Puedes finalizar y enviar facturas a varios clientes a la vez. En lugar de procesar cada factura por separado, puedes seleccionar un grupo de facturas, prepararlas, componer el correo electrónico y enviarlo todo en una sola operación. Esto ahorra tiempo al personal de Finanzas y recepción durante los ciclos habituales de Facturación.
Puedes iniciar este flujo desde dos ubicaciones:
La lista de Facturas: para enviar facturas de varios clientes a la vez.
La página de un cliente: para enviar facturas de un solo cliente.
Antes de empezar
Asegúrate de que las direcciones de correo electrónico de los clientes estén registradas en el sistema antes del envío.
Solo se pueden enviar las facturas finalizadas. Puedes finalizar las facturas en Borrador como parte de este flujo.
Puesta en marcha
Puedes acceder al botón Enviar como correo electrónico desde dos ubicaciones:
Desde la lista de Facturas:
Ve a Facturación > Facturas.
Utiliza los Filtros o el campo de búsqueda para reducir la lista a las facturas que quieres procesar.
Haz clic en una fila para seleccionar una factura. La barra de herramientas de acciones aparece en la parte inferior de la página. Para añadir más facturas a tu selección, haz clic en filas adicionales, o selecciona «Seleccionar en la página» o «Seleccionar todo» para incluir todas las facturas de todas las páginas.
En la barra de herramientas, selecciona Acciones > Enviar como correo electrónico.
Desde la página de un cliente:
Abre la página del cliente.
Ve a Facturación > Facturas.
Selecciona las facturas que quieras enviar.
Selecciona Acciones > Enviar como correo electrónico.
Paso 1: Preparar facturas
Las facturas seleccionadas aparecen en el grupo de Listo. Se trata de facturas finalizadas que se pueden enviar.
Si tu selección incluye facturas en borrador, también aparece un grupo Necesito que se finalice. Las facturas en borrador deben finalizarse antes de poder enviarse.
Si todas las facturas seleccionadas ya están finalizadas, puedes pasar directamente al siguiente paso.
Si la sección de Necesito que se finalice contiene facturas en borrador que quieres incluir:
Selecciona la casilla junto a cada factura en borrador que quieras finalizar, o selecciona Finalizar todo borrador para seleccionarlas todas. El estado de cada factura seleccionada se actualiza para mostrar Borrador → Finalizado.
Selecciona Continuar. Se abre un cuadro de confirmación.
Revisa la confirmación. El cuadro muestra cuántas facturas se finalizarán y avisa de que las facturas finalizadas no se pueden volver a cambiar a borrador. Si alguna factura no se puede finalizar, haz clic en Mostrar facturas que no se pueden finalizar para ver el motivo. Puedes navegar a esas facturas para resolver cualquier problema antes de volver a intentarlo.
Selecciona Finalizar y continuar para continuar.
Para abrir un registro de cliente o revisar una factura, selecciona el Nombre del Cliente o el Número de factura. Cada vínculo se abre en una pestaña nueva.
Si tu selección incluye facturas de clientes con tipos de IVA alternativos, se muestra el siguiente aviso: "Si las facturas seleccionadas incluyen tipos de cliente con tipos de IVA alternativos, esos tipos se aplicarán automáticamente." No se requiere ninguna acción: los tipos correctos se aplican automáticamente durante la finalización.
Nota: Si algún cliente de tu selección no tiene dirección de correo electrónico, se marcará antes del envío. Esas facturas se excluyen del envío.
Paso 2: Detalles y adjuntos
Elige qué incluir en cada correo electrónico del cliente. Están disponibles las siguientes opciones:
Permitir que el cliente deje un comentario
Recibos de pago como Adjunto
Factura/recibo como Adjunto
Incluir consulta e historia clínica
Incluir Visión general del tratamiento
Incluir el Informe Clínico
Ten en cuenta que la opción Incluir el Informe Clínico no afecta a las facturas de venta en mostrador ni a las facturas consolidadas.
Selecciona Continuar.
Paso 3: Redactar correo electrónico
Selecciona el Remitente y, a continuación, introduce el Asunto y el Cuerpo del correo electrónico para el mensaje que se enviará a los clientes.
Para usar una Plantilla guardada, selecciona + Añadir Plantilla de correo electrónico, localiza la plantilla que quieres usar y selecciona Añadir. El texto de la plantilla se añade al Cuerpo del correo electrónico.
Selecciona Continuar.
Paso 4: Revisar y enviar
Revisa el resumen antes de enviar, incluyendo:
Los clientes a los que se enviará el correo electrónico, con sus direcciones de correo electrónico y las facturas incluidas para cada cliente
El Remitente
Los Detalles y los Adjuntos seleccionados
El Asunto y el Cuerpo del correo electrónico
Si es necesario cambiar algo, selecciona Atrás para volver al paso correspondiente.
Cuando estés listo, selecciona Enviar correo electrónico. Se mostrará un mensaje de confirmación cuando los correos electrónicos se hayan enviado correctamente.
Se envía un correo electrónico por cliente, combinando todas las facturas y los adjuntos seleccionados en un único mensaje.
Después del envío
Una vez enviados los correos electrónicos, cada factura se marca como Enviado en la lista de Facturas, con la fecha y hora registradas en la columna de Enviado.
Puedes ver el correo electrónico que se envió en la pestaña Comunicación del cliente.