Prepare un archivo para la subida.
Seleccione el nombre de la ubicación de la clínica en la parte superior izquierda y, a continuación, vaya a Ajustes > Importat & Export > Importat from file.
Suelte un archivo en el área de subida o seleccione el área para elegir un archivo desde su dispositivo. Como alternativa, puede seleccionar un archivo que haya subido previamente en el desplegable Archivo existente. Puede importar un archivo cada vez. Los tipos de archivo compatibles son XLSX, XLS y XML. El archivo no debe pesar más de 5 MB.
Seleccione el modelo de importación en la lista desplegable Modelo de importación.
Seleccione Próximo.
En la página Mapeado, ayuda al sistema a entender sus datos de origen. Asigne sus datos de origen a los campos de datos de Provet según sea necesario.
Las columnas del archivo se muestran en el lado izquierdo, junto con cualquier campo de datos mapeado automáticamente.
Los campos de Provet no mapeados se muestran en la derecha. Arrastre los campos que necesita a la izquierda para que coincidan con sus columnas de origen.
Es posible que algunos campos sean obligatorios para el mapeo. Puede encontrarlos en su propia categoría en el lado derecho.
Es posible que algunos campos requieran submapeo. Esto significa abrir el campo para editarlo mediante el botón del lápiz blanco una vez que estén en el lado izquierdo y realizar los ajustes o mapeos necesarios. Por ejemplo, si está importando artículos con porcentajes de IVA diferentes, puede que tenga que hacer coincidir los datos con los grupos del sistema manualmente si el importador no los mapea automáticamente correctamente.
La columna Estado en el extremo izquierdo muestra el estado del mapeo de los campos que se han mapeado. Si aparece como “Mapeado”, todo debería estar bien y, si aparece como “Incompleto”, debe abrir el campo para editarlo y comprobar si todos los elementos se han submapeado correctamente en él.
Seleccione Próximo.
En la página Previsualizar e importar, revise los resultados de la importación fila por fila y campo por campo. La página indica si cada objeto importado es nuevo o si se actualizará un objeto existente. Cualquier error se muestra en rojo junto con los mensajes de error. Puede exportar los errores como un archivo Excel usando el botón Exportar errores. Aun así, puede continuar con la importación aunque tenga algunos errores; en ese caso, se importarán las filas que no tengan errores. La vista previa también puede mostrar algunos cálculos automáticos realizados por el sistema. Para más información, consulte Automatic Calculations in Import from File. Tenga en cuenta que cargar la vista previa puede tardar un poco, dependiendo del tamaño del archivo y de los tipos de datos implicados.
Si el archivo contiene más de 100 artículos, Provet cargará automáticamente solo una muestra de las filas. A continuación, puede elegir si debe seleccionar el botón Vista previa de todas las entradas para cargar la vista previa completa (esto puede tardar más) o continuar directamente con la importación.
Después de revisar la vista previa, seleccione Comenzar importación.
Se le dirigirá a la página Progreso de importación, que permite seguir el progreso de la importación. La importación se procesará en segundo plano y puede abandonar o recargar la página si lo desea. Se mostrará un estado verde de 'éxito' cuando todo se haya completado correctamente. El tiempo total que tarda en completarse la importación normalmente dependerá del tamaño del archivo; por lo general, la importación no debería tardar más de unos minutos. Si alguna fila falló durante la importación, puede descargar los errores desde la columna Acciones.
Nota: Las importaciones funcionan en lotes de 250 artículos a la vez con un tiempo de espera tras 20 minutos. Las actualizaciones son más rápidas que las importaciones nuevas debido al objetivo de actualizar campos específicos.
Ejemplo: Si se están importando 1000 artículos, puede ser mejor dividirlo en 2 importaciones.
Consejos y notas adicionales de mapeado
Solo puede editar las opciones adicionales de los campos de datos en el paso de mapeado una vez que los haya mapeado (es decir, indicado una conexión con sus datos o añadido nueva información al añadir un campo).
Algunos campos se pueden designar como campos clave con la opción Utilizar como campo clave en la tarjeta del campo de datos. A continuación, el sistema intentará encontrar objetos existentes en la base de datos y actualizarlos en lugar de crear nuevos artículos. El uso de campos clave es fundamental si desea actualizar objetos existentes. Si ha exportado algunos datos del sistema y quiere actualizarlos y, después, reimportarlos, normalmente el ID de objeto se utiliza como campo clave para la coincidencia, ya que forma parte de la exportación. En general, cualquier valor único puede servir para el uso como campo clave. También es posible utilizar varios campos clave a la vez para casos avanzados.
Si los nombres de las columnas de datos del archivo son exactamente los mismos que en Provet, el mapeado automático debería ocurrir en el paso de mapeado.
El mapeado automático también puede ocurrir para opciones submapeables. Por ejemplo, si nombra los subgrupos de artículos del archivo de la misma forma en que están configurados en Provet, debería ocurrir el submapeado automático.
También puede añadir nuevos datos (valores predeterminados personalizados) a la importación arrastrando un campo de datos al área inferior del lado izquierdo en el paso de mapeado (área con el nombre “Arrastra y suelta el campo aquí para añadirlo a la importación”). A continuación, puede usar el botón del lápiz blanco para abrir el campo en modo de edición y usar la opción “Sustituir todo por el valor por defecto” para establecer un nuevo valor predeterminado. Todos los artículos importados recibirán ese valor como su nuevo valor predeterminado.
Al subir artículos, puede, como opción avanzada, crear subgrupos directamente con la importación. Para ello están los campos del subgrupo de artículos nivel 1, 2 y 3. Si solo quiere mapear a subgrupos existentes, use el campo normal Subgrupo de artículos.
Los campos disponibles para el mapeado dependen del modelo que seleccione en el paso 4. Por ejemplo, importar el modelo Usuarios utiliza campos como los descritos en Create and Manage User Accounts.