximo 62 caracteres). El sistema del destinatario puede no mostrar los mensajes más largos completos; es posible que el destinatario tenga que abrir el PDF adjunto para ver el texto completo.
Haz clic en Enviar.
El cuadro de diálogo se cierra cuando la factura se ha enviado correctamente.
Solución de problemas
¿Por qué recibo errores de validación al enviar una factura electrónica?
Antes de enviar, el sistema comprueba que toda la información requerida esté presente. Si hay algún problema, se muestra un mensaje de error y la factura no se puede enviar hasta que se resuelvan los problemas. Verifica que la dirección de facturación electrónica del cliente y el Identificador de operador de la factura electrónica sean correctos, y que el perfil de ubicación de tu clínica esté completo.
¿Por qué veo un aviso sobre números IBAN o BIC que faltan?
Si ves un aviso sobre International Bank Account Number (IBAN) o Código BIC que faltan, añade esta información al perfil de ubicación de tu clínica antes de enviar facturas electrónicas.
Ve a Ajustes > General > Ubicación de la clínica > Perfil de la ubicación de la clínica.
Selecciona Editar.
Introduce tu IBAN y BIC.
Selecciona Guardar.
Vuelve a la factura e inténtalo de nuevo.
¿Por qué los detalles de facturación electrónica del cliente no se completan automáticamente?
Los detalles de facturación electrónica se completan previamente solo si se guardaron en el registro del cliente antes de que se finalizara la factura. Si los detalles se añadieron después de la finalización, introdúcelos manualmente en el cuadro de diálogo de envío.